PAGE風(fēng)電項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)風(fēng)電項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為風(fēng)電項(xiàng)目的規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及維護(hù)提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有風(fēng)電項(xiàng)目從項(xiàng)目前期籌備、建設(shè)施工到竣工驗(yàn)收、運(yùn)營(yíng)維護(hù)全過(guò)程中形成的各類檔案的管理。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》以及風(fēng)電行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范制定。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)風(fēng)電項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理。各項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)本部門項(xiàng)目檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并接受公司檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.完整準(zhǔn)確原則確保風(fēng)電項(xiàng)目檔案全面反映項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營(yíng)的全過(guò)程，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)可靠，圖物相符。3.及時(shí)歸檔原則項(xiàng)目檔案應(yīng)隨項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步收集、整理，及時(shí)歸檔，不得積壓或延誤。4.便于利用原則檔案整理應(yīng)符合科學(xué)分類和檢索要求，便于項(xiàng)目各階段對(duì)檔案的查閱、使用和管理。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理風(fēng)電項(xiàng)目檔案。檔案管理中心配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理中心職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善風(fēng)電項(xiàng)目檔案管理的具體辦法和流程。2.負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各項(xiàng)目部門的檔案收集、整理、歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案符合要求。3.集中統(tǒng)一管理風(fēng)電項(xiàng)目檔案，建立健全檔案管理制度和檢索體系，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。6.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，將風(fēng)電項(xiàng)目檔案錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。7.參與風(fēng)電項(xiàng)目檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出鑒定意見(jiàn)，并按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系，及時(shí)報(bào)送項(xiàng)目檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料。（三）項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門風(fēng)電項(xiàng)目文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作，按照檔案管理中心的要求，及時(shí)將整理好的項(xiàng)目檔案移交至檔案管理中心。3.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，配合檔案管理中心做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，接受檔案管理中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。4.負(fù)責(zé)本部門查閱、借閱檔案的登記和歸還工作，并確保檔案的安全和保密。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類風(fēng)電項(xiàng)目檔案分為工程前期文件、工程管理文件、施工文件、設(shè)備文件、竣工圖、生產(chǎn)運(yùn)行文件等六大類。1.工程前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目核準(zhǔn)文件等。項(xiàng)目規(guī)劃、選址意見(jiàn)書(shū)、土地使用證等相關(guān)文件。項(xiàng)目設(shè)計(jì)招標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)合同等文件。2.工程管理文件項(xiàng)目建設(shè)管理機(jī)構(gòu)成立文件、項(xiàng)目建設(shè)管理規(guī)章制度等。工程建設(shè)計(jì)劃及調(diào)整文件、工程進(jìn)度報(bào)告、工程協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要等。工程質(zhì)量監(jiān)督申報(bào)及備案文件、工程質(zhì)量檢查記錄、質(zhì)量事故處理報(bào)告等。工程安全管理文件，包括安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故處理報(bào)告等。工程合同管理文件，如工程總承包合同、分包合同、設(shè)備采購(gòu)合同、監(jiān)理合同等。3.施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄等。工程測(cè)量記錄、地基處理記錄、基礎(chǔ)施工記錄等。主體工程施工記錄，包括混凝土施工記錄、鋼結(jié)構(gòu)安裝記錄等。設(shè)備安裝調(diào)試記錄、電氣系統(tǒng)調(diào)試記錄等。隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.設(shè)備文件設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備技術(shù)協(xié)議、設(shè)備監(jiān)造文件等。設(shè)備出廠合格證及質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備安裝使用說(shuō)明書(shū)等。設(shè)備開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄等。5.竣工圖項(xiàng)目總平面圖、建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖、電氣竣工圖、暖通竣工圖等?？⒐D編制說(shuō)明、竣工圖審核記錄等。6.生產(chǎn)運(yùn)行文件風(fēng)電項(xiàng)目運(yùn)行操作規(guī)程、維護(hù)手冊(cè)等。設(shè)備運(yùn)行記錄、維護(hù)記錄、故障處理記錄等。生產(chǎn)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“項(xiàng)目名稱分類代碼流水號(hào)”的形式。1.項(xiàng)目名稱：填寫風(fēng)電項(xiàng)目的全稱。2.分類代碼：按照上述檔案分類，分別用兩位數(shù)字表示，如“01”表示工程前期文件，“02”表示工程管理文件等。3.流水號(hào)：按照檔案形成的時(shí)間順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，某風(fēng)電項(xiàng)目的一份工程管理文件中的工程進(jìn)度報(bào)告，其編號(hào)為“[項(xiàng)目名稱]02010”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各項(xiàng)目部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門項(xiàng)目文件材料的收集工作。2.項(xiàng)目文件材料應(yīng)在形成過(guò)程中及時(shí)收集，確保齊全、完整。對(duì)于重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份保存。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫材料書(shū)寫或打印。4.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。2.每份文件材料應(yīng)單獨(dú)裝訂，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。3.對(duì)于圖紙類文件，應(yīng)折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面，并進(jìn)行編號(hào)、編目。4.電子文件應(yīng)按照分類要求進(jìn)行存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行命名和標(biāo)注，確保與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)一致。5.整理后的檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印或手寫清晰，并與檔案一同裝訂。五、檔案歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.工程前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)歸檔。2.工程管理文件應(yīng)隨項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步歸檔，每月定期整理歸檔一次。3.施工文件應(yīng)在單項(xiàng)工程竣工后及時(shí)歸檔。4.設(shè)備文件應(yīng)在設(shè)備到貨驗(yàn)收合格后歸檔，設(shè)備安裝調(diào)試完成后補(bǔ)充完善相關(guān)記錄。5.竣工圖應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后三個(gè)月內(nèi)歸檔。6.生產(chǎn)運(yùn)行文件應(yīng)在項(xiàng)目投入生產(chǎn)運(yùn)行后及時(shí)歸檔，每月定期整理歸檔一次。（二）移交程序1.項(xiàng)目部門在檔案整理完成后，填寫《風(fēng)電項(xiàng)目檔案移交清單》，一式兩份，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息。2.項(xiàng)目部門將整理好的檔案及《風(fēng)電項(xiàng)目檔案移交清單》一并移交至檔案管理中心。3.檔案管理中心對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與項(xiàng)目部門溝通，要求其補(bǔ)充完善或整改。4.核對(duì)驗(yàn)收無(wú)誤后，檔案管理中心在《風(fēng)電項(xiàng)目檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，雙方各執(zhí)一份。六、檔案保管與保護(hù)（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件良好的地點(diǎn)建設(shè)。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等，確保檔案安全。3.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和管理。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放于檔案架（柜）中，排列整齊，便于查找。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有破損、霉變、褪色等情況，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、害蟲(chóng)等對(duì)檔案造成損害。（三）檔案保護(hù)措施1.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如進(jìn)行縮微復(fù)制、數(shù)字化備份等，以延長(zhǎng)檔案的使用壽命。2.檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案，避免對(duì)檔案造成損壞。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理中心，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.對(duì)于已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，防止檔案信息泄露。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱風(fēng)電項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫《風(fēng)電項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容。2.《風(fēng)電項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理中心。3.檔案管理中心根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并在《風(fēng)電項(xiàng)目檔案查閱登記簿》上記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱及編號(hào)等信息。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理中心指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理中心。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理中心同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱風(fēng)電項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫《風(fēng)電項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等內(nèi)容。2.《風(fēng)電項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理中心。3.檔案管理中心根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)借閱人進(jìn)行資格審查。如符合借閱條件，辦理檔案借閱手續(xù)，收取一定的押金（如有需要），并在《風(fēng)電項(xiàng)目檔案借閱登記簿》上記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱檔案名稱及編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。4.借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]天，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理中心申請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，請(qǐng)及時(shí)報(bào)告檔案管理中心，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。6.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理中心應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如無(wú)問(wèn)題，辦理歸還手續(xù)，并退還押金（如有）。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱風(fēng)電項(xiàng)目檔案，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱或借閱的目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容。2.公司收到外部單位申請(qǐng)后，進(jìn)行審核。如符合規(guī)定，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理中心按照內(nèi)部查閱或借閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.外部單位查閱或借閱檔案時(shí)，檔案管理中心應(yīng)安排專人陪同，確保檔案的安全和保密。4.外部單位如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司同意，并按照規(guī)定簽訂保密協(xié)議，支付相應(yīng)的費(fèi)用。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理中心負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成，負(fù)責(zé)風(fēng)電項(xiàng)目檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和風(fēng)電項(xiàng)目檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）。3.具有重要?dú)v史價(jià)值、對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營(yíng)有長(zhǎng)期參考作用的檔案應(yīng)列為永久保管；在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營(yíng)有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為長(zhǎng)期保管；在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營(yíng)有參考作用的檔案應(yīng)列為短期保管。（三）鑒定程序1.檔案管理中心定期對(duì)風(fēng)電項(xiàng)目檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)需要鑒定的數(shù)據(jù)進(jìn)行逐一審查，確定檔案的保管期限。3.檔案鑒定小組形成鑒定意見(jiàn)，填寫《風(fēng)電項(xiàng)目檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，注明檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、原保管期限、鑒定后保管期限等內(nèi)容。4.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照鑒定意見(jiàn)對(duì)檔案進(jìn)行分類處理。（四）銷毀程序1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，由檔案管理中心編制《風(fēng)電項(xiàng)目檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.《風(fēng)電項(xiàng)目檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理中心組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)銷人員在《風(fēng)電項(xiàng)目檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期、地點(diǎn)等信息。銷毀后的《風(fēng)電項(xiàng)目檔案銷毀清單》應(yīng)長(zhǎng)期保存。九、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理中心應(yīng)建立風(fēng)電項(xiàng)目檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、查閱、借閱、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。