PAGE社區(qū)信息檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)信息檔案管理，確保社區(qū)信息的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高社區(qū)管理與服務(wù)水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)所有涉及居民信息、社區(qū)事務(wù)、資源管理等各類信息檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、使用、共享及銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保信息檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：信息檔案應(yīng)如實(shí)反映社區(qū)實(shí)際情況，不得虛假記錄或篡改。3.完整性原則：全面收集各類相關(guān)信息，保證檔案資料的完整性，避免遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施保障信息檔案的安全，防止信息泄露、丟失或損壞。5.保密性原則：對(duì)涉及居民隱私等敏感信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。二、管理職責(zé)（一）社區(qū)管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善社區(qū)信息檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)社區(qū)信息檔案管理工作，明確各部門職責(zé)分工。3.定期組織對(duì)社區(qū)信息檔案管理工作的檢查與評(píng)估，提出改進(jìn)意見和建議。（二）信息收集部門1.按照規(guī)定的范圍和要求，負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)信息的收集、整理和初步審核。2.及時(shí)將收集到的信息移交檔案管理部門，并確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.配合檔案管理部門做好信息檔案的其他相關(guān)工作。（三）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)社區(qū)信息檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、整理、存儲(chǔ)、檢索、借閱、歸還及銷毀等工作。2.建立健全信息檔案管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的出入庫情況、使用情況等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案賬實(shí)相符。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，保障檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。（四）信息使用部門1.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序申請(qǐng)查閱、使用信息檔案。2.嚴(yán)格遵守信息檔案使用規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露信息。3.使用完畢后及時(shí)歸還檔案，并做好使用記錄。三、信息收集（一）收集范圍1.居民基本信息：包括姓名、性別年齡、身份證號(hào)碼、家庭住址、聯(lián)系方式等。2.居民家庭情況：如家庭成員關(guān)系、婚姻狀況、就業(yè)情況等。3.社區(qū)事務(wù)信息：如社區(qū)活動(dòng)記錄、居民投訴與建議、社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生檢查情況等。4.社區(qū)資源信息：如公共設(shè)施分布、社區(qū)服務(wù)機(jī)構(gòu)信息、社區(qū)經(jīng)濟(jì)狀況等。5.其他與社區(qū)管理和服務(wù)相關(guān)的信息。（二）收集渠道1.居民主動(dòng)申報(bào)：通過社區(qū)公告、線上平臺(tái)等渠道發(fā)布信息收集通知，居民可主動(dòng)向社區(qū)提交相關(guān)信息。2.社區(qū)工作人員走訪：社區(qū)工作人員定期走訪居民家庭，收集相關(guān)信息。3.業(yè)務(wù)部門反饋：各業(yè)務(wù)部門在工作過程中產(chǎn)生的與社區(qū)相關(guān)的信息及時(shí)反饋給檔案管理部門。4.信息共享：與政府部門、社會(huì)組織等進(jìn)行信息共享，獲取相關(guān)社區(qū)信息。（三）收集要求1.信息收集應(yīng)明確具體的內(nèi)容、格式和要求，確保收集到的信息規(guī)范統(tǒng)一。2.收集過程中應(yīng)做好記錄，注明信息來源、收集時(shí)間、收集人等。3.對(duì)收集到的信息進(jìn)行初步審核，確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與信息提供者溝通核實(shí)。四、信息整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照居民類別、事務(wù)類型、資源類別等進(jìn)行分類。例如居民信息可分為個(gè)人信息、家庭信息等；社區(qū)事務(wù)信息可分為活動(dòng)類、管理類等；社區(qū)資源信息可分為設(shè)施資源、服務(wù)資源等。2.每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分小類，形成清晰的分類體系。（二）整理方法1.對(duì)收集到的信息進(jìn)行分類歸集，去除重復(fù)、無效信息。2.對(duì)信息進(jìn)行編號(hào)，確保每份檔案有唯一的標(biāo)識(shí)。編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)信息類別、年份、順序號(hào)等要素。3.編制信息目錄，詳細(xì)記錄各類信息的名稱、編號(hào)、日期、來源等，方便查詢和檢索。4.對(duì)信息進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，同時(shí)保留紙質(zhì)檔案作為備份。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保信息檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.整理過程中應(yīng)遵循分類標(biāo)準(zhǔn)，保持信息的一致性和連貫性。3.對(duì)整理后的信息進(jìn)行審核，確保信息無誤后進(jìn)行存儲(chǔ)。五、信息存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照分類順序排列。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等，配備必要的消防器材和防蟲藥品。2.電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)具備良好的硬件性能和安全防護(hù)措施，安裝防火墻、殺毒軟件等，定期進(jìn)行維護(hù)和更新。（三）存儲(chǔ)期限1.居民基本信息等重要檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存。2.一般社區(qū)事務(wù)信息檔案保存期限為[X]年，期滿后經(jīng)鑒定可進(jìn)行銷毀。3.涉及法律糾紛、歷史遺留等特殊情況的信息檔案應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定延長(zhǎng)保存期限。（四）存儲(chǔ)要求1.建立健全檔案存儲(chǔ)管理制度，明確存儲(chǔ)人員職責(zé)。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)情況進(jìn)行檢查，確保檔案安全無損。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限，防止信息泄露。六、信息使用（一）使用權(quán)限1.社區(qū)工作人員因工作需要查閱、使用信息檔案的，應(yīng)填寫《信息檔案使用申請(qǐng)表》，注明使用目的、使用內(nèi)容、使用期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱、使用信息檔案的，須經(jīng)社區(qū)管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及居民隱私等敏感信息的使用，應(yīng)嚴(yán)格控制權(quán)限，經(jīng)居民本人書面授權(quán)或相關(guān)法律法規(guī)允許的情況下，方可查閱和使用。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用部門或個(gè)人填寫《信息檔案使用申請(qǐng)表》，提交至檔案管理部門。申請(qǐng)應(yīng)明確使用信息的具體內(nèi)容和用途。2.審批：檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行初審，核實(shí)申請(qǐng)信息的真實(shí)性和合理性。初審?fù)ㄟ^后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱/借閱：審批通過后，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)的信息檔案，并做好查閱/借閱登記。查閱應(yīng)在指定場(chǎng)所進(jìn)行，借閱期限不得超過規(guī)定時(shí)間。4.使用：使用人員應(yīng)按照規(guī)定的用途使用信息檔案，不得擅自更改、復(fù)制或傳播。5.歸還：使用完畢后，使用人員應(yīng)及時(shí)將信息檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。（三）使用要求1.使用信息檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和本制度規(guī)定，不得用于非法目的或損害居民利益。2.使用過程中應(yīng)做好記錄，注明使用時(shí)間、使用人、使用內(nèi)容等，以備查詢。3.對(duì)涉及居民隱私等敏感信息的使用，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。七、信息共享（一）共享原則1.合法合規(guī)原則：信息共享應(yīng)在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)進(jìn)行，確保共享行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：在信息共享過程中，要采取有效措施保障信息安全，防止信息泄露。同時(shí)，對(duì)共享信息的使用范圍和權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格界定，確保居民隱私得到保護(hù)。3.需求導(dǎo)向原則：根據(jù)工作實(shí)際需求，確定信息共享的內(nèi)容和對(duì)象，避免不必要的信息共享。4.授權(quán)管理原則：信息共享需經(jīng)信息所有者授權(quán)，明確共享的目的、范圍、期限等，并簽訂信息共享協(xié)議。（二）共享范圍1.與政府部門共享：根據(jù)工作需要，將社區(qū)相關(guān)信息與政府部門進(jìn)行共享，如居民基本信息用于社會(huì)保障、民政救助等工作。2.與社會(huì)組織共享：與社區(qū)內(nèi)的社會(huì)組織共享部分社區(qū)資源信息，以便更好地開展社區(qū)服務(wù)活動(dòng)。3.在社區(qū)內(nèi)部共享：在社區(qū)管理部門、信息收集部門、檔案管理部門等之間進(jìn)行信息共享，提高工作協(xié)同效率。（三）共享流程1.申請(qǐng)：需求部門填寫《信息共享申請(qǐng)表》，說明共享信息的內(nèi)容、用途、共享對(duì)象等。2.審核：檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)共享信息的合法性、安全性和必要性。審核通過后，報(bào)社區(qū)管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.授權(quán)：經(jīng)審批同意后，信息所有者與共享對(duì)象簽訂信息共享協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.共享：檔案管理部門按照協(xié)議要求，將共享信息提供給共享對(duì)象，并做好共享記錄。5.監(jiān)督：對(duì)信息共享過程進(jìn)行監(jiān)督，確保共享信息的使用符合協(xié)議規(guī)定，防止信息濫用。（四）共享要求1.共享信息應(yīng)進(jìn)行脫敏處理，去除敏感信息，確保居民隱私安全。2.共享雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守信息共享協(xié)議，不得擅自擴(kuò)大共享范圍或泄露共享信息。3.定期對(duì)信息共享情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善信息共享機(jī)制。八、信息安全與保密（一）安全措施1.建立信息安全防護(hù)體系，安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對(duì)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保硬件設(shè)施正常運(yùn)行。3.制定數(shù)據(jù)備份計(jì)劃，定期對(duì)重要信息進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地。4.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，對(duì)信息訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制。（二）保密制度1.對(duì)涉及居民隱私、社區(qū)敏感事務(wù)等信息嚴(yán)格保密，明確保密責(zé)任人和保密范圍。2.與接觸保密信息的人員簽訂保密協(xié)議，規(guī)定保密義務(wù)和違約責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)明確保密信息的范圍、保密期限、保密措施及違約責(zé)任等內(nèi)容。3.在信息存儲(chǔ)、傳輸、使用過程中采取加密等保密技術(shù)措施，確保信息不被泄露。4.加強(qiáng)對(duì)工作人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止因人員疏忽導(dǎo)致信息泄露。（三）安全與保密檢查1.定期開展信息安全與保密檢查工作，檢查內(nèi)容包括安全防護(hù)措施的有效性、保密制度的執(zhí)行情況等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，消除安全隱患，確保信息安全與保密工作落實(shí)到位。3.建立信息安全與保密檢查檔案，記錄檢查情況和整改結(jié)果，以備查閱。九、信息銷毀（一）銷毀范圍1.已過保存期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的信息檔案。2.因各種原因不再使用或需清理的信息檔案。3.經(jīng)鑒定屬于無效、錯(cuò)誤或重復(fù)的信息檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，提出擬銷毀檔案清單。2.組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合銷毀條件。鑒定人員應(yīng)包括檔案管理部門人員、信息收集部門人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家等。3.經(jīng)鑒定同意銷毀的檔案，填寫《信息檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)社區(qū)管理部門負(fù)責(zé)人審批。4.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀方式可采用紙質(zhì)檔案粉碎、電子檔案格式化等。5.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由