PAGE局檔案查詢管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本局檔案查詢管理，確保檔案信息的安全與合理利用，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在履行工作職責(zé)過程中涉及的檔案查詢活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查詢活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)檔案所有者的合法權(quán)益。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為工作決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等提供必要的支持。4.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要程度、密級等實(shí)行分級管理，明確不同級別檔案的查詢權(quán)限和審批流程。二、檔案分類與編號（一）檔案分類本局檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括局機(jī)關(guān)的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)工作類：涵蓋本局各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的數(shù)據(jù)、報(bào)告、合同、協(xié)議、技術(shù)文檔等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包含財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、審計(jì)報(bào)告、資金使用記錄等。4.基本建設(shè)類：涉及本局基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。5.聲像電子類：照片、錄音、錄像、電子文檔等。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號采用[具體編號方式，如年份+類別代碼+流水號]的形式。例如，2023年行政管理類的第5份文件編號為2023XZ005。三、檔案查詢流程（一）查詢申請1.本局工作人員因工作需要查詢檔案的，應(yīng)填寫《檔案查詢申請表》，詳細(xì)說明查詢目的、所需檔案的類別、名稱、時(shí)間段等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。（二）審批1.檔案管理部門收到查詢申請表后，根據(jù)檔案的密級和查詢申請的性質(zhì)進(jìn)行審批。2.對于一般檔案的查詢，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于涉及機(jī)密、絕密級檔案的查詢，需經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門在申請表上簽署審批意見，并注明查詢期限。（三）查詢實(shí)施1.檔案管理人員根據(jù)審批意見，按照規(guī)定的查詢范圍和方式為查詢?nèi)藛T提供檔案資料。2.查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行查詢，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.檔案管理人員應(yīng)對查詢過程進(jìn)行記錄，包括查詢?nèi)藛T姓名、部門、查詢時(shí)間、查詢檔案名稱及內(nèi)容等信息。（四）查詢結(jié)果反饋1.查詢結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將查詢結(jié)果反饋給查詢?nèi)藛T。如查詢?nèi)藛T對查詢結(jié)果有疑問或異議，檔案管理人員應(yīng)協(xié)助其進(jìn)行核實(shí)和解釋。2.查詢?nèi)藛T應(yīng)在查詢結(jié)束后歸還所查詢的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案完整無損。四、檔案利用規(guī)定（一）使用目的限制檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格限于申請時(shí)所明確的工作目的，不得用于其他非工作用途。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將檔案提供給外部單位或個(gè)人。（二）保密要求1.查詢?nèi)藛T應(yīng)對所查詢的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行保密處理。（三）使用方式規(guī)范1.如需在檔案上進(jìn)行標(biāo)記、批注、修改等操作，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的方法進(jìn)行，確保檔案的原始性和完整性不受損害。2.復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)注明出處，并保證復(fù)印件和摘錄內(nèi)容與原件一致。五、檔案安全管理（一）實(shí)體安全1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、庫房、防火防盜設(shè)備等，確保檔案實(shí)體的安全存放。2.定期對檔案保管設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修復(fù)或更換，防止檔案因保管不善而損壞或丟失。（二）信息安全1.建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等技術(shù)手段，保障檔案信息在存儲(chǔ)、傳輸和使用過程中的安全。2.加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，定期進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，防止黑客攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。3.對涉及檔案信息安全的操作進(jìn)行記錄和審計(jì)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本局內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案查詢管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案查詢流程是否規(guī)范、檔案利用是否符合規(guī)定、檔案安全措施是否落實(shí)等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對自身工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并向上級主管部門報(bào)告自查情況。（二）外部檢查積極配合上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)檔案資料和查詢記錄，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查詢檔案的。2.超出審批范圍查詢檔案的。3.泄露檔案信息的。4.擅自涂改、偽造、損毀檔案的。5.違反檔案利用規(guī)定，將檔案用于非工作目的的。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為較輕的，給予批評教育，責(zé)令其立即改正，并記錄在案。2.對于違規(guī)行為情節(jié)較重的，視情節(jié)輕重給予警告、記過、記大過等行政處分；造成檔案信息泄露或其他嚴(yán)重后果的，依法追究其法律責(zé)任。3.因違規(guī)行為給本局造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)責(zé)令其賠償相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失。八、