PAGE司法機(jī)關(guān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)司法機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在司法工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本司法機(jī)關(guān)各部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則司法機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則檔案管理應(yīng)保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，全面反映司法機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，維護(hù)歷史的原始面貌。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，為司法工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。4.安全保密原則檔案管理要確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案要進(jìn)行嚴(yán)格保密。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)司法機(jī)關(guān)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本司法機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，做好檔案的安全保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。4.開(kāi)展檔案的鑒定工作，按照規(guī)定的期限和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀，并做好相關(guān)記錄。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.編制檔案檢索工具，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案的查閱效率，為司法工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。7.組織開(kāi)展檔案的利用工作，依法為司法機(jī)關(guān)各部門(mén)和社會(huì)各界提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和反饋工作。8.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。9.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門(mén)和其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，及時(shí)報(bào)送檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.司法機(jī)關(guān)在辦理各類(lèi)案件過(guò)程中形成的文件材料，包括案件受理、立案、偵查、起訴、審判、執(zhí)行等各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)材料。2.司法機(jī)關(guān)內(nèi)部行政管理工作中形成的文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、人事檔案管理、財(cái)務(wù)管理、物資管理等方面的材料。3.司法機(jī)關(guān)開(kāi)展業(yè)務(wù)研究、學(xué)術(shù)交流、培訓(xùn)等活動(dòng)中形成的文件材料，如研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、培訓(xùn)教材、會(huì)議紀(jì)要等。4.司法機(jī)關(guān)與其他單位或部門(mén)之間往來(lái)的文件材料，如函件、協(xié)議、合同、聯(lián)合辦案文件等。5.司法機(jī)關(guān)獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件材料，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保檔案材料的齊全和真實(shí)。對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保不遺漏。3.收集的檔案材料應(yīng)保持原始記錄，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。如有破損或褪色的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案的管理效率和服務(wù)質(zhì)量。（四）檔案整理方法1.分類(lèi)根據(jù)司法機(jī)關(guān)檔案的特點(diǎn)和管理需要，采用年度機(jī)構(gòu)問(wèn)題分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。即先按年度將檔案分為若干類(lèi)別，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（部門(mén)）進(jìn)行細(xì)分，最后在每個(gè)機(jī)構(gòu)（部門(mén)）下按問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法可采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+流水號(hào)”的形式，如“202301001”，其中“2023”表示年度，“01”表示機(jī)構(gòu)代碼，“001”表示流水號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，另一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檔案檢索工具。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式，確保檔案的完整性和美觀性。四、檔案的保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、防盜門(mén)窗、遮光窗簾等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)順序上架存放，排列整齊，便于查找。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.對(duì)重要的檔案應(yīng)實(shí)行專(zhuān)柜保管，嚴(yán)格限制查閱人員，確保檔案的安全。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，便于對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤管理。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和司法機(jī)關(guān)檔案的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：司法機(jī)關(guān)制定的法規(guī)性文件；重要的會(huì)議記錄、決議、決定；重大案件的判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)；司法機(jī)關(guān)的歷史沿革、大事記等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括：一般案件的判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)；司法機(jī)關(guān)的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；重要的業(yè)務(wù)文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。保管期限為30年。4.短期保管的檔案主要包括：一般性的文件材料、臨時(shí)性的工作記錄等。保管期限為10年。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、利用情況等。2.定期檢查應(yīng)形成記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或被盜，應(yīng)立即報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行查找和處理。3.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限且失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和司法機(jī)關(guān)檔案的特點(diǎn)，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等方面的要求。2.對(duì)檔案進(jìn)行鑒定時(shí)，應(yīng)綜合考慮檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（三）檔案鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)司法機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，監(jiān)銷(xiāo)人員和銷(xiāo)毀人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（四）檔案銷(xiāo)毀登記建立檔案銷(xiāo)毀登記制度，對(duì)檔案銷(xiāo)毀的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、數(shù)量、批準(zhǔn)人、監(jiān)銷(xiāo)人等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。檔案銷(xiāo)毀登記冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求報(bào)送司法機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門(mén)。3.利用檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，為檔案管理決策提供依據(jù)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）檔案利用1.司法機(jī)關(guān)各部門(mén)因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)檔案查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱規(guī)定的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.涉及國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)司法機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱人員應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露。4.根據(jù)司法工作的需要，檔案管理部門(mén)可向社會(huì)提供檔案查閱服務(wù)，但應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案信息的安全。5.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、利用效果等進(jìn)行詳細(xì)記錄。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)定期整理歸檔，永久保存。七、檔案信息化建設(shè)（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的司法機(jī)關(guān)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。2.通過(guò)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為司法工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)司法機(jī)關(guān)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文件，存儲(chǔ)在檔案信息化管理系統(tǒng)中。2.檔案數(shù)字化掃描應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保掃描圖像清晰可讀，色彩還原準(zhǔn)確，圖像格式符合要求。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等處理，建立與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)管理。（三）檔案信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級(jí)等基本信息，以及檔案內(nèi)容的全文錄入或摘要錄入。2.檔案檢索功能提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、責(zé)任者、保管期限等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.檔案借閱功能實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，確保檔案借閱的規(guī)范和安全。4.檔案統(tǒng)計(jì)功能對(duì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能設(shè)置用戶權(quán)限管理，對(duì)不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案信息化安全保障1.建立