PAGE一體化檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織一體化檔案室的建設(shè)與管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管、利用和開發(fā)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立一體化檔案室，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋公司/組織工作的各個(gè)方面，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）一體化檔案室一體化檔案室是公司/組織檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)集中管理各類檔案。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，為檔案利用提供便利。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等提供檔案信息服務(wù)。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)。（二）各部門檔案管理員各部門應(yīng)指定專人擔(dān)任檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行分類、立卷、裝訂，并定期向一體化檔案室移交。3.協(xié)助一體化檔案室開展檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用，為部門工作提供檔案支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：涵蓋公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料等。3.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類檔案：如生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、產(chǎn)品質(zhì)量文件、設(shè)備檔案、物資采購與銷售檔案等。4.基本建設(shè)類檔案：包括工程項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。5.科研類檔案：涉及公司/組織科研項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時(shí)收集本部門的文件材料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.對(duì)重要文件材料應(yīng)實(shí)行雙套制歸檔，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其可讀性和可追溯性。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類等一級(jí)類目，再根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置二級(jí)及以下類目。3.對(duì)歸檔文件進(jìn)行裝訂、編頁號(hào)、編目、裝盒等操作，確保檔案的整齊規(guī)范。編目應(yīng)包括檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項(xiàng)目，以便準(zhǔn)確檢索和統(tǒng)計(jì)。四、檔案的保管（一）保管條件1.一體化檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、除濕機(jī)、防蟲藥品、防鼠板等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置不同類型的檔案架（柜），按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（二）檔案上架與排列1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架排列，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度依次排列。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和鑒定。3.檔案架（柜）應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等標(biāo)識(shí)，以便快速定位查找。（三）檔案保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程及歷年修改稿、重要會(huì)議記錄、重大合同協(xié)議、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。2.長(zhǎng)期保管的檔案：對(duì)本公司/組織工作有重要查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。如一般會(huì)議記錄、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、重要業(yè)務(wù)文件等。3.短期保管的檔案：對(duì)本公司/組織工作有一定查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。如一般性文件、臨時(shí)性報(bào)表等。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.一體化檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清查盤點(diǎn)工作應(yīng)填寫檔案清查登記表，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的破損、褪色、字跡模糊等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定程序辦理利用手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理利用手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。（二）利用方式1.查閱：利用者可在一體化檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到一體化檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理人員審核同意后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋一體化檔案室印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.一體化檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、利用檔案名稱及數(shù)量等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和需求，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.成立檔案鑒定工作小組，由一體化檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估。（二）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。2.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、文號(hào)、責(zé)任者、日期、保管期限、數(shù)量等信息。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方式與監(jiān)督1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)按照電子檔案管理要求，及時(shí)收集本部門形成的電子文件，并進(jìn)行整理和歸檔。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS等，確保其可讀性和可追溯性。2.電子檔案的整理應(yīng)遵循紙質(zhì)檔案的整理原則和方法，按照文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等操作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立存儲(chǔ)設(shè)備使用登記制度，記錄設(shè)備的使用情況。（三）電子檔案的利用與安全管理1.電子檔案的利用應(yīng)通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，利用者應(yīng)按照規(guī)定權(quán)限訪問電子檔案數(shù)據(jù)庫。如需下載電子檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。2.加