PAGE檔案室管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，特制定本管理制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案室對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本公司/組織各類檔案，對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全員檔案意識。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.按照檔案管理制度的要求，定期向檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱、使用規(guī)定，確保本部門檔案的安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的借閱登記、催還、整理和統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)掌握檔案的流向和使用情況。4.對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件材料，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、批復(fù)文件等。2.公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，包括合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.行政管理工作中形成的文件材料，如會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。4.財(cái)務(wù)工作中形成的文件材料，如會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.人力資源管理工作中形成的文件材料，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等。6.科技研發(fā)工作中形成的文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、人事檔案等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級、三級分類。2.編號對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號可采用數(shù)字、字母或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序，便于查找和利用。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值，確定合理的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（四）鑒定程序1.檔案管理人員對保管期滿的檔案進(jìn)行初步清理，提出鑒定意見。2.鑒定小組對檔案管理人員提出的鑒定意見進(jìn)行審核，必要時(shí)查閱相關(guān)檔案資料，綜合考慮檔案的價(jià)值和利用需求。3.根據(jù)鑒定小組的審核意見，確定檔案的存毀，并編制檔案鑒定報(bào)告。4.對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換或修復(fù)。（三）檔案存放1.按照檔案的分類、編號順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（四）檔案保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案管理人員的保管職責(zé)，定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。2.對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)；對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行殺毒、維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案室，不得查閱、摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織檔案管理制度的規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。2.服務(wù)為本原則以滿足公司/組織各項(xiàng)工作需要為出發(fā)點(diǎn)，積極主動地為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，確保檔案信息的安全，防止檔案內(nèi)容泄露。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，查閱、借閱相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要，依法查閱、借閱本公司/組織相關(guān)檔案。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明用途。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、復(fù)制檔案的內(nèi)容等。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（五）歸還與催還借閱檔案到期后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案室。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量和內(nèi)容，如有缺失或損壞應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求利用者承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。對于逾期未歸還的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催還。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織提供更加便捷、高效的檔案利用服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成電子檔案。數(shù)字化過程應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和清晰。2.數(shù)據(jù)錄入與掛接將數(shù)字化檔案的元數(shù)據(jù)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，并與電子檔案進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。3.檔案檢索與利用利用檔案信息管理系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。利用者可通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查閱、借閱檔案，實(shí)現(xiàn)檔案利用的便捷化。4.數(shù)據(jù)備份與維護(hù)定期對檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并異地存放。同時(shí)，定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息安全管理1.建立健全檔案信息安全管理制度，明確信息安全責(zé)任，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.采取身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.對檔案信息系統(tǒng)的操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，規(guī)范操作流程。4.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案管理工作的實(shí)際情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)上報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人，并妥善保存統(tǒng)計(jì)記錄。（二）移交工作1.各部門應(yīng)按照檔案管理制度的規(guī)定，定期向檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案室在接收檔案時(shí)，應(yīng)對移