PAGE汽車站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強汽車站檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在汽車站運營、管理、決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于汽車站各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是汽車站在業(yè)務活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：汽車站檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映汽車站的業(yè)務活動和歷史情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與汽車站相關的各類檔案，確保檔案的齊全。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實體安全和信息安全。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便員工查閱和使用檔案。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置設立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負責汽車站檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善汽車站檔案管理制度。2.負責收集、整理、分類、編目、裝訂、保管汽車站各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案進行鑒定，定期清理過期檔案，按照規(guī)定進行銷毀或移交。5.負責檔案的借閱、查閱、復印等利用服務工作，嚴格執(zhí)行檔案利用審批手續(xù)。6.開展檔案信息化建設，將重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率和利用水平。7.組織檔案業(yè)務培訓，提高員工的檔案意識和檔案管理技能。8.參與汽車站重大活動和項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務。9.定期向上級主管部門和相關部門報送檔案管理工作情況。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括汽車站的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、大事記、印章管理、證照管理等檔案。2.運營管理類：涵蓋客運業(yè)務、票務管理、車輛調度、安全管理、服務質量監(jiān)督等方面的檔案。3.人力資源類：包含員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同、人事檔案等檔案。4.財務管理類：涉及財務預算、會計憑證、財務報表、審計報告、資金管理等檔案。5.基本建設類：有關汽車站新建、改建、擴建項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收資料等檔案。6.設備管理類：包括汽車站各類設備的采購合同、安裝調試記錄、維護保養(yǎng)檔案、報廢處理檔案等。7.市場營銷類：涉及市場調研、廣告宣傳、客源分析、合作協(xié)議等檔案。8.檔案管理類：如檔案管理制度、檔案工作流程、檔案統(tǒng)計報表、檔案鑒定銷毀記錄等檔案。（二）檔案編號1.采用分類編號法，對每一類檔案進行編號。編號由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類別，數(shù)字表示該類別檔案的順序號。2.例如：行政管理類檔案編號為XZGL001，運營管理類檔案編號為YYG001等。3.編號應保持唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地移交檔案管理部門。2.檔案形成部門應在工作結束后，按照檔案管理要求，對形成的文件材料進行分類整理，定期向檔案管理部門移交。3.對于重要活動、重大項目等形成的檔案，檔案形成部門應在活動結束或項目完成后及時收集整理，并向檔案管理部門移交。4.檔案管理部門應定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進行。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應按照檔案分類標準進行整理。2.整理工作包括對檔案材料進行分類、排序、編目、裝訂等。3.對每份檔案材料應進行編號，并填寫檔案目錄，注明檔案名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.檔案應按照保管期限分別裝訂成冊，不同保管期限的檔案應分開存放。5.對于破損、褪色的檔案材料，應進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括涉及汽車站重大決策、重要資產(chǎn)、重要權益等方面的檔案，以及法律法規(guī)規(guī)定應永久保存的檔案。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括汽車站運營管理、財務管理、人力資源管理等方面的重要檔案。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括一般性的行政管理、業(yè)務管理等方面的檔案。5.檔案保管期限的確定應根據(jù)國家有關規(guī)定和汽車站實際情況進行。（三）檔案存放1.檔案應按照類別和保管期限分別存放，排列整齊，便于查找。2.建立檔案存放索引，注明檔案類別、編號、存放位置等信息，方便檔案的調閱和歸還。3.對于電子檔案，應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門應定期對檔案保管情況進行檢查，并做好檢查記錄。2.檢查內容包括檔案的完整性、安全性、保管環(huán)境等方面。3.發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理，確保檔案的安全保管。六、檔案利用（一）利用范圍1.本汽車站員工因工作需要可查閱、借閱本部門及相關部門的檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱汽車站檔案的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用，應嚴格按照國家有關法律法規(guī)和汽車站保密制度執(zhí)行。（二）利用手續(xù)1.員工查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、期限等信息。2.《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)申請內容進行審核，對于符合規(guī)定的申請予以批準，并提供相應的檔案查閱或借閱服務。4.外單位查閱、借閱檔案，應出具單位介紹信，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、期限等信息，并按照規(guī)定繳納查閱或借閱費用。5.檔案管理部門對外單位的申請進行審核，報汽車站主管領導批準后，辦理查閱或借閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案查閱：員工可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導。2.檔案借閱：員工因工作需要借閱檔案的，應按照批準的期限及時歸還。如需延期借閱，應重新辦理借閱手續(xù)。3.檔案復?。簡T工如需復印檔案材料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應對檔案利用情況進行監(jiān)督，確保檔案的合理利用和安全歸還。2..對于違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理部門應及時制止，并按照規(guī)定進行處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結合汽車站實際情況，對到期檔案進行鑒定。2.鑒定檔案是否仍具有保存價值，主要考慮檔案的內容、歷史意義、現(xiàn)實利用價值等因素。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需鑒定的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對于確定已無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，報汽車站主管領導批準。（四）銷毀實施1.經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負責銷毀。2.銷毀檔案應采用適當?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀記錄應與《檔案銷毀申請表》一并歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將紙質檔案進行數(shù)字化掃描錄入系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關鍵詞等進行檢索，方便快速查找檔案。3.檔案利用：實現(xiàn)檔案在線查閱、借閱、復印等功能，提高檔案利用效率。4.權限管理：設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全和保密。5.數(shù)據(jù)備份與恢復：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并具備數(shù)據(jù)恢復功能。6.統(tǒng)計分析：對檔案管理數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為決策提供支持。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：檔案管理部門按照規(guī)定的標準和流程，對紙質檔案進行數(shù)字化處理，確保數(shù)字化檔案的質量。2.數(shù)據(jù)錄入：將數(shù)字化檔案信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.系統(tǒng)維護：定期對檔案信息化管理系統(tǒng)