PAGE殯葬工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)殯葬工作檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，充分發(fā)揮檔案在殯葬業(yè)務(wù)及管理中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在殯葬服務(wù)過程中形成的各類檔案，包括但不限于業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則殯葬工作檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映殯葬業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對(duì)涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定檔案管理工作的具體實(shí)施辦法。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀殯葬工作檔案，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.建立健全檔案管理工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)范，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。4.開發(fā)利用檔案信息資源，為殯葬業(yè)務(wù)決策、服務(wù)質(zhì)量提升、客戶需求反饋等提供支持。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在殯葬工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范本部門檔案的整理和保管，確保檔案的齊全、完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。4.在開展殯葬業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，正確使用和保護(hù)檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和霉變。4.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，確保檔案的合理利用和安全。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。6.積極參與檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率和水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務(wù)檔案殯葬服務(wù)合同、協(xié)議及相關(guān)文件，包括客戶信息、服務(wù)項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)流程等。遺體接運(yùn)、冷藏、化妝、整容、告別儀式、火化、骨灰寄存等環(huán)節(jié)的記錄，如照片、視頻、工作單、登記表等。墓地銷售、安葬業(yè)務(wù)檔案，包括墓地購買合同、墓穴位置圖、安葬記錄等。客戶投訴及處理記錄，包括投訴內(nèi)容、處理過程和結(jié)果等。2.行政管理檔案公司/組織的文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。資質(zhì)證書、許可證、營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)證照文件。對(duì)外宣傳資料、廣告策劃等文件。3.財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。收費(fèi)票據(jù)、發(fā)票存根等。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。4.人事檔案員工入職、離職手續(xù)文件，包括簡歷、勞動(dòng)合同、離職證明等。員工培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)資料等。員工薪酬福利、社會(huì)保險(xiǎn)等相關(guān)文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成部門、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。例如，業(yè)務(wù)檔案可分為遺體處理檔案、墓地業(yè)務(wù)檔案等；行政管理檔案可分為綜合管理檔案、業(yè)務(wù)管理檔案等。2.編號(hào)為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于檔案的識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案材料的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案按照分類和編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和管理。對(duì)重要的紙質(zhì)檔案可進(jìn)行備份，采用電子掃描等方式進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)建立相應(yīng)的索引目錄。2.電子檔案采用專用的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，確保電子檔案的安全、完整和可利用。對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.特殊載體檔案如照片、視頻、錄音帶等，應(yīng)按照其特性進(jìn)行單獨(dú)保管。照片應(yīng)沖印成冊(cè)或制作電子相冊(cè)，視頻、錄音帶應(yīng)標(biāo)注相關(guān)信息并妥善存放。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)殯葬業(yè)務(wù)及管理具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如重要的業(yè)務(wù)合同、重大事件記錄、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長期保管在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為10年至50年。如一般性的業(yè)務(wù)檔案、行政管理文件等。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為1年至10年。如臨時(shí)性的文件、一般性的統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案目錄一致。2.在清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并記錄在案。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和分析，針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案管理工作。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的檔案保管期限規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、客觀公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財(cái)務(wù)部門代表等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、法律糾紛、歷史記錄等方面的檔案，應(yīng)慎重鑒定，必要時(shí)可征求相關(guān)部門或?qū)＜业囊庖?。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行。4.銷毀檔案過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。銷毀完畢后，將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的《檔案查閱申請(qǐng)表》，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，如需借出檔案管理部門查閱，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱本公司/組織檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容等信息，經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的殯葬工作檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和水平，為殯葬業(yè)務(wù)及管理提供更加便捷、高效的服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入支持多種格式的檔案數(shù)據(jù)錄入，包括紙質(zhì)檔案的掃描錄入、電子文件的直接導(dǎo)入等，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.檔案檢索提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案信息。3.檔案借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，實(shí)時(shí)跟蹤檔案借閱情況。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全保密。