PAGE安徽個(gè)人檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)安徽地區(qū)個(gè)人檔案管理，確保個(gè)人檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，維護(hù)公民的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合安徽實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于安徽省行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）和個(gè)人檔案的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和安徽省相關(guān)政策規(guī)定，確保個(gè)人檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、業(yè)務(wù)能力等真實(shí)情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保個(gè)人檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高服務(wù)質(zhì)量，為單位和個(gè)人提供便捷高效的檔案管理服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)1.省級(jí)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定全省個(gè)人檔案管理的政策、制度和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督全省各級(jí)各類單位的個(gè)人檔案管理工作。負(fù)責(zé)接收、保管省直單位及省屬重點(diǎn)企業(yè)的個(gè)人檔案，并提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。對(duì)全省個(gè)人檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。2.市級(jí)檔案管理部門(mén)貫徹執(zhí)行省級(jí)檔案管理部門(mén)制定的政策、制度和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地實(shí)際情況，制定具體的實(shí)施辦法。指導(dǎo)、監(jiān)督本市各級(jí)各類單位的個(gè)人檔案管理工作。負(fù)責(zé)接收、保管本市市直單位及市屬重點(diǎn)企業(yè)的個(gè)人檔案，并提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。根據(jù)工作需要，對(duì)本市個(gè)人檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。3.縣級(jí)檔案管理部門(mén)落實(shí)上級(jí)檔案管理部門(mén)的工作要求，負(fù)責(zé)本縣行政區(qū)域內(nèi)個(gè)人檔案管理工作的組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督本縣各級(jí)各類單位的個(gè)人檔案管理工作。負(fù)責(zé)接收、保管本縣縣直單位及縣屬重點(diǎn)企業(yè)的個(gè)人檔案，并提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。對(duì)本縣個(gè)人檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。（二）單位內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)1.設(shè)立要求各單位應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)本單位個(gè)人檔案的管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.職責(zé)負(fù)責(zé)本單位個(gè)人檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。建立健全本單位個(gè)人檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。定期對(duì)本單位個(gè)人檔案進(jìn)行清查核對(duì)，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。按照規(guī)定向檔案管理部門(mén)移交檔案，并配合檔案管理部門(mén)做好檔案管理相關(guān)工作。三、檔案內(nèi)容及分類（一）檔案內(nèi)容個(gè)人檔案主要包括以下內(nèi)容：1.履歷材料：個(gè)人簡(jiǎn)歷、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等相關(guān)材料。2.自傳材料：個(gè)人撰寫(xiě)的自傳、思想?yún)R報(bào)等材料。3.鑒定、考核、考察材料：個(gè)人的年度考核、工作鑒定、干部考察等材料。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書(shū)、聘任文件等材料。5.政審材料：政治歷史審查、入黨入團(tuán)審查等相關(guān)材料。6.黨團(tuán)材料：入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、黨員登記表、團(tuán)員登記表等材料。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料：個(gè)人獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、表彰決定等材料。8.處分材料：受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的相關(guān)決定、通報(bào)等材料。9.工資、任免、出國(guó)（境）等材料：工資變動(dòng)審批表、任免文件、出國(guó)（境）審批表等材料。10.其他可供組織參考的材料：如體檢報(bào)告、榮譽(yù)證書(shū)、科研成果等材料。（二）檔案分類根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)，個(gè)人檔案可分為以下幾類：1.人事檔案：主要用于記錄個(gè)人的人事關(guān)系、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)等信息，適用于各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作人員。2.學(xué)生檔案：主要用于記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、學(xué)籍變動(dòng)等信息，適用于各類學(xué)校學(xué)生。3.流動(dòng)人員人事檔案：主要用于記錄各類流動(dòng)人員（如辭職、辭退、解除勞動(dòng)合同人員等）的人事關(guān)系、工作經(jīng)歷、社會(huì)保險(xiǎn)等信息，適用于各類流動(dòng)人員。四、檔案的收集與整理（一）收集1.單位收集各單位應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本單位工作人員的各類檔案材料，并定期整理歸檔。檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案材料。2.個(gè)人提交個(gè)人應(yīng)按照單位要求，及時(shí)提交本人的檔案材料，并確保材料的真實(shí)性和完整性。對(duì)于重要檔案材料，個(gè)人應(yīng)提供原件或復(fù)印件，并注明原件存放處。（二）整理1.分類排序檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類排序，確保檔案材料的系統(tǒng)性和邏輯性。2.編目裝訂對(duì)分類排序后的檔案材料進(jìn)行編目，編制檔案目錄，注明檔案材料的名稱、日期、來(lái)源等信息。然后按照檔案裝訂要求，將檔案材料裝訂成冊(cè)，確保檔案的整齊美觀。3.數(shù)字化處理為提高檔案管理效率和服務(wù)水平，各單位應(yīng)逐步推進(jìn)個(gè)人檔案的數(shù)字化處理工作。將紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和利用。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)省級(jí)、市級(jí)、縣級(jí)檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.單位內(nèi)部各單位應(yīng)設(shè)立符合檔案保管要求的檔案庫(kù)房或檔案專柜，確保檔案的安全存放。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.專人負(fù)責(zé)檔案管理部門(mén)和單位內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的保管工作，確保檔案保管工作的責(zé)任落實(shí)到人。2.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否完好無(wú)損，有無(wú)霉變、蟲(chóng)蛀、破損等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.安全防護(hù)檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，并定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。（三）保護(hù)措施1.保密制度建立健全檔案保密制度，嚴(yán)格限制檔案查閱、借閱范圍，對(duì)涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。2.數(shù)據(jù)備份對(duì)于電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。3.防止篡改采取技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，防止檔案信息被篡改。同時(shí)，建立檔案信息修改審批制度，對(duì)檔案信息的修改進(jìn)行嚴(yán)格審批，確保修改后的檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.查閱范圍單位內(nèi)部人員因工作需要查閱本單位個(gè)人檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)因工作需要查閱個(gè)人檔案的，應(yīng)按照規(guī)定履行查閱程序。2.查閱程序查閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在單位或檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.借閱范圍因特殊原因需要借閱個(gè)人檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱范圍一般限于單位內(nèi)部人員因工作需要借閱本單位個(gè)人檔案，以及檔案管理部門(mén)因工作需要借閱其他單位個(gè)人檔案。2.借閱程序借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在單位或檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱檔案。借閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理人員出具借條，并按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱結(jié)束后歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍個(gè)人因工作調(diào)動(dòng)、辭職、辭退、升學(xué)、出國(guó)（境）等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.轉(zhuǎn)出檔案轉(zhuǎn)出單位應(yīng)填寫(xiě)《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明檔案轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞地址等信息，并密封檔案。檔案轉(zhuǎn)出單位應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞給檔案接收單位，并將《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)寄回檔案接收單位。2.接收檔案接收單位收到檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容和《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》信息，如發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全、檔案信息與《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》不符等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與檔案轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系，要求其補(bǔ)充或更正檔案材料。檔案接收單位核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并將回執(zhí)寄回檔案轉(zhuǎn)出單位。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立全省統(tǒng)一的個(gè)人檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)采集、存儲(chǔ)、查詢、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理措施1.系統(tǒng)建設(shè)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建設(shè)個(gè)人檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化錄入、存儲(chǔ)、管理和利用。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案信息采集錄入、檔案查詢檢索、檔案借閱審批、檔案統(tǒng)計(jì)分析、檔案安全保密等功能。2.數(shù)據(jù)整合整合全省各級(jí)各類單位的個(gè)人檔案信息，建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。加強(qiáng)與其他相關(guān)部門(mén)（如公安、教育、人社等）的數(shù)據(jù)共享與交換，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.安全保障加強(qiáng)個(gè)人檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。建立健全信息化管理系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)操作人員的安全培訓(xùn)和管理，防止信息泄露和安全事故的發(fā)生。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體省級(jí)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)全省個(gè)人檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，市級(jí)、縣級(jí)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)個(gè)人檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)接受上級(jí)檔案管理部門(mén)和本單位的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況：檢查各單位是否建立健全個(gè)人檔案管理制度，是否嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。2.檔案管理工作規(guī)范情況：檢查檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作是否符合規(guī)范要求。3.檔案信息安全情況：檢查檔案信息的安全保密措施是否落實(shí)到位，是否存在檔案信息泄露、篡改、丟失等安全隱患。4.檔案信息化建設(shè)情況：檢查各單位個(gè)人檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行情況是否符合要求，檔案信息的數(shù)字化處理是否及時(shí)、準(zhǔn)確。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：省級(jí)、市級(jí)、縣級(jí)檔案管理部門(mén)定期組織對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)個(gè)人檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.專項(xiàng)檢查：根據(jù)工作需要，針對(duì)個(gè)人檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，開(kāi)展專項(xiàng)檢查，