PAGE審計局檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強審計局檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為審計工作及各項事業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于審計局機關各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。檔案室對全局各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案應如實反映審計工作及相關活動的真實情況，嚴禁偽造、篡改檔案內容。3.完整性原則。保證檔案材料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足工作對檔案信息的需求。二、檔案管理職責分工（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負責全局各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案利用提供便利。4.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。5.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案實體安全。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全局人員的檔案意識和業(yè)務能力。7.參與檔案利用效果的跟蹤和反饋，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的形成、積累和初步整理工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關意見和建議。4.在工作中積極利用檔案信息，及時反饋檔案利用效果。（三）檔案工作人員職責1.熱愛檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)定。2.負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、編目、上架、檢索等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.做好檔案庫房的安全管理工作，定期檢查檔案保管狀況，及時處理檔案保管中出現(xiàn)的問題。4.積極開展檔案利用服務工作，熱情接待檔案查閱人員，準確、快速地提供所需檔案信息。5.參與檔案信息化建設工作，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。6.協(xié)助做好檔案鑒定、銷毀等工作，做好相關記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.審計項目檔案：包括審計通知書、審計工作方案、審計證據(jù)、審計工作底稿、審計報告、審計決定書等與審計項目相關的各類文件材料。2.行政管理檔案：如局機關的各類會議文件、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案、固定資產(chǎn)檔案等。3.業(yè)務培訓檔案：培訓計劃、培訓教材、培訓記錄、學員考核成績等。4.其他檔案：如對外交流合作材料、科研成果檔案等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、準確地收集齊全。2.檔案形成部門應在工作結束后[X]個工作日內，將整理好的檔案移交至檔案室。對于重要緊急的檔案，應及時移交。3.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家和行業(yè)有關檔案整理的標準和規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征進行分類?？煞譃閷徲嫎I(yè)務類、行政管理類、業(yè)務培訓類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設置二級及以下類目。2.編號：對每一份檔案或一組檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檢索和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。目錄應準確反映檔案的內容和存放位置。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整和裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）庫房建設與管理1.檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.定期對庫房設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）檔案存放1.按照檔案分類方案，將檔案有序存放于檔案裝具中。不同類別的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.檔案裝具應排列整齊，編號清晰，標明存放檔案的類別、年度等信息。3.對于電子檔案，應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.審計局檔案保管期限分為永久、定期[X]年和定期[X]年三種。2.永久保管的檔案主要包括：本局制定的重要規(guī)章制度、年度工作計劃與總結、涉及重大事項的審計項目檔案、上級機關頒發(fā)的屬于本局主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件等。3.定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和利用價值確定具體保管期限。到期后，經(jīng)鑒定可進行銷毀或延長保管期限。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，重點檢查檔案的數(shù)量、保管狀況、借閱情況等。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時記錄并采取相應措施進行處理，如對破損檔案進行修復、對丟失檔案進行查找和補充等。3.建立檔案清查臺賬，詳細記錄清查時間、范圍、結果等信息，以備查閱。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機關、其他單位因工作需要查閱本局相關檔案。3.司法機關、紀檢監(jiān)察部門等依法查閱本局檔案。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容和期限，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱內容和用途，經(jīng)本局分管領導批準后，方可查閱。司法機關、紀檢監(jiān)察部門等依法查閱檔案，應出具相關法律文書，按規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案時，查閱人員應嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案室工作人員同意，并進行登記。（三）利用登記1.檔案室應對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內容、查閱期限等信息。2.登記記錄應妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計檔案利用情況。（四）利用反饋1.鼓勵檔案利用人員對檔案利用效果進行反饋，如檔案對工作的幫助程度、存在的問題等。2.檔案室應定期收集檔案利用反饋信息，分析總結檔案利用情況，為檔案管理工作的改進提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、業(yè)務骨干和相關部門人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核同意后，可予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組組長簽字、分管領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應長期保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務水平，為審計工作和全局發(fā)展提供更加便捷高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化加工1.對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合國家和行業(yè)標準要求，確保圖像清晰、完整。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立準確的電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件編號、題名、日期、保管期限等。2.檢索功能：提供多種檢索方式，如按關鍵詞檢索、按分類檢索、按時間檢索等，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案數(shù)量、利用情況、保管期限等進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.建立嚴格的數(shù)據(jù)安全管理制度，