PAGE審計日常檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司審計日常檔案管理，確保審計檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮審計檔案在公司管理和決策中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計部門在開展各項審計工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則審計檔案由公司審計部門集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存、銷毀或轉(zhuǎn)移審計檔案。2.真實性原則審計檔案應如實反映審計工作的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則審計檔案應涵蓋審計項目從立項到結(jié)束的各個環(huán)節(jié)的資料，保證檔案資料的全面性。4.保密性原則嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的審計檔案進行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）審計部門職責1.負責制定和完善審計日常檔案管理制度，并組織實施。2.對審計項目檔案進行收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用等工作。3.定期對審計檔案進行檢查和清理，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.按照規(guī)定向公司檔案管理部門或其他相關(guān)部門移交審計檔案。5.對違反檔案管理制度的行為進行糾正和處理。（二）審計項目負責人職責1.負責審計項目檔案的前期整理和初步審核工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.在審計項目結(jié)束后，及時將整理好的檔案資料移交審計部門檔案管理人員。3.配合審計部門檔案管理人員對檔案進行后續(xù)的整理、歸檔等工作。（三）檔案管理人員職責1.具體負責審計檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、分類、編號、裝訂、上架等。2.建立審計檔案管理臺賬，對檔案的收、發(fā)、存等情況進行詳細記錄。3.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定為公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供審計檔案查閱、借閱服務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.審計項目立項審批文件，包括審計項目計劃、立項申請、領(lǐng)導批示等。2.審計通知書、審計承諾書、被審計單位反饋意見等相關(guān)文件。3.審計工作方案、審計實施方案，明確審計目標、范圍、方法、步驟等內(nèi)容。4.審計證據(jù)，如審計工作底稿、調(diào)查記錄、會議紀要、相關(guān)文件資料復印件、實物證據(jù)等。5.審計報告及相關(guān)附件，包括審計報告初稿、征求意見稿、正式報告、被審計單位整改報告等。6.審計項目審理記錄，包括審理意見、審理報告等。7.審計項目后續(xù)跟蹤資料，如整改落實情況檢查記錄、跟蹤報告等。8.與審計項目有關(guān)的其他資料，如溝通函件、咨詢意見、專家論證材料等。（二）收集要求1.在審計項目實施過程中，審計人員應及時收集與項目相關(guān)的各類資料，確保資料的真實性、完整性和及時性。2.對于從被審計單位獲取的資料，應要求其加蓋公章或相關(guān)人員簽字確認，以保證資料的有效性。3.審計項目負責人應定期對收集到的資料進行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時補充或糾正。（三）整理方法1.分類根據(jù)審計項目的性質(zhì)、內(nèi)容和檔案資料的來源等因素，將審計檔案分為審計項目綜合類、審計工作底稿類、審計報告類、審計項目審理類、審計項目后續(xù)跟蹤類等類別。2.編號按照分類后的檔案類別，為每一份檔案編制唯一的編號。編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。例如，審計項目綜合類檔案編號格式為“SJ[年份][項目序號]ZH”，其中“SJ”表示審計檔案，“[年份]”為審計項目實施年份，“[項目序號]”為該年份內(nèi)審計項目的順序號，“ZH”表示綜合類檔案。其他類別檔案編號依次類推。3.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的資料進行整理和修補，然后按照一定的順序進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，便于翻閱和保存。4.編目編制審計檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。目錄應打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨存放，作為檔案檢索的重要工具。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間審計項目結(jié)束后，審計項目負責人應在[X]個工作日內(nèi)將整理好的審計檔案移交審計部門檔案管理人員進行歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對移交的審計檔案進行核對，檢查檔案資料是否齊全、完整，編號是否準確，裝訂是否規(guī)范等。2.核對無誤后，檔案管理人員將審計檔案按照類別和編號順序進行排列上架，并在檔案管理臺賬上登記檔案的入庫時間、保管期限等信息。（三）保管期限審計檔案的保管期限根據(jù)審計項目的重要程度、涉及金額大小、影響范圍等因素確定，分為永久、定期[X]年和定期[X]年三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案公司年度審計計劃、總結(jié)等綜合性文件。涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)處置、重大經(jīng)濟案件等審計項目的檔案。公司領(lǐng)導批示要求永久保存的審計檔案。2.定期[X]年保管的檔案一般性財務收支審計、內(nèi)部控制審計等項目的檔案。對公司經(jīng)營管理有一定影響，但不屬于重大事項的審計項目檔案。3.定期[X]年保管的檔案專項審計調(diào)查、審計整改跟蹤等時效性較強的審計項目檔案。（四）保管要求1.檔案管理人員應將審計檔案存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應建立檔案索引，注明各類檔案的存放位置。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況時，應及時采取措施進行修復或處理。4.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，定期進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱審計檔案，需填寫《審計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報審計部門負責人審批。2.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要審計檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批。3.外部單位查閱審計檔案，應持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，說明查閱理由和范圍，經(jīng)公司審計部門負責人審核，報公司分管領(lǐng)導審批后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人按照審批后的《審計檔案查閱申請表》到審計部門檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應的審計檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在查閱申請表上注明歸還時間，并簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱審計檔案，需填寫《審計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報審計部門負責人審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要審計檔案的借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批。(四)借閱程序1.借閱申請人按照審批后的《審計檔案借閱申請表》到審計部門檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)借閱申請表，將借閱的審計檔案進行登記，并要求借閱人員簽字確認。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱期限屆滿，借閱人員應按時歸還檔案。如因特殊原因不能按時歸還，應提前向檔案管理人員說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.審計檔案管理人員應嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的審計檔案進行嚴格保密。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應提醒查閱、借閱人員注意保密事項，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對檔案庫房應采取必要的安全保密措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進入檔案庫房。4.對電子檔案應采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止電子檔案被非法獲取或篡改。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.對檔案管理人員進行安全教育，提高其安全意識和應急處理能力。4.制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災、盜竊等突發(fā)事件時，應能夠迅速采取措施，保護檔案的安全。七、檔案的鑒定與銷毀(一)鑒定組織成立審計檔案鑒定小組，由審計部門負責人擔任組長，成員包括審計項目負責人、檔案管理人員等。鑒定小組負責對到期的審計檔案進行鑒定，提出銷毀意見。(二)鑒定標準1.已超過保管期限，且確無繼續(xù)保存價值的審計檔案。2.檔案內(nèi)容涉及的事項已得到妥善處理，相關(guān)問題已不再具有參考價值的。3.檔案資料殘缺不全，無法反映審計工作全貌，且無其他補充資料可佐證的。(三)鑒定程序1.檔案管理人員定期對到期的審計檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單，提交審計檔案鑒定小組。2.鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準，確定是否銷毀。對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限。3.經(jīng)鑒定小組鑒定后，形成審計檔案鑒定意見書，明確擬銷毀檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀理由等內(nèi)容。(四)銷毀程序1.