PAGE檔案室各項(xiàng)規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，為公司各部門及員工提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。6.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷毀工作。7.開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司決策提供參考依據(jù)。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并配合檔案室做好檔案的整理、移交等工作。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求使用檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。5.定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、通知、指示等。3.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。5.公司的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。6.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿等會(huì)計(jì)檔案。7.公司的人事檔案，包括員工的入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考核記錄等。8.公司的科技檔案，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、技術(shù)文件等。9.其他具有保存價(jià)值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案收集齊全，整理規(guī)范，并于每年[具體時(shí)間]前移交檔案室。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)收集，并確保兩者內(nèi)容一致。3.檔案收集過程中，要注意對(duì)文件的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。（三）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，同一事由的文件集中排列。2.科技檔案按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，每個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)的文件按照文件形成的時(shí)間順序排列。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，分別裝訂成冊(cè)。4.人事檔案按照員工類別進(jìn)行整理，每人一檔，檔案材料按照規(guī)定的順序排列。5.檔案整理過程中，要編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，便于查詢和利用。四、檔案分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等類別。2.科技檔案分為科研項(xiàng)目、產(chǎn)品開發(fā)、基本建設(shè)等類別。3.會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別。4.人事檔案分為員工履歷、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等類別。（二）編號(hào)方法1.文書檔案編號(hào)采用“年度保管期限流水號(hào)”的形式，例如“2023永久001”。2.科技檔案編號(hào)采用“項(xiàng)目編號(hào)文件順序號(hào)”的形式，例如“KJ202301001”。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)按照財(cái)政部規(guī)定的編號(hào)方法執(zhí)行。4.人事檔案編號(hào)采用員工工號(hào)作為檔案編號(hào)。（三）標(biāo)識(shí)管理1.在檔案盒、檔案袋等載體上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度、保管期限等信息。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)在文件名中體現(xiàn)檔案類別、編號(hào)等信息，并建立相應(yīng)的電子索引。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的房間作為保管場(chǎng)所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。（三）保護(hù)措施1.嚴(yán)格控制檔案室的溫濕度，溫度保持在[具體溫度范圍]，濕度保持在[具體濕度范圍]。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行消毒、殺蟲處理，防止檔案霉變、蟲蛀。3.對(duì)電子檔案要定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)檔案室的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止檔案被盜或損壞。六、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、安全保密的原則。2.檔案利用應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）利用方式1.查閱：公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.借閱：因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案室工作人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明用途。（三）利用要求1.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。2.未經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，不得將檔案帶出檔案室。如需帶出，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和判斷。2.對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有保存價(jià)值，如確無保存價(jià)值，應(yīng)列入銷毀范圍。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定和處理，不得擅自銷毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。3.銷毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，不得隨意丟棄。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。3.開發(fā)檔案信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱、審批等功能，提高檔案利用效率。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)與