PAGE福建省檔案館理制度一、總則（一）目的為了加強福建省檔案館的管理，有效保護和利用檔案資源，確保檔案工作的規(guī)范化、科學化、制度化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等相關法律法規(guī)，結合本館實際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本管理制度適用于福建省檔案館全體工作人員，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案工作。2.統(tǒng)一管理原則：對本館各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.科學管理原則：運用科學的方法和技術手段，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.安全保密原則：切實保障檔案的安全，維護檔案的保密性，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案收集（一）收集范圍1.反映本館各項工作活動的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機關、同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的與本館工作有關的文件、資料。3.本館在工作中形成的重要會議記錄、紀要、領導講話、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。4.本館工作人員在履行職責過程中形成的個人業(yè)務檔案。5.反映本地區(qū)歷史文化、政治經(jīng)濟、社會發(fā)展等方面的具有地方特色的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，及時將應歸檔的文件材料收集齊全、完整。2.收集的檔案應保持文件材料的原始狀態(tài)，不得擅自涂改、剪裁、抽取或銷毀。3.對于重要的文件材料，應同時收集其電子版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）收集程序1.各部門在文件材料形成后，應及時進行整理，對符合歸檔要求的文件材料進行分類、編號、裝訂，并填寫《檔案移交清單》。2.各部門將整理好的檔案定期移交至館綜合檔案室，移交時雙方應辦理交接手續(xù)，在《檔案移交清單》上簽字確認。3.綜合檔案室對接收的檔案進行核對、檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。三、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.年度分類法：按照文件形成的年度進行分類。2.機構分類法：結合本館內(nèi)部機構設置，按照不同部門形成的文件進行分類。3.問題分類法：根據(jù)文件內(nèi)容所反映的問題進行分類。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗：將本館形成的檔案作為一個全宗進行整理，明確全宗的范圍和界限。2.分類：按照確定的分類標準，對檔案進行分類。3.編號：對每一份檔案編制唯一的檔號，檔號應包括全宗號、年度、機構（問題）代碼、保管期限、件號等要素。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應清晰反映檔案的內(nèi)容和排列順序。5.裝訂：對破損的文件進行修復，對紙張規(guī)格不一致的文件進行折疊，然后按照一定的順序進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設施。（二）檔案上架1.按照檔案的分類順序，將檔案上架存放，排列應整齊有序，便于查找和利用。2.同一全宗的檔案應集中存放，不同全宗的檔案應分開存放，并設置明顯的標識。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本館主要職能活動和歷史面貌的，對本館、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（四）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責，嚴格控制庫房的出入。2.定期對庫房進行檢查，包括檔案的存放狀況、設施設備的運行情況、溫濕度等環(huán)境條件，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，并采取有效的防蟲、防霉、防火、防盜等措施。五、檔案利用（一）利用范圍1.本館工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本館業(yè)務相關的檔案。3.公民因個人需要查閱涉及自身權益的檔案。（二）利用手續(xù)1.本館工作人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應提前與本館聯(lián)系，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本館分管領導批準后，方可查閱。查閱時應安排專人陪同，并在指定地點查閱。3.公民查閱涉及自身權益的檔案，應持有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本館審核同意后，按照規(guī)定查閱。（三）利用方式1.查閱：利用者可在綜合檔案室查閱檔案原件或復印件。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限，并按時歸還。借閱期間應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。3.復制：利用者如需復制檔案，應經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定的程序和要求進行復制。復制件應加蓋本館檔案利用專用章。（四）利用登記對檔案利用情況進行詳細登記記錄，包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用方式等信息，以便統(tǒng)計分析和跟蹤管理。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由館領導、業(yè)務骨干和相關專家組成，負責對檔案的鑒定工作進行組織和指導。（二）鑒定標準依據(jù)國家有關檔案鑒定的規(guī)定和本館檔案保管期限表，結合檔案的實際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，確定檔案的價值和保管期限。（三）鑒定程序1.定期對已滿保管期限的檔案進行清理，由檔案管理人員提出初步鑒定意見。2.檔案鑒定工作小組對初步鑒定意見進行審核，召開鑒定會議，對檔案逐一進行審查，形成鑒定結論。3.對鑒定為無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，報館領導批準后進行銷毀。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案。（二）銷毀方式采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。（三）銷毀程序1.編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀清冊》報館領導審批，經(jīng)批準后組織實施銷毀。3.銷毀時應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告館領導。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）數(shù)字化加工1.制定檔案數(shù)字化工作計劃，按照標準和規(guī)范對檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化加工。2.確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量，圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準確、規(guī)范。（三）系統(tǒng)建設與維護1.選用適合本館檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，并進行定制化開發(fā)和功能完善。2.加強系統(tǒng)的日常維護和管理，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)備份。（四）信息安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，采取防火墻、加密技術、用戶認證等安全措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。九、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的數(shù)量、新增檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：統(tǒng)計檔案查閱、借閱、復制的人次、卷次等利用數(shù)據(jù)。3.檔案管理工作統(tǒng)計：如檔案整理、鑒定、保管等工作的完成情況統(tǒng)計。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案管理工作中的各項數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案信息化管理系統(tǒng)，自動生成相關統(tǒng)計報表，提高統(tǒng)計工作的準確性和效率。（三）統(tǒng)計分析定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結檔案管理工作的經(jīng)驗和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)，不斷改進檔案管理工作。十、檔案工作人員職責（一）館長職責1.全面負責福建省檔案館的管理工作，貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策。2.組織制定本館檔案工作計劃、規(guī)章制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。3.負責本館檔案工作的業(yè)務指導、協(xié)調(diào)和對外聯(lián)系，保障檔案工作的正常開展。4.審核重要檔案業(yè)務文件，審定檔案鑒定、銷毀等重要事項。5.負責本館工作人員的隊伍建設和考核評價，組織開展檔案業(yè)務培訓和學術研究活動。（二）綜合檔案室主任職責1.協(xié)助館長做好本館檔案管理工作，負責綜合檔案室的日常管理。2.組織實施檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各項業(yè)務工作，確保檔案工作質(zhì)量。3.制定檔案管理工作計劃和實施方案，組織檔案工作人員完成各項工作任務。4.負責檔案信息化建設的規(guī)劃、組織和實施，推進檔案管理的現(xiàn)代化。5.組織開展檔案統(tǒng)計工作，定期向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計報表。6.負責與各部門的溝通協(xié)調(diào)，指導各部門做好檔案收集和整理工作。（三）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、編目、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、分類準確、編號清晰。2.做好檔案庫房的管理工作，定期檢查檔案的保管狀況，維護庫房環(huán)境，確保檔案安全