PAGE檔案三合一制度定義為一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)和歷史面貌。2.完整性原則：確保檔案內(nèi)容全面、完整，涵蓋工作的各個(gè)方面。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理，保持內(nèi)在聯(lián)系。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及機(jī)密的檔案妥善保管。二、檔案三合一制度的定義（一）概念闡述檔案三合一制度是指將全宗卷、檔案分類方案、保管期限表有機(jī)結(jié)合的檔案管理制度。全宗卷是對(duì)全宗管理過(guò)程中形成的，能夠說(shuō)明全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷；檔案分類方案是根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征，對(duì)檔案進(jìn)行分類的方法和依據(jù)；保管期限表是規(guī)定檔案保管期限的文件，明確了不同檔案應(yīng)保存的時(shí)間長(zhǎng)度。（二）相互關(guān)系全宗卷記錄了全宗的形成、發(fā)展和管理過(guò)程，為檔案管理提供了背景資料；檔案分類方案是全宗內(nèi)檔案分類的指導(dǎo)框架，確保檔案分類科學(xué)合理；保管期限表則為檔案的鑒定和留存提供了標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案資源的有效利用。三者相互依存、相互補(bǔ)充，共同構(gòu)成了一個(gè)完整的檔案管理體系。三、全宗卷管理（一）全宗卷的構(gòu)成1.檔案收集工作記錄：包括文件材料的來(lái)源、收集時(shí)間、數(shù)量等信息。2.整理工作記錄：如分類方法、編號(hào)規(guī)則、裝訂情況等。3.鑒定工作記錄：鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)果及處理情況。4.保管工作記錄：庫(kù)房設(shè)施、溫濕度記錄、安全防護(hù)措施等。5.利用工作記錄：查閱登記、利用效果反饋等。6.統(tǒng)計(jì)工作記錄：檔案數(shù)量、種類、利用情況等統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。（二）全宗卷的建立與更新1.在檔案管理工作開(kāi)始時(shí)，同步建立全宗卷。隨著檔案管理工作的推進(jìn)，及時(shí)記錄各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保全宗卷內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.每年對(duì)全宗卷進(jìn)行一次全面審查和更新，補(bǔ)充新產(chǎn)生的文件材料，刪除已不適用的內(nèi)容。（三）全宗卷的保管與利用1.全宗卷應(yīng)存放在專門的檔案盒或文件夾中，妥善保管。2.檔案管理人員應(yīng)熟悉全宗卷內(nèi)容，為檔案管理決策提供參考依據(jù)。同時(shí)，在必要時(shí)，可根據(jù)工作需要向相關(guān)人員提供全宗卷中的部分信息。四、檔案分類方案制定（一）分類原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件產(chǎn)生的時(shí)間順序、來(lái)源渠道等進(jìn)行分類。2.結(jié)合公司/組織職能：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍和職能分工，確定檔案類別。3.便于管理和利用：分類方法應(yīng)簡(jiǎn)單明了，易于操作，方便檔案的查找和使用。（二）分類方法1.按年度分類：將檔案按形成年度進(jìn)行劃分，如20XX年檔案、20XX+1年檔案等。2.按機(jī)構(gòu)分類：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的部門設(shè)置，將檔案分為不同的機(jī)構(gòu)類別，如行政部檔案、財(cái)務(wù)部檔案、業(yè)務(wù)一部檔案等。3.按問(wèn)題分類：針對(duì)某些具有特定主題或性質(zhì)的檔案，按照問(wèn)題進(jìn)行分類，如項(xiàng)目檔案、會(huì)議檔案、人事檔案等。（三）分類層次與編號(hào)1.根據(jù)分類方法，確定分類層次，一般可分為一級(jí)類目、二級(jí)類目、三級(jí)類目等。2.為每個(gè)類目編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于記憶和識(shí)別。編號(hào)可采用數(shù)字、字母或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。例如，行政部檔案的編號(hào)為XZ，其中X代表行政部，Z為該部門檔案的類別代碼。（四）分類方案的調(diào)整與完善1.隨著公司/組織業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案管理需求的變化，定期對(duì)檔案分類方案進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整。2.收集檔案管理人員、各部門員工的意見(jiàn)和建議，結(jié)合實(shí)際工作情況，對(duì)分類方案進(jìn)行優(yōu)化和完善。五、保管期限表編制（一）保管期限劃分原則1.依據(jù)法律法規(guī)：遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)對(duì)檔案保管期限的規(guī)定。2.考慮文件價(jià)值：根據(jù)文件對(duì)公司/組織的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素確定保管期限。3.保持相對(duì)穩(wěn)定：保管期限一經(jīng)確定，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，避免頻繁變動(dòng)。（二）保管期限的具體劃分1.永久保管：對(duì)公司/組織具有重大歷史意義、長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重要會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等，應(yīng)永久保存。2.定期保管：30年保管：反映公司/組織一定時(shí)期內(nèi)重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、具有較高查考價(jià)值的檔案，如年度工作計(jì)劃與總結(jié)、重要項(xiàng)目文件等，保管期限為30年。XX年保管：一般性的業(yè)務(wù)文件、短期查考利用的檔案，保管期限為XX年（根據(jù)實(shí)際情況確定具體年限）。（三）保管期限表的編制與審核1.由檔案管理部門牽頭，組織各部門相關(guān)人員共同編制保管期限表。2.編制過(guò)程中，充分征求各部門意見(jiàn)，確保保管期限的確定合理、準(zhǔn)確。3.保管期限表編制完成后，提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，并以正式文件形式發(fā)布實(shí)施。（四）保管期限的調(diào)整與鑒定1.定期對(duì)已確定保管期限的檔案進(jìn)行復(fù)查，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和公司/組織發(fā)展情況，調(diào)整保管期限。2.當(dāng)檔案接近保管期限時(shí)，由檔案管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。六、檔案整理與歸檔（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保本部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等各種形式的材料。（二）文件材料的整理1.按照檔案分類方案的要求，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件題名、日期、責(zé)任者等信息。3.去除文件材料上的金屬物，對(duì)破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.將整理好的文件材料按照順序排列，采用統(tǒng)一的裝訂方式進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。（三）檔案的歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，將檔案歸入相應(yīng)的類目和庫(kù)房。3.在歸檔過(guò)程中，對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與相關(guān)部門溝通解決。七、檔案保管（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材、防蟲(chóng)藥品等。3.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，環(huán)境條件符合檔案保管要求。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號(hào)順序依次存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，永久保管的檔案應(yīng)重點(diǎn)保護(hù)。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）檔案安全防護(hù)1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)進(jìn)行登記。3.加強(qiáng)對(duì)檔案的保密管理，對(duì)涉及機(jī)密的檔案采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。八、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)為本原則：以滿足公司/組織各項(xiàng)工作需要為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，確保檔案信息安全，防止泄露。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可查閱檔案。查閱時(shí)，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并進(jìn)行登記。（三）利用效果反饋1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用效果反饋機(jī)制，及時(shí)了解利用者對(duì)檔案利用服務(wù)的滿意度。2.對(duì)利用者提出的意見(jiàn)和建議進(jìn)行認(rèn)真分析和總結(jié)，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案利用水平。九、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：如查閱人次、借閱人次、復(fù)制份數(shù)等。3.檔案整理、保管、鑒定等工作情況統(tǒng)計(jì)。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)