PAGE聯(lián)通檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國聯(lián)通檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際，制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于中國聯(lián)通各級公司及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的歷史過程和實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司檔案工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司決策提供參考依據(jù)。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。6.指導(dǎo)和監(jiān)督所屬單位的檔案管理工作。（二）各部門檔案管理職責(zé)公司各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在各項工作中形成的文件材料，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號和裝訂。2.定期將整理好的檔案移交至公司檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，不斷提高檔案管理工作水平。4.積極開展檔案編研工作，為公司提供有價值的檔案信息服務(wù)。5.及時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司檔案的收集范圍包括但不限于以下方面：1.黨群工作類：黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察等方面形成的文件材料。2.行政管理類：公司行政事務(wù)管理、人力資源管理、財務(wù)管理、審計、法務(wù)等方面形成的文件材料。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：市場運營、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、客戶服務(wù)、技術(shù)研發(fā)等方面形成的文件材料。4.基本建設(shè)類：公司基本建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等方面形成的文件材料。5.設(shè)備儀器類：公司各類設(shè)備儀器的購置、使用、維護(hù)、報廢等方面形成的文件材料。6.會計檔案類：公司財務(wù)會計核算過程中形成的憑證、賬簿、報表等文件材料。7.聲像檔案類：公司在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.電子檔案類：公司在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)實行雙套制歸檔，即同時保存紙質(zhì)文件和電子文件。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、聲像檔案類、電子檔案類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)實際情況設(shè)置二級及以下類目。2.編號：對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：將文件材料按照編號順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.會計檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案管理部門保管。3.基本建設(shè)項目檔案應(yīng)在項目竣工驗收后三個月內(nèi)完成歸檔。4.設(shè)備儀器檔案應(yīng)在設(shè)備儀器開箱驗收或安裝調(diào)試完畢后及時歸檔。5.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束后及時整理歸檔。6.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行歸檔，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交至檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.審核合格的檔案進(jìn)行編目、上架，正式歸檔保管。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及紀(jì)檢監(jiān)察部門人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定依據(jù)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案保管期限表，結(jié)合公司實際情況進(jìn)行。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報上級主管部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由檔案管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等人員共同監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.監(jiān)銷人員在檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.因工作需要查閱重要檔案或涉及機(jī)密檔案的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理登記手續(xù)。（三）利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極為公司各項工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時準(zhǔn)確地提供檔案信息。1.編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便查閱利用。2.開展檔案編研工作，編寫專題資料、大事記等，為公司決策提供參考。3.建立檔案信息共享平臺，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。（二）移交工作1.公司所屬單位