PAGE疫情資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織在疫情期間各類資料檔案的管理，確保資料檔案的完整性、準確性和安全性，便于查詢、利用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在疫情防控期間所產生的各類文件、記錄、報表、影像資料等資料檔案的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：對疫情資料檔案實行集中統(tǒng)一管理，明確管理職責，避免分散和混亂。3.真實完整原則：保證資料檔案內容真實、準確、完整，如實反映疫情防控工作的實際情況。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司/組織內部各部門及相關人員查詢和使用。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善疫情資料檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門做好疫情資料檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中保管公司/組織的疫情資料檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放和快速查找。4.定期對檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案的質量和安全。5.按照規(guī)定向有關部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理。（二）各部門職責1.負責本部門疫情資料檔案的收集、整理和初步審核，確保資料的真實性和完整性。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的資料檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，及時歸還檔案，并對檔案的使用情況進行記錄。（三）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務，掌握檔案管理軟件的操作技能，負責檔案的日常管理工作。2.認真做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機密，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極為檔案利用者提供優(yōu)質服務，及時解答檔案查詢和利用過程中遇到的問題。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.疫情防控工作方案、應急預案及相關部署文件。2.疫情防控工作會議記錄、紀要。3.員工健康信息登記表、體溫監(jiān)測記錄、核酸檢測報告等。4.防疫物資采購、發(fā)放、使用記錄。5.辦公區(qū)域、生產場所等消毒記錄。6.來訪人員登記、體溫檢測及健康碼查驗記錄。7.疫情防控期間的工作報表，如疫情日報表、周報表等。8.疫情防控宣傳資料、培訓記錄。9.疫情防控工作中的照片、視頻等影像資料。10.與疫情防控相關的其他文件、資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責疫情資料的收集工作，確保資料及時、準確、完整。2.收集的資料應真實可靠，字跡清晰，簽署齊全，符合檔案保存要求。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照疫情防控工作的不同類別進行分類，如防控措施、人員管理、物資保障、宣傳培訓等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，確保目錄清晰、準確。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門整理好的疫情資料檔案，經(jīng)部門負責人審核簽字后，定期移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的檔案后，進行再次審核和整理，確保檔案符合歸檔要求。審核內容包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等。對于不符合要求的檔案，及時通知原部門進行補充或修正。3.審核通過的檔案進行歸檔存儲，按照分類和編號順序排列上架。（二）保管期限1.疫情防控期間的重要文件、記錄等檔案，應長期保存，確保能夠隨時追溯疫情防控工作的全過程。2.一般性的工作報表、資料等檔案，保管期限為[X]年，期滿后按照檔案銷毀規(guī)定進行處理。（三）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等設施設備，確保檔案的安全。3.對電子檔案應進行定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和管理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內部人員因工作需要查閱疫情資料檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容和期限。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內容，提供相應的檔案供查閱，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱內容等信息。4.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。5.查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱疫情資料檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應對借閱的檔案妥善保管，不得擅自涂改、損壞、丟失或轉借他人。5.借閱期滿后，借閱人應及時歸還檔案，并由檔案管理部門進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應追究借閱人的責任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、疫情防控敏感信息等檔案進行保密管理。2.未經(jīng)授權，任何人不得擅自查閱、復制、傳播或泄露檔案內容。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應對查閱人、借閱人的行為進行監(jiān)督，防止泄密事件發(fā)生。4.對檔案管理工作中涉及的計算機系統(tǒng)、存儲設備等，應采取必要的安全防護措施，設置訪問權限和密碼，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，配備專人負責庫房的日常巡查，確保庫房設施設備正常運行。2.定期對檔案進行安全檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的安全隱患，如紙張破損、字跡褪色、電子數(shù)據(jù)丟失等。3.制定檔案安全應急預案，明確在火災、水災、地震等突發(fā)事件發(fā)生時的應急處置措施，確保檔案的安全轉移和妥善保管。4.對檔案管理工作中發(fā)生的安全事故和泄密事件，應及時報告公司/組織領導，并采取相應的措施進行處理，同時追究相關人員的責任。七、檔案統(tǒng)計與鑒定（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應定期對疫情資料檔案進行統(tǒng)計，包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、查閱借閱情況等。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，及時更新檔案管理臺賬，并向上級主管部門報送相關統(tǒng)計報表。3.通過檔案統(tǒng)計分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。（二）鑒定工作1.定期對保管期滿的疫情資料檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的重要性、保存價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司/組織領導批準后，按照規(guī)定進行銷毀。4.檔案銷毀應指定專人負責，在銷毀過程中應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點