PAGE合肥市審計(jì)局檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)合肥市審計(jì)局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在審計(jì)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于合肥市審計(jì)局機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門明確專人負(fù)責(zé)檔案收集、整理、保管等工作，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映審計(jì)工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備，嚴(yán)禁弄虛作假和篡改檔案信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，確保檔案實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為審計(jì)工作及其他相關(guān)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理本局各類檔案，包括文書(shū)檔案、審計(jì)業(yè)務(wù)檔案、電子檔案等，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立健全檔案信息系統(tǒng)。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、維護(hù)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。6.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，按照檔案管理要求定期向局辦公室移交歸檔。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，協(xié)助辦公室做好檔案收集、整理、借閱等相關(guān)工作。3.配合辦公室做好檔案管理的各項(xiàng)工作，如檔案鑒定、統(tǒng)計(jì)等，提供有關(guān)檔案利用的信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本局檔案管理制度，嚴(yán)格履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理質(zhì)量符合規(guī)范要求。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案安全完整。4.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入和維護(hù)，建立準(zhǔn)確、完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案檢索利用效率。5.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱、利用等手續(xù)，做好登記和跟蹤服務(wù)，確保檔案合理利用。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)到期檔案提出鑒定意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。7.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書(shū)檔案本局在履行職能活動(dòng)中形成的各類文件材料，包括上級(jí)文件、本局文件、會(huì)議文件、請(qǐng)示報(bào)告、函件、通知、簡(jiǎn)報(bào)、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.審計(jì)業(yè)務(wù)檔案審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各類文件材料，包括審計(jì)通知書(shū)、審計(jì)工作方案、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書(shū)、審計(jì)移送處理書(shū)等。3.電子檔案本局在工作中形成的電子文件，包括各類辦公文檔、審計(jì)數(shù)據(jù)文件、圖片、音頻、視頻等，以及通過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)換形成的電子檔案。4.其他檔案本局在基本建設(shè)、設(shè)備儀器購(gòu)置、科研項(xiàng)目、人事管理、財(cái)務(wù)管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料進(jìn)行收集整理，確保文件材料齊全、完整。2.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，電子文件應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全。3.對(duì)于重要的會(huì)議文件、審計(jì)項(xiàng)目文件等，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集歸檔，不得延誤。（三）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法進(jìn)行整理。先將文件按年度分開(kāi)，再根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類，然后在每一年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行排列。編制卷內(nèi)文件目錄，填寫(xiě)備考表，裝訂成卷，并在卷皮上填寫(xiě)相關(guān)信息。2.審計(jì)業(yè)務(wù)檔案按照審計(jì)項(xiàng)目立卷，一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目形成的文件材料組成一卷或數(shù)卷。審計(jì)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)遵循審計(jì)程序，按審計(jì)通知書(shū)、審計(jì)工作方案、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書(shū)等順序排列，編制卷內(nèi)文件目錄和備考表，裝訂成冊(cè)，并在卷皮上標(biāo)注審計(jì)項(xiàng)目名稱、審計(jì)期間、立卷人、檢查人等信息。3.電子檔案按照電子文件的類別和形成時(shí)間進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子文件應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或業(yè)務(wù)信息建立關(guān)聯(lián)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致、相互印證。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜門窗、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、防鼠板、窗簾、空調(diào)等。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理加工區(qū)、查閱接待區(qū)等，確保檔案管理工作有序開(kāi)展。（二）檔案保管措施1.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰。按照文書(shū)檔案、審計(jì)業(yè)務(wù)檔案、電子檔案等不同類別，分別設(shè)置檔案架、檔案柜等存放設(shè)備，并在顯著位置標(biāo)明檔案類別、年度等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，每年至少全面檢查一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、安全防護(hù)設(shè)施等。3.對(duì)破損或褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。修復(fù)檔案應(yīng)遵循保持原貌、保證質(zhì)量的原則，使用適宜的修復(fù)材料和方法。復(fù)制檔案應(yīng)確保與原件內(nèi)容一致，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。4.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案庫(kù)房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。5.做好檔案庫(kù)房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)控措施。一般檔案庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。2.制定電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷毀等流程。對(duì)電子檔案的操作應(yīng)進(jìn)行權(quán)限管理，設(shè)置不同的用戶角色和操作權(quán)限，防止電子檔案信息泄露和被篡改。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保電子檔案的可讀性和完整性。對(duì)電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺、系統(tǒng)更新等維護(hù)工作，及時(shí)處理電子檔案存儲(chǔ)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠，既能保證檔案的完整性和安全性，又能合理剔除失去保存價(jià)值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)本局檔案進(jìn)行定期鑒定，制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織實(shí)施鑒定工作，并對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核。（三）鑒定方法1.文書(shū)檔案根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容重要程度、保管期限等因素進(jìn)行綜合鑒定。對(duì)超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可提出銷毀意見(jiàn)。2.審計(jì)業(yè)務(wù)檔案按照審計(jì)業(yè)務(wù)檔案保管期限規(guī)定，結(jié)合審計(jì)項(xiàng)目的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)意義等進(jìn)行鑒定。對(duì)于已過(guò)保管期限且審計(jì)事項(xiàng)已終結(jié)、相關(guān)問(wèn)題已處理完畢的檔案，經(jīng)鑒定后可確定是否銷毀。3.電子檔案根據(jù)電子檔案的時(shí)效性、數(shù)據(jù)更新情況、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性等進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去利用價(jià)值且無(wú)備份必要的電子檔案，經(jīng)鑒定后進(jìn)行刪除處理。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報(bào)告，提出銷毀意見(jiàn)。2.將鑒定報(bào)告提交局領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，銷毀清冊(cè)應(yīng)注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并永久保存。4.電子檔案銷毀應(yīng)采用符合安全保密要求的方式進(jìn)行，確保電子數(shù)據(jù)徹底刪除，無(wú)法恢復(fù)。六、檔案的利用（一）利用范圍本局工作人員因工作需要可查閱、借閱本局檔案。外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、數(shù)量、利用目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室辦理手續(xù)。2.外單位查閱本局檔案，應(yīng)提前向本局發(fā)出查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱人員等情況。經(jīng)本局辦公室審核同意后，查閱單位應(yīng)派人持有效證件到本局查閱檔案，并填寫(xiě)《檔案查閱登記表》。查閱重要檔案或涉及較多檔案的，應(yīng)經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，及時(shí)提供檔案，并做好查閱、借閱登記工作。查閱、借閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）利用期限1.本局工作人員查閱檔案一般應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，如需借出檔案，借閱期限一般不超過(guò)10個(gè)工作日。因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位查閱檔案應(yīng)在本局指定的時(shí)間內(nèi)完成，如需借出檔案，借閱期限由本局根據(jù)實(shí)際情況確定，最長(zhǎng)不超過(guò)