PAGE干部檔案系統(tǒng)維護(hù)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)干部檔案系統(tǒng)的規(guī)范化管理，確保干部檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和保密性，充分發(fā)揮干部檔案在干部選拔任用、培養(yǎng)教育、管理監(jiān)督等工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有干部檔案的管理及相關(guān)系統(tǒng)維護(hù)工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：干部檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映干部的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集干部各個(gè)方面的材料，保證檔案內(nèi)容完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)錄入、材料整理等工作要嚴(yán)格把關(guān)。4.安全性原則：采取有效措施確保干部檔案系統(tǒng)的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)干部檔案內(nèi)容予以保密，非經(jīng)規(guī)定程序，不得擅自查閱、借閱和公開。二、干部檔案系統(tǒng)維護(hù)職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善干部檔案系統(tǒng)維護(hù)的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.集中管理干部檔案，建立健全干部檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管、轉(zhuǎn)遞等工作進(jìn)行統(tǒng)一管理。3.負(fù)責(zé)干部檔案系統(tǒng)的日常維護(hù)，包括數(shù)據(jù)錄入、更新、備份等工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。4.定期對(duì)干部檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。5.按照規(guī)定的程序和要求，做好干部檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞工作，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。6.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握干部檔案管理的有關(guān)政策、法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)干部檔案材料的收集、整理、鑒別、歸檔等具體工作，確保檔案材料的質(zhì)量。3.按照干部檔案系統(tǒng)的操作規(guī)范，準(zhǔn)確錄入和更新干部檔案信息，保證數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。4.妥善保管干部檔案，做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.積極協(xié)助有關(guān)部門查閱、借閱干部檔案，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并做好登記和記錄工作。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與干部檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。（三）干部所在部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理本部門干部的各類材料，并定期送交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好干部檔案的審核、補(bǔ)充和完善工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的干部信息。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理本部門干部檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞等手續(xù)。4.教育本部門干部遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，維護(hù)干部檔案的嚴(yán)肅性。三、干部檔案材料的收集與整理（一）收集范圍1.履歷材料：干部的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)等方面的材料。2.自傳材料：干部本人撰寫的自傳。3.鑒定、考核、考察材料：干部的年度考核、任職考察、專項(xiàng)考察等材料。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：學(xué)歷證書、學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、聘任文件等材料。5.政審材料：政治歷史情況審查、入黨入團(tuán)審查等材料。6.黨團(tuán)材料：入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、思想?yún)R報(bào)、團(tuán)組織關(guān)系證明等材料。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料：各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)的審批表、榮譽(yù)證書等材料。8.處分材料：受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定、調(diào)查報(bào)告、檢討等材料。9.工資、任免、出國(guó)（境）等材料：工資變動(dòng)審批表、職務(wù)任免文件、出國(guó)（境）審批表等材料。10.其他可供組織參考的材料：如體檢表、個(gè)人重大事項(xiàng)報(bào)告表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門干部的檔案材料，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)送交檔案管理部門。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、規(guī)范，符合歸檔要求。材料必須是原件，如有復(fù)印件，應(yīng)注明出處，并加蓋提供單位公章。3.檔案材料應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，左側(cè)裝訂，書寫工整、字跡清晰、內(nèi)容完整。（三）整理方法1.分類：按照干部檔案材料的內(nèi)容和性質(zhì)，分為履歷類、自傳類、鑒定考核考察類、學(xué)歷學(xué)位培訓(xùn)類、政審類、黨團(tuán)類、獎(jiǎng)勵(lì)類、處分類、工資任免出國(guó)（境）類等十大類。2.排序：每一類檔案材料按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。3.編目：對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、登記，填寫目錄，注明材料名稱、日期、來源等信息。4.裝訂：將整理好的檔案材料按照類別依次裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)厚度適中，便于保管和查閱。四、干部檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入與更新（一）錄入要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照干部檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入規(guī)范，準(zhǔn)確錄入檔案材料中的各項(xiàng)信息。2.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與檔案材料原件一致，不得擅自更改或編造信息。3.對(duì)于重要信息和關(guān)鍵數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行雙人錄入核對(duì)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（二）更新流程1.當(dāng)干部檔案材料發(fā)生變化時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)將變動(dòng)情況通知檔案管理部門。2.檔案管理部門收到通知后，對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，安排專人進(jìn)行數(shù)據(jù)更新。3.更新后的干部檔案信息應(yīng)及時(shí)備份，并在系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注，以便查詢和追溯。（三）數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控1.建立數(shù)據(jù)質(zhì)量定期檢查制度，檔案管理部門每月對(duì)干部檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的數(shù)據(jù)錄入培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任心，減少數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤。3.設(shè)立數(shù)據(jù)質(zhì)量反饋機(jī)制，鼓勵(lì)各部門和干部本人對(duì)發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)問題及時(shí)反饋，以便及時(shí)處理。五、干部檔案的保管與保密（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的干部檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管方式1.干部檔案應(yīng)分類存放，按照檔案類別和保管期限排列順序，便于查找和管理。2.對(duì)重要的干部檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并異地存放，確保檔案的安全性。3.建立干部檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、查閱、借閱等情況。（三）保密措施1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，非經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露干部檔案內(nèi)容。在工作中形成的檔案管理記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料，應(yīng)妥善保管，防止泄密。3.對(duì)涉及干部個(gè)人隱私和敏感信息的檔案材料，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問等。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和防范能力。六、干部檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.組織（人事）部門因干部選拔任用、調(diào)配、考察、政審、辦理退休等工作需要查閱干部檔案。2.紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)因查處案件需要查閱干部檔案。3.其他經(jīng)批準(zhǔn)的單位和部門因工作需要查閱干部檔案。（二）查閱程序1.查閱單位或部門應(yīng)填寫《干部檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱理由、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息，并加蓋單位公章。2.將申請(qǐng)表提交檔案管理部門審核，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱人員必須嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)使用專門的檔案查閱工具，不得在檔案材料上涂改、圈劃、批注或抽取、撤換檔案材料。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《干部檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱干部檔案的，僅限于組織（人事）部門、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等相關(guān)部門。2.借閱干部檔案必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，填寫《干部檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。（四）借閱期限借閱干部檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（五）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的干部檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。2.借閱期間，如檔案發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無損。七、干部檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.干部因工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)變動(dòng)等原因，需要將檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位。2.干部退休后，檔案應(yīng)轉(zhuǎn)至其戶籍所在地的檔案管理部門或指定的機(jī)構(gòu)。3.其他符合規(guī)定的檔案轉(zhuǎn)遞情況。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.干部所在單位或部門應(yīng)填寫《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞理由、轉(zhuǎn)遞單位、干部姓名、檔案材料清單等信息，并加蓋單位公章。2.將通知單及檔案材料一并送交檔案管理部門審核，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄⒏刹繖n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并在《干部檔案轉(zhuǎn)遞登記表》上詳細(xì)記錄轉(zhuǎn)遞情況。4.接收單位收到檔案后，應(yīng)及時(shí)將回執(zhí)寄回檔案管理部門，確認(rèn)檔案已安全送達(dá)。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.轉(zhuǎn)遞的干部檔案應(yīng)完整齊全，材料應(yīng)經(jīng)過認(rèn)真整理和核對(duì)，確保檔案質(zhì)量。2.檔案轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案丟失、損壞和泄密。3.對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞中出現(xiàn)的問題，如檔案材料缺失、轉(zhuǎn)遞信息錯(cuò)誤等，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)單位溝通協(xié)調(diào)，妥善處理。八、干部檔案系統(tǒng)維護(hù)的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全干部檔案系統(tǒng)維護(hù)監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的全過程監(jiān)督。2.設(shè)立監(jiān)督舉報(bào)電話和郵箱，接受廣大干部群眾對(duì)干部檔案管理工作的監(jiān)督和舉報(bào)。3.定期對(duì)檔案管理部門和檔案管理人員的工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。2.干部檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和完整性，是否存在數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、信息更新不及時(shí)等問題。3.檔案庫(kù)房的安全管理情況，包括防火、防潮、防蟲、防盜等措施的落實(shí)情況。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心，是否嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年至少