PAGE學校檔案員職責制度一、總則（一）目的為加強學校檔案工作的規(guī)范化、科學化管理，充分發(fā)揮檔案在學校教育教學、行政管理及各項工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》以及相關教育行業(yè)檔案管理標準，結合本校實際情況，特制定本職責制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體檔案員以及涉及檔案管理工作的各部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學校檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內容必須真實反映學校各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則嚴格遵守國家保密法規(guī)，對涉及學校機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。4.服務性原則檔案管理工作要以服務學校發(fā)展、服務教育教學、服務師生為宗旨，充分發(fā)揮檔案的利用價值。二、檔案員崗位職責（一）檔案收集1.負責全校各類檔案的收集工作，包括但不限于教學檔案、行政檔案、學生檔案、教師業(yè)務檔案等。2.定期與各部門溝通，了解檔案形成情況，及時督促相關人員將應歸檔的文件材料移交檔案室。3.主動收集學校在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、照片、音像等材料。（二）檔案整理1.按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行科學分類、編號、編目。2.對檔案進行系統(tǒng)排列，編制檢索工具，方便檔案的查找和利用。3.對破損、褪色的檔案進行修復和裱糊，確保檔案的質量。（三）檔案保管1.負責檔案庫房的日常管理，保持庫房清潔、整齊、通風良好，確保檔案安全。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，定期檢查維護，保證設備正常運行。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案進出庫登記，防止檔案丟失、損壞。（四）檔案利用1.積極為學校各部門和師生提供檔案查閱、借閱服務，根據需要及時準確地提供檔案資料。2.對檔案利用情況進行登記，跟蹤檔案使用去向，確保檔案及時歸還。3.根據學校工作需要，開展檔案編研工作，如編寫大事記、組織沿革、專題匯編等，為學校發(fā)展提供參考依據。（五）檔案信息化管理1.負責學校檔案信息化系統(tǒng)的建設和維護，將檔案信息錄入系統(tǒng)，實現檔案的數字化管理。2.定期對檔案信息化數據進行備份，防止數據丟失。3.利用信息化手段提高檔案管理效率和服務水平，如開展在線查詢、遠程利用等服務。三、檔案分類及歸檔范圍（一）教學檔案1.綜合類學校教學工作計劃、總結、規(guī)章制度等。2.教學管理類教學任務安排、課程表、教學進度計劃、教學檢查記錄等。3.教師業(yè)務類教師教學大綱、教案、教學課件、教學成果、教學獲獎證書等。4.學生學籍類學生入學登記表、學籍卡片、成績單、畢業(yè)登記表等。5.實踐教學類實習計劃、實習報告、畢業(yè)設計（論文）選題、指導記錄、答辯記錄等。6.教材類教材征訂計劃、教材使用情況統(tǒng)計、自編教材等。（二）行政檔案1.學校行政會議記錄、紀要。2.學校發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、總結。3.學校機構設置、人員編制、干部任免文件。4.學校對外聯絡文件、協(xié)議、合同。5.學校財務文件、預決算報告、審計報告。6.學校安全保衛(wèi)文件及相關記錄。（三）學生檔案1.學生個人基本信息材料。2.學生綜合素質評價材料。3.學生獎懲材料。4.學生社會實踐活動材料。5.學生黨團組織關系材料。（四）教師業(yè)務檔案1.教師個人基本信息材料。2.教師教學業(yè)務材料。3.教師科研成果材料。4.教師培訓進修材料。5.教師師德師風考核材料。（五）基建檔案1.學?；窘ㄔO項目的可行性研究報告、立項批復。2.工程設計文件、圖紙、變更記錄。3.工程招投標文件、合同。4.工程施工過程中的各項記錄、驗收報告。5.工程竣工結算、決算文件。（六）設備檔案1.學校大型設備、儀器的購置申請、批復。2.設備采購合同、發(fā)票。3.設備安裝調試記錄、驗收報告。4.設備使用說明書、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)記錄。（七）聲像檔案1.學校重大活動、會議的照片、錄像。2.學校校園風貌、教學設施等方面的照片、錄像。3.學校師生獲獎、參加重要比賽等活動的照片、錄像。四、檔案歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門和人員應確保移交的文件材料齊全，能夠完整反映相關工作的全過程。（二）文件材料真實準確歸檔的文件材料必須是真實發(fā)生的，內容準確無誤，不得虛假、夸大。（三）文件材料格式規(guī)范文件材料應采用統(tǒng)一的格式，如紙張規(guī)格、字體字號、排版格式等，確保整齊美觀。（四）文件材料簽署完備重要文件應具備相關人員的簽字、蓋章等簽署手續(xù)，保證文件的有效性。（五）及時歸檔各部門應在規(guī)定時間內將文件材料移交檔案室，檔案員要及時整理歸檔，不得積壓。五、檔案借閱與查閱制度（一）借閱范圍本校教職工因工作需要可借閱與本人工作相關的檔案。（二）借閱手續(xù)1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時間等。2.經所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。3.檔案員對借閱申請表進行審核，無誤后將檔案借出，并登記借閱日期、借閱人姓名、檔案名稱等信息。（三）借閱期限一般檔案借閱期限為[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）查閱手續(xù)1.本校教職工因工作需要查閱檔案，可直接到檔案室進行查閱。2.查閱人需填寫檔案查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、查閱時間等。3.檔案員提供檔案后，應在現場監(jiān)督查閱，查閱完畢及時歸還檔案。（五）保密要求1.借閱、查閱檔案人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。2.未經檔案員同意，不得擅自摘抄、復制檔案。3.借閱的檔案不得轉借他人，不得帶出檔案室。六、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定原則根據國家有關規(guī)定和學校實際情況，對檔案進行定期鑒定，確保檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案員、相關部門負責人和專業(yè)人員組成，負責檔案鑒定工作。（三）鑒定內容1.檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價值，包括歷史價值、現實價值和科研價值等。3.檔案的密級情況。（四）鑒定程序1.檔案員對到期檔案進行初步整理，提出鑒定意見。2.鑒定小組對檔案員提出的意見進行審核，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，經學校領導批準后進行銷毀。（五）銷毀方式采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息徹底消除。（六）銷毀記錄對檔案銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等，由檔案員和監(jiān)銷人員簽字確認，并存檔備查。七、檔案統(tǒng)計制度（一）統(tǒng)計內容1.檔案的收進、移出數量。2.檔案的整理、分類、編目情況。3.檔案的借閱、查閱情況。4.檔案的鑒定、銷毀情況。5.檔案庫房的溫濕度、設備運行情況等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對各項數據進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數據進行匯總、分析，形成統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計周期每月進行一次小統(tǒng)計，每季度進行一次全面統(tǒng)計，每年進行一次綜合統(tǒng)計分析。（四）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數據要真實、準確、完整，不得虛報、瞞報。2.統(tǒng)計報表要及時報送學校領導和相關部門，為學校檔案管理決策提供依據。八、檔案安全管理制度（一）庫房安全1.檔案庫房應安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等，確保庫房安全。2.庫房內嚴禁煙火，配備必要的消防器材，并定期檢查維護。3.保持庫房清潔衛(wèi)生，做好防潮、防蟲、防鼠等工作。（二）設備安全1.檔案管理設備要定期進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。2.對檔案信息化設備要加強安全防護，設置防火墻、安裝殺毒軟件等，防止網絡攻擊和數據泄露。（三）信息安全