PAGE法律事務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司法律事務(wù)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在處理法律事務(wù)過程中形成的各類檔案，包括但不限于合同文件、訴訟與仲裁文件、法律咨詢文件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：法律事務(wù)檔案由公司指定的專門部門或崗位進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映法律事務(wù)處理的全過程，保證檔案的完整性，不得擅自篡改或銷毀檔案。3.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立法律事務(wù)檔案管理室，負(fù)責(zé)法律事務(wù)檔案的日常管理工作。檔案管理室可設(shè)在公司法律事務(wù)部或綜合管理部，具體根據(jù)公司實(shí)際情況確定。（二）職責(zé)1.檔案管理室職責(zé)制定和完善法律事務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)法律事務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作。建立檔案管理臺(tái)賬，對檔案的收進(jìn)、移出、查閱、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，保障檔案管理工作的正常開展。組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。2.法律事務(wù)承辦部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門法律事務(wù)檔案的收集、整理和初步分類，并及時(shí)移交檔案管理室。在法律事務(wù)處理過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成和積累，確保檔案質(zhì)量。配合檔案管理室做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和信息。3.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、保管等。按照檔案管理制度，辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對檔案的利用情況進(jìn)行登記。負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和安全存儲(chǔ)。定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。保守檔案機(jī)密，不得擅自向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同類檔案：包括各類合同文本、合同審批文件、合同變更記錄、合同履行情況記錄等。2.訴訟與仲裁類檔案：起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審記錄、仲裁申請書、仲裁裁決書等。3.法律咨詢類檔案：法律咨詢意見書、法律風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告、律師函等。4.知識(shí)產(chǎn)權(quán)類檔案：專利申請文件、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記文件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)糾紛處理文件等。5.其他法律事務(wù)檔案：如公司規(guī)章制度的合法性審查文件、重大決策的法律論證文件等。（二）收集要求1.法律事務(wù)承辦部門應(yīng)在法律事務(wù)處理完畢后及時(shí)將相關(guān)文件材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件相對應(yīng)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為合同檔案、訴訟與仲裁檔案、法律咨詢檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分小類。2.編號(hào)：為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，可采用年份+流水號(hào)的方式編制。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保文件材料整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.法律事務(wù)承辦部門整理好的檔案應(yīng)及時(shí)移交檔案管理室。移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。2.檔案管理室收到檔案后，應(yīng)按照整理要求進(jìn)行進(jìn)一步審核和完善，確保檔案質(zhì)量符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)。審核無誤后，將檔案歸入相應(yīng)的檔案類別和保管期限。（二）保管期限劃分1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、具有長期法律效力或?qū)景l(fā)展具有重要?dú)v史意義的檔案，如公司章程修訂文件、重大資產(chǎn)處置合同、重要訴訟案件檔案等。2.定期保管：保管期限分為3年、5年、10年、15年等。一般的合同檔案、一般性法律咨詢文件等可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。具體保管期限劃分如下：合同檔案：一般合同保管期限為5年，重要合同保管期限為10年至15年。訴訟與仲裁檔案：保管期限為10年至15年。法律咨詢檔案：保管期限為3年至5年。知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案：專利申請文件、商標(biāo)注冊文件等保管期限為永久，知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)糾紛處理檔案保管期限為10年至15年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：采用專用檔案柜存放紙質(zhì)檔案，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案受潮、霉變、蟲蛀等。2.電子檔案保管：建立電子檔案庫，采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)對電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案存放環(huán)境要求：檔案管理室應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。同時(shí)，應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱法律事務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理室。2.檔案管理室對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱法律事務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱檔案名稱等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理室根據(jù)借閱申請，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并收取借閱押金（可根據(jù)實(shí)際情況確定押金金額）。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，逾期未還的，檔案管理室有權(quán)扣除借閱押金，并督促借閱人歸還檔案。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）審批權(quán)限1.查閱一般法律事務(wù)檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.查閱重要法律事務(wù)檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱法律事務(wù)檔案，無論檔案重要程度如何，均需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，保守檔案機(jī)密。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自向任何單位或個(gè)人提供檔案信息。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等特殊保密措施。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱人、借閱人遵守保密規(guī)定，不得在無關(guān)場所談?wù)摍n案內(nèi)容。（二）安全管理1.檔案管理室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。2.定期對檔案管理室進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對存在的安全問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理室應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門負(fù)責(zé)人牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。鑒定意見應(yīng)明確檔案是否仍需保存，如需銷毀，應(yīng)注明銷毀原因和方式。3.對涉及公司重要權(quán)益、具有長期法律效力或?qū)景l(fā)展具有重要?dú)v史意義的檔案，即使已到保管期限，也應(yīng)繼續(xù)保存，不得擅自銷毀。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。2.