PAGE標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項工作活動，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在各個階段形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為公司/組織的各項工作提供便利的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等工作提供檔案支持和服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理水平。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢和利用工作，提供相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)、財務(wù)管理、人力資源管理等各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、報表等文件材料。4.本公司/組織在各類會議、活動中形成的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。5.本公司/組織員工個人在工作中形成的重要文件材料，如工作總結(jié)報告、科研成果、技術(shù)資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的原則，對具有保存價值的文件材料應(yīng)及時收集，不得遺漏。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。4.對于電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.對檔案進行編號、編目，編制檔案目錄，建立檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、技術(shù)研發(fā)類、財務(wù)管理類、人力資源管理類等類別。每個類別下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進行細(xì)分。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度+類別+流水號的方式，如2023XM001，表示2023年行政管理類第1份檔案。并建立檔案編號與檔案目錄的對應(yīng)關(guān)系，方便查詢。3.編目：編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，便于檢索和查詢。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得壓字、掉頁。對于幅面較大的圖紙等檔案，應(yīng)進行折疊，使其幅面與A4紙大小一致后再進行裝訂。5.上架：將整理好的檔案按照類別、年度、保管期限等順序上架存放，便于檔案的保管和查閱。四、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類：包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會議文件、工作計劃與總結(jié)、行政事務(wù)處理文件等。2.生產(chǎn)經(jīng)營類：涵蓋市場調(diào)研、市場營銷、生產(chǎn)計劃、物資采購、銷售合同、生產(chǎn)報表等文件材料。3.技術(shù)研發(fā)類：包含科研項目立項、研究報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利申請等檔案。4.財務(wù)管理類：涉及財務(wù)預(yù)算、財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)文件等。5.人力資源管理類：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動合同等文件材料。6.基本建設(shè)類：如項目立項審批文件、工程設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收文件等。7.設(shè)備儀器類：設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維護保養(yǎng)文件、設(shè)備報廢文件等。8.聲像檔案類：照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動和工作場景的聲像資料。9.電子檔案類：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）編號方法1.一級編號：采用大寫字母表示檔案類別，如A表示行政管理類，B表示生產(chǎn)經(jīng)營類，C表示技術(shù)研發(fā)類，D表示財務(wù)管理類，E表示人力資源管理類，F(xiàn)表示基本建設(shè)類，G表示設(shè)備儀器類，H表示聲像檔案類，I表示電子檔案類。2.二級編號：采用四位數(shù)字表示年度，如20XX。3.三級編號：根據(jù)檔案類別下的具體細(xì)分內(nèi)容，采用兩位數(shù)字進行編號，如行政管理類下的規(guī)章制度編號為01，會議文件編號為02等。4.四級編號：采用流水號，從001開始依次編號，如某份行政管理類規(guī)章制度的編號為A202301001。（三）編號示例以一份2023年生產(chǎn)經(jīng)營類的銷售合同為例，其編號為B202303005，其中B代表生產(chǎn)經(jīng)營類，2023代表年度，03代表銷售合同類別，005為該類別下的流水號。五、檔案的保管期限與鑒定銷毀（一）保管期限劃分1.永久保管：反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司/組織的章程、營業(yè)執(zhí)照、重要的合同協(xié)議、重大決策文件等。2.定期保管：30年保管：在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為30年。如一般性的行政管理文件、生產(chǎn)經(jīng)營報表、技術(shù)資料等。10年保管：在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年。如臨時性的會議文件、一般性的通知等。（二）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司/組織的實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面綜合考慮，判斷檔案的保存價值。3.鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（三）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.將需要鑒定的檔案清單提交給鑒定小組，鑒定小組對檔案進行逐份審查。3.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值，提出繼續(xù)保存、銷毀或延長保管期限的意見，并填寫檔案鑒定意見書。4.檔案鑒定意見書經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在檔案管理部門和相關(guān)部門的監(jiān)督下進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶贌?、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機密的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門的監(jiān)督下查閱。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱情況進行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等。查閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式，便于查詢和統(tǒng)計。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。對于重要檔案，一般只提供復(fù)印件，確需查閱原件的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案管理部門可根據(jù)查閱人的需求，提供檔案的數(shù)字化副本，通過電子設(shè)備進行查閱。3.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案信息的開發(fā)利用工作，如編寫檔案參考資料手冊、舉辦檔案展覽等，為公司/組織的各項工作提供檔案支持和服務(wù)。（四）查閱期限檔案查閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長查閱期限，應(yīng)重新辦理查閱申請手續(xù)。（五）歸還要求查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究查閱人的責(zé)任。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.確保檔案信息的安全可靠，防止檔案信息泄露和丟失。3.實現(xiàn)檔案管理與公司/組織其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效集成，為公司/組織的信息化建設(shè)提供有力支持。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一一對應(yīng)關(guān)系。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的批量錄入和單個錄入，確保檔案信息的準(zhǔn)確完整。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等進行檢索，方便快捷地查詢檔案信息。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案的查閱、修改、刪除等操作進行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全保密。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)：定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，能夠及時進行數(shù)據(jù)恢復(fù)。（四）數(shù)據(jù)安全與保密1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取防火墻、入侵檢測、加密存儲等技術(shù)手段，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對檔案信息化管理系統(tǒng)的操作人員進行嚴(yán)格的權(quán)限管理，設(shè)置不同的登錄密碼，并定期更換密碼。3.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護和管理，定期進行系統(tǒng)漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的正常運行。八、檔案的移交與接收（一）移交范圍1.公司/組織各部門在工作活動中形成的應(yīng)歸檔的檔案，應(yīng)定期移交至檔案管理部門。2.員工離職時，應(yīng)將個人在工作中形成的屬于公司/組織的檔案資料移交至檔案管理部門。（二）移交要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門留存，一份由檔案管理部門留存。雙方應(yīng)在移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案不齊全、不完整或不符合整理要求的，應(yīng)及時通知移交部門進行補充和整改。（三）接收程序1.檔案管理部門收到移交的