PAGE供應(yīng)商檔案制度模板一、總則（一）目的為加強公司供應(yīng)商管理，規(guī)范供應(yīng)商檔案建立與維護工作，確保供應(yīng)商信息準確、完整、有效，保障公司采購活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購項目涉及的供應(yīng)商檔案管理工作。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準，確保供應(yīng)商檔案管理工作合法合規(guī)。2.準確完整原則：保證供應(yīng)商檔案信息真實、準確、完整，全面反映供應(yīng)商基本情況、業(yè)務(wù)能力、信譽狀況等。3.動態(tài)管理原則：根據(jù)供應(yīng)商合作情況及業(yè)務(wù)發(fā)展變化，及時更新檔案信息，實行動態(tài)管理。4.保密原則：對供應(yīng)商檔案信息嚴格保密，防止信息泄露，保障供應(yīng)商合法權(quán)益。二、供應(yīng)商檔案內(nèi)容（一）基本信息1.供應(yīng)商注冊信息供應(yīng)商名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等。營業(yè)執(zhí)照注冊號、稅務(wù)登記證號、組織機構(gòu)代碼證號等相關(guān)證照號碼。2.企業(yè)簡介供應(yīng)商成立時間、經(jīng)營范圍、經(jīng)營規(guī)模、發(fā)展歷程等。企業(yè)組織架構(gòu)、人員規(guī)模及構(gòu)成等情況。3.聯(lián)系方式聯(lián)系人姓名、職務(wù)、手機號碼、電子郵箱等。聯(lián)系地址、傳真號碼等。（二）資質(zhì)證明文件1.營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件：清晰反映供應(yīng)商經(jīng)營范圍、注冊地址、法定代表人等信息。2.稅務(wù)登記證副本復(fù)印件：提供國稅及地稅登記證副本復(fù)印件。3.組織機構(gòu)代碼證副本復(fù)印件：確保代碼清晰可辨。4.法定代表人身份證明書：明確法定代表人身份及授權(quán)范圍。5.法定代表人授權(quán)委托書：如有委托代理采購業(yè)務(wù)，需提供授權(quán)委托書。6.生產(chǎn)許可證（如有）：對于生產(chǎn)型供應(yīng)商，提供相關(guān)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證。7.產(chǎn)品質(zhì)量認證證書：如ISO質(zhì)量管理體系認證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告等。8.行業(yè)資質(zhì)證書（如有）：根據(jù)行業(yè)特點，提供相應(yīng)資質(zhì)證書，如建筑行業(yè)資質(zhì)證書、醫(yī)療器械經(jīng)營資質(zhì)證書等。（三）業(yè)績情況1.近[X]年主要客戶名單：列出供應(yīng)商近[X]年服務(wù)的主要客戶，包括客戶名稱、合作項目、合作金額等。2.類似項目業(yè)績案例：提供與公司采購項目類似的成功案例，包括項目名稱、項目內(nèi)容、項目成果、客戶評價等詳細信息。3.業(yè)績證明材料：如合同復(fù)印件、驗收報告、客戶反饋函等，作為業(yè)績情況的支撐材料。（四）財務(wù)狀況1.資產(chǎn)負債表：提供供應(yīng)商近[X]年度資產(chǎn)負債表，反映其資產(chǎn)、負債及所有者權(quán)益情況。2.利潤表：提供近[X]年度利潤表，展示其經(jīng)營成果。3.現(xiàn)金流量表：如有需要，提供近[X]年度現(xiàn)金流量表。4.財務(wù)審計報告（如有）：提供由專業(yè)審計機構(gòu)出具的審計報告，以證明財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。（五）產(chǎn)品信息1.產(chǎn)品目錄：詳細列出供應(yīng)商提供的各類產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)等。2.產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準：明確產(chǎn)品所遵循的國家標(biāo)準、行業(yè)標(biāo)準或企業(yè)標(biāo)準。3.產(chǎn)品價格清單：提供產(chǎn)品的價格明細，包括單價、批量價格、價格有效期等。4.產(chǎn)品樣本及說明書：提供產(chǎn)品樣本、使用說明書、操作手冊等資料，便于了解產(chǎn)品性能和使用方法。（六）服務(wù)能力1.售后服務(wù)承諾：供應(yīng)商對產(chǎn)品售后服務(wù)的承諾，包括維修、保養(yǎng)、退換貨等服務(wù)內(nèi)容及響應(yīng)時間。2.技術(shù)支持能力：供應(yīng)商技術(shù)團隊的人員構(gòu)成、專業(yè)技能、技術(shù)研發(fā)能力等情況。3.應(yīng)急處理能力：針對可能出現(xiàn)的產(chǎn)品質(zhì)量問題或緊急情況，供應(yīng)商的應(yīng)急處理預(yù)案及能力。（七）信譽狀況1.信用評級：查詢供應(yīng)商的信用評級情況，如由專業(yè)信用評級機構(gòu)出具的信用報告。2.銀行資信證明：提供銀行出具的資信證明，反映供應(yīng)商的信用狀況和資金實力。3.涉訴及違法違規(guī)記錄：查詢供應(yīng)商是否存在涉訴案件、行政處罰等違法違規(guī)記錄。（八）其他信息1.供應(yīng)商自我評價：供應(yīng)商對自身優(yōu)勢、不足及改進措施的自我評價。2.公司內(nèi)部評價記錄：公司采購部門、使用部門等對供應(yīng)商的評價記錄，包括合作過程中的表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平等方面的評價。3.其他相關(guān)資料：如供應(yīng)商參加行業(yè)展會的資料、獲得的榮譽證書等。三、供應(yīng)商檔案建立流程（一）供應(yīng)商篩選與初步評估1.采購需求分析：采購部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，明確采購項目的要求和標(biāo)準。2.供應(yīng)商搜索與收集：通過多種渠道搜索潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。3.初步篩選：根據(jù)采購項目要求，對收集到的供應(yīng)商進行初步篩選，排除不符合基本條件的供應(yīng)商。4.初步評估：對篩選后的供應(yīng)商進行初步評估，包括了解其基本情況、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、服務(wù)能力等方面。（二）供應(yīng)商信息收集1.發(fā)放供應(yīng)商信息收集表：向潛在供應(yīng)商發(fā)放供應(yīng)商信息收集表，要求其填寫基本信息、資質(zhì)證明文件、業(yè)績情況、產(chǎn)品信息等內(nèi)容。2.實地考察（如有需要）：對于重要采購項目或?qū)?yīng)商情況存疑時，安排實地考察，了解供應(yīng)商的實際生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系等。3.信息核實：對供應(yīng)商提供的信息進行核實，通過電話、郵件、實地走訪等方式，驗證信息的真實性和準確性。（三）檔案建立與錄入1.檔案整理：采購部門對收集到的供應(yīng)商信息進行整理，按照檔案內(nèi)容要求進行分類歸檔。2.檔案錄入：將整理好的供應(yīng)商信息錄入公司供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)，確保信息準確無誤。3.檔案審核：采購部門負責(zé)人對錄入的供應(yīng)商檔案進行審核，確保檔案內(nèi)容完整、準確、符合要求。（四）檔案審批與存檔1.審批流程：檔案審核通過后，提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批通過后，正式建立供應(yīng)商檔案。2.存檔管理：將供應(yīng)商檔案紙質(zhì)版和電子版分別進行存檔管理，紙質(zhì)版檔案按照檔案編號順序存放，電子版檔案進行備份存儲。四、供應(yīng)商檔案維護與更新（一）定期更新1.信息定期收集：要求供應(yīng)商每年定期更新基本信息、資質(zhì)證明文件、業(yè)績情況等內(nèi)容。2.檔案更新審核：采購部門對供應(yīng)商提交的更新信息進行審核，確保信息準確有效。審核通過后，及時更新供應(yīng)商檔案。（二）動態(tài)更新1.合作過程記錄：在與供應(yīng)商合作過程中，采購部門、使用部門等及時記錄供應(yīng)商的表現(xiàn)情況，如產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、服務(wù)投訴等。2.信息變更通知：供應(yīng)商發(fā)生重大信息變更時，如法定代表人變更、經(jīng)營范圍變更、地址變更等，應(yīng)及時通知公司采購部門，并提交相關(guān)證明文件。3.檔案實時更新：根據(jù)合作過程記錄和信息變更通知，實時更新供應(yīng)商檔案信息，確保檔案信息的及時性和準確性。（三）供應(yīng)商評價與檔案調(diào)整1.定期評價：采購部門每年組織對供應(yīng)商進行綜合評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、服務(wù)質(zhì)量、信譽狀況等方面。2.評價結(jié)果記錄：將供應(yīng)商評價結(jié)果記錄在供應(yīng)商檔案中，并作為檔案調(diào)整的依據(jù)。3.檔案調(diào)整：根據(jù)供應(yīng)商評價結(jié)果，對供應(yīng)商檔案進行相應(yīng)調(diào)整。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予適當(dāng)?shù)莫剟畲胧缭黾雍献鳈C會、提高采購額度等；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，可采取警告、減少合作機會、暫停合作等措施，并督促其整改。如供應(yīng)商整改后仍不符合要求，可將其從供應(yīng)商檔案中刪除。五、供應(yīng)商檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.采購部門：采購部門相關(guān)人員可查閱供應(yīng)商檔案，用于采購項目的供應(yīng)商篩選、評估、談判等工作。2.使用部門：使用部門因工作需要，經(jīng)采購部門負責(zé)人批準后，可查閱供應(yīng)商檔案中與產(chǎn)品使用、質(zhì)量反饋等相關(guān)的信息。3.財務(wù)部門：財務(wù)部門在進行供應(yīng)商付款、財務(wù)審計等工作時，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，可查閱供應(yīng)商檔案中與財務(wù)狀況相關(guān)的信息。（二）查閱流程1.查閱申請：查閱人員填寫供應(yīng)商檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請審批：申請表提交至所在部門負責(zé)人審批，審批通過后交至檔案管理部門。3.檔案查閱：檔案管理部門根據(jù)審批后的申請表，提供相應(yīng)的供應(yīng)商檔案供查閱人員查閱，并做好查閱記錄。（三）使用規(guī)定1.信息保密：查閱人員應(yīng)對查閱過程中獲取的供應(yīng)商檔案信息嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.禁止篡改：查閱人員不得擅自修改、刪除供應(yīng)商檔案信息。3.使用范圍限制：供應(yīng)商檔案信息僅用于公司內(nèi)部采購業(yè)務(wù)相關(guān)工作，不得用于其他任何商業(yè)目的或非法用途。六、供應(yīng)商檔案安全與保密（一）安全管理1.存儲安全：供應(yīng)商檔案紙質(zhì)版應(yīng)存放在安全可靠的檔案柜中，防止檔案丟失、損壞或被盜。電子版檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.訪問安全：對供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問檔案信息。定期更換系統(tǒng)密碼，確保密碼安全。3.網(wǎng)絡(luò)安全：加強供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件發(fā)生。安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件，并定期進行更新和維護。（二）保密措施1.人員培訓(xùn)：對涉及供應(yīng)商檔案管理的人員進行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和責(zé)任感。2.簽訂保密協(xié)議：與接觸供應(yīng)商檔案信息的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)