PAGE人民法庭檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)人民法庭檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在審判工作及其他各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《人民法院檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合人民法庭工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人民法庭在案件審理、執(zhí)行及其他各項(xiàng)工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則人民法庭的檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映人民法庭的工作實(shí)際，保證檔案資料的完整性，不得遺漏、篡改。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率，為審判工作及其他業(yè)務(wù)提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)人民法庭檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等具體工作。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類編目，編制檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。（二）審判人員及其他工作人員職責(zé)1.審判人員及其他工作人員在工作過程中應(yīng)及時(shí)將辦理案件及其他業(yè)務(wù)過程中形成的各類文件材料收集齊全，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理，定期移交檔案管理人員。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自留存、銷毀或涂改應(yīng)歸檔的文件材料。3.在利用檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，不得損壞、丟失檔案。（三）庭長職責(zé)1.領(lǐng)導(dǎo)人民法庭的檔案管理工作，將檔案管理納入法庭整體工作規(guī)劃，定期研究解決檔案管理工作中的重大問題。2.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.協(xié)調(diào)檔案管理工作與審判工作及其他業(yè)務(wù)工作的關(guān)系，保障檔案管理工作的順利開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類案件的立案材料，包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、受理通知書、訴訟費(fèi)繳納憑證等。2.案件審理過程中形成的庭審筆錄、合議庭評(píng)議筆錄、審判委員會(huì)討論記錄、調(diào)解筆錄、調(diào)查筆錄等。3.案件裁判文書，包括判決書、裁定書、調(diào)解書等。4.案件執(zhí)行過程中形成的執(zhí)行申請(qǐng)書、執(zhí)行裁定書、協(xié)助執(zhí)行通知書、執(zhí)行和解協(xié)議、執(zhí)行款物發(fā)放憑證等。5.人民法庭開展其他工作形成的文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6.與案件相關(guān)的其他材料，如當(dāng)事人身份證明、授權(quán)委托書、鑒定報(bào)告、勘驗(yàn)筆錄、視聽資料等。（二）收集要求1.各部門及工作人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全，整理好后移交檔案管理人員。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意裁剪、拼接或涂改。對(duì)于破損或褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.收集的電子文件應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，按照規(guī)定格式存儲(chǔ)，并與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件一同歸檔。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為案件檔案、綜合檔案等類別。案件檔案再按照民事案件、刑事案件、行政案件等進(jìn)一步細(xì)分；綜合檔案按照文書檔案、業(yè)務(wù)檔案等進(jìn)行分類。2.編號(hào)為便于管理和查找，對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行編碼。例如，案件檔案編號(hào)可采用“年份+案件類別+流水號(hào)”的形式，如“2023民001”表示2023年受理的第一起民事案件檔案。3.編目編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限、頁數(shù)等項(xiàng)目。目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查閱。同時(shí)，為檔案編制電子目錄，建立電子檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案檢索效率。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保整齊牢固。裝訂順序一般為：封面、目錄、文件材料、備考表、封底。備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件材料的缺損、修改、補(bǔ)充等情況，并由立卷人簽名。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.案件審結(jié)或執(zhí)行完畢后，承辦人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將案件材料整理歸檔。2.其他文件材料應(yīng)在形成后的次年上半年歸檔。（二）歸檔程序1.承辦人將整理好的檔案材料交本部門負(fù)責(zé)人審核，審核無誤后簽字確認(rèn)。2.承辦人將審核后的檔案材料移交檔案管理人員，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行再次核對(duì)，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。（三）保管期限1.案件檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案包括：具有重大歷史意義和法律價(jià)值的案件檔案；上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的重要案件檔案；涉及國家機(jī)密、個(gè)人隱私且不宜公開的案件檔案等。長期保管的檔案期限為[X]年，主要包括一般民事、刑事、行政案件檔案等。短期保管的檔案期限為[X]年，如一些簡單的民事糾紛案件檔案等。2.綜合檔案的保管期限根據(jù)其性質(zhì)和重要程度參照上述原則確定。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)將檔案存放于專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限進(jìn)行有序排列存放，并建立檔案存放位置索引，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)與原始存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本院工作人員因工作需要查閱檔案的，可查閱與本人工作相關(guān)的案件檔案及綜合檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)人民法庭庭長批準(zhǔn)后，可查閱相關(guān)檔案。3.當(dāng)事人及其代理人查閱案件檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律規(guī)定和人民法庭的要求辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本院工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案安全。2.外單位查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交單位介紹信，經(jīng)人民法庭庭長批準(zhǔn)后，由檔案管理人員提供查閱服務(wù)。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。3.當(dāng)事人及其代理人查閱案件檔案，應(yīng)提交有效身份證明和授權(quán)委托書，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)案件承辦人同意后，到檔案管理人員處查閱。查閱范圍限于與案件有關(guān)的材料，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好登記記錄。（三）借閱手續(xù)1.本院工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、檔案名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理人員審批。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.外單位借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，提交單位介紹信，經(jīng)人民法庭庭長批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)制、摘錄檔案，應(yīng)按照規(guī)定另行辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿后及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求上報(bào)上級(jí)主管部門。（二）鑒定工作1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由庭長主持，檔案管理人員、審判人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加。2.鑒定時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定其存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，經(jīng)庭長審核，報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立人民法庭檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，去除圖像中的雜質(zhì)、污點(diǎn)等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能檔案管理人員可將檔案的基本信息、目錄信息等錄入信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)。2.檢索功能通過輸入關(guān)鍵詞、檔案編號(hào)、日期等信息，能夠快速準(zhǔn)確地檢索到所需檔案資料。3.借閱管理功能記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案借閱的全程跟蹤管理。4.統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.權(quán)限管理功能設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息，保障檔案信息安全。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)