PAGE法庭檔案室制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)法庭檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，維護(hù)司法審判的公正性和權(quán)威性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本法庭檔案室的檔案管理工作，包括各類案件檔案、文書檔案、聲像檔案等的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則法庭檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則檔案管理工作嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為司法審判和其他相關(guān)工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員崗位設(shè)置法庭檔案室設(shè)檔案主管一名，負(fù)責(zé)檔案室的全面管理工作；檔案管理員若干名，具體負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作。（二）檔案主管職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善法庭檔案室的各項(xiàng)管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案室的整體規(guī)劃和建設(shè)，合理配置檔案管理設(shè)備和資源。3.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)。4.監(jiān)督指導(dǎo)檔案管理員的日常工作，定期檢查檔案管理工作情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀等工作的審核和審批。6.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，保障檔案管理工作的順利開展。（三）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收、收集各類檔案材料，對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、編目等工作。2.按照規(guī)定的保管期限和保管要求，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，為檔案的查詢和利用提供便利。4.負(fù)責(zé)接待檔案查閱、借閱等利用服務(wù)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。6.協(xié)助檔案主管做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.各類案件檔案，包括立案材料、庭審記錄、裁判文書、執(zhí)行卷宗等。2.法庭內(nèi)部形成的文書檔案，如工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議記錄等。3.與法庭工作相關(guān)的聲像檔案，如庭審錄像、重大活動(dòng)照片等。4.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.收集的檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于后續(xù)的管理和利用。（三）收集時(shí)間1.案件審結(jié)后，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將案件檔案整理歸檔，移交檔案室。2.其他文書檔案應(yīng)在形成后及時(shí)收集歸檔。3.聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.案件檔案按照案件類型、年度、案號(hào)等進(jìn)行分類。2.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類。3.聲像檔案按照載體形式、年度、內(nèi)容等進(jìn)行分類。（二）整理方法1.對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行清理、核對(duì)，去除重復(fù)、無(wú)效的材料。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案材料進(jìn)行排序、編目，編制檔案目錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。4.對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）裝訂要求1.案件檔案應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.文書檔案應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進(jìn)行裝訂，盒內(nèi)文件排列有序。3.聲像檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行整理，并配以文字說(shuō)明，裝入專用的檔案袋或檔案盒。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.法庭檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存儲(chǔ)1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案架或檔案柜中，確保存放有序，便于查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、檔案利用（一）利用范圍1.司法機(jī)關(guān)因工作需要查閱、借閱檔案。2.當(dāng)事人及其代理人因訴訟需要查閱、復(fù)制相關(guān)案件檔案。3.其他經(jīng)法庭批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因工作需要查閱、利用檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，交檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供相應(yīng)的服務(wù)，并對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記。（三）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的場(chǎng)所進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案主管批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。（四）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。2.未經(jīng)法庭批準(zhǔn)，不得擅自將檔案提供給無(wú)關(guān)人員查閱、借閱或復(fù)制。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案主管、檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)檔案主管審核。2.檔案主管審核同意后，報(bào)法庭領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等內(nèi)容，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.通過(guò)信息化手段提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為司法審判和其他相關(guān)工作提供更加便捷的服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選用符合檔案管理要求的信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和可靠性。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定制化開發(fā)，滿足法庭檔案室的實(shí)際工作需求。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。（三）電子檔案管理1.對(duì)電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。2.建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.加強(qiáng)電子檔案的安全保密管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。（四）信息化設(shè)備管理1.配備必要的信息化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、復(fù)印機(jī)等，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。2.對(duì)信息化設(shè)備進(jìn)行專人管理，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體法庭應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案室的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查主體包括檔案主管部門、法庭領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)業(yè)務(wù)部門。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理人員的工作情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化管理工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案主管部門定期對(duì)檔案室的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見。2.不定期抽查：法庭領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)業(yè)務(wù)部門不定期對(duì)檔案室的檔案管理工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案的利用情況和安全保密措施落實(shí)情況。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中的