PAGE征遷公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強征遷公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在征遷工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本征遷公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指征遷公司在征遷項目實施過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映征遷工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理征遷工作各環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的完整無缺。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負責公司檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案庫房的管理，確保檔案存放安全，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。6.負責向有關部門移交檔案，提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和記錄。7.對公司各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓，提高檔案管理人員業(yè)務水平。（二）各部門職責1.負責本部門在征遷工作中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名檔案兼職管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作，確保檔案資料的及時歸檔和妥善保管。3.嚴格遵守公司檔案管理制度，配合綜合管理部門做好檔案管理相關工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.征遷項目前期文件，包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.征遷補償協(xié)議及相關資料，如被征遷戶信息、補償標準、補償金額明細等。3.征遷工作會議記錄、紀要、決議等文件。4.征遷過程中的照片、錄像、錄音等聲像資料。5.與征遷相關的函件、通知、請示、報告等往來文件。6.征遷項目的財務資料，如資金預算、費用支出憑證等。7.其他與征遷項目有關的具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門在征遷工作中形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要的檔案資料，應同時收集原件和復印件，復印件需注明出處并加蓋提供部門公章。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照征遷工作流程和檔案內(nèi)容，將檔案分為項目前期、征遷實施、補償安置、財務檔案等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進行細分，如征遷實施類可分為入戶調查、評估報告、協(xié)商談判等子類別。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用年份+類別代碼+流水號的方式，例如2023ZQ001，表示2023年征遷類檔案的第1份。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，避免使用釘書釘?shù)纫咨P損壞檔案的裝訂材料。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.項目前期檔案立項文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、項目建議書等。規(guī)劃文件：如建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等。其他前期文件：如環(huán)境影響評價報告、地質勘察報告等。2.征遷實施檔案入戶調查資料：包括被征遷戶基本信息、房屋狀況調查記錄等。評估報告：房地產(chǎn)評估報告、土地評估報告等。協(xié)商談判記錄：與被征遷戶協(xié)商過程中的會議記錄、談話紀要等。征遷公告及通知：發(fā)布的征遷公告、給被征遷戶的通知等。征遷工作照片、錄像：記錄征遷現(xiàn)場情況、房屋拆除過程等的影像資料。3.補償安置檔案補償協(xié)議：與被征遷戶簽訂的補償協(xié)議原件及相關附件。補償資金發(fā)放記錄：補償款發(fā)放憑證、銀行轉賬記錄等。安置房源資料：安置房屋信息、分配方案等。4.財務檔案資金預算：征遷項目資金預算報告。費用支出憑證：發(fā)票、收據(jù)、報銷單等。財務報表：征遷項目財務收支報表等。5.其他檔案文件往來：與政府部門、相關單位的函件、通知、請示、報告等。榮譽證書及獎勵文件：征遷工作獲得的榮譽證書、獎勵文件等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號由四部分組成，各部分之間用“”隔開。2.第一部分為年份，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.第二部分為類別代碼，根據(jù)檔案分類方案，用大寫字母表示，如“ZQ”表示征遷類檔案。4.第三部分為二級類別代碼，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示項目前期檔案中的立項文件。5.第四部分為流水號，用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號。例如，一份2023年征遷項目中關于建設用地規(guī)劃許可證的檔案，編號為：2023ZQ02001。五、檔案的保管期限（一）永久保管1.征遷項目的立項批復、可行性研究報告等重要前期文件。2.征遷補償協(xié)議原件。3.涉及公司重大利益、具有長期法律效力的文件。（二）長期保管（保管期限為30年）1.征遷工作會議記錄、紀要、決議等文件。2.征遷過程中的重要照片、錄像等聲像資料。3.征遷項目的財務報表、資金預算等重要財務文件。（三）短期保管（保管期限為10年）1.入戶調查資料、評估報告等一般性業(yè)務文件。2.與征遷相關的函件、通知、請示、報告等往來文件。3.補償資金發(fā)放記錄等一般性財務憑證。檔案保管期限的劃定應根據(jù)國家有關規(guī)定和征遷工作實際情況進行確定，如有調整，應及時更新檔案保管期限表。六、檔案的存儲與保護（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，確保檔案存放安全。2.庫房面積應根據(jù)公司檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求合理確定，保證檔案有足夠的存儲空間。3.庫房內(nèi)應設置檔案架、檔案柜等存儲設備，檔案架、檔案柜應排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存儲方式1.紙質檔案應按照分類、編號順序依次上架存放，同一類別的檔案集中存放，便于管理和查詢。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應按照載體類型分別存儲，如照片可沖印成冊或存儲在電子相冊中，錄像、錄音資料應刻錄成光盤并標注清晰的檔案信息。（三）檔案保護措施1.防火：檔案庫房應配備防火設備，并定期檢查維護。嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，電氣設備應符合防火要求。2.防潮：庫房內(nèi)應安裝除濕設備，保持空氣濕度適宜。檔案存放應避免直接接觸地面和墻壁，可采用貨架墊高或使用防潮材料包裝檔案。3.防蟲：定期對檔案庫房進行防蟲檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害應及時采取措施進行防治?？稍趲旆績?nèi)放置防蟲藥品，但要注意避免對檔案造成損害。4.防盜：檔案庫房應安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等，確保檔案安全。嚴格限制無關人員進入庫房，檔案管理人員離開庫房時應關好門窗，鎖好檔案柜。5.防光：檔案庫房應采用防光窗簾或燈具，避免陽光直射檔案。對珍貴檔案應采取特殊的防光保護措施，如使用防光盒等。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.涉及公司重要機密或敏感信息的檔案，查閱申請人需經(jīng)公司分管領導批準后方可查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱檔案的，應持有單位介紹信或相關證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司綜合管理部門負責人審核，報公司分管領導批準后，方可查閱。查閱過程中應安排專人陪同，不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交給所在部門負責人或綜合管理部門負責人。2.部門負責人或綜合管理部門負責人根據(jù)查閱權限進行審批，批準后在申請表上簽字。3.查閱申請人持審批后的申請表到綜合管理部門檔案管理人員處查閱檔案。檔案管理人員應根據(jù)申請表上的查閱內(nèi)容，提供相應的檔案，并做好查閱登記。4.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。5.查閱完畢后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應檢查檔案是否完整無損，如有問題應及時記錄并向相關部門報告。（三）借閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司重要機密或敏感信息的檔案，借閱申請人需經(jīng)公司分管領導批準后方可借閱。3.外部單位或個人原則上不得借閱公司檔案，如有特殊情況需要借閱的，應按照查閱程序辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議，明確借閱期限、歸還時間、保密責任等內(nèi)容。（四）借閱程序1.借閱申請人填寫《檔案借閱申請表》，提交給所在部門負責人或綜合管理部門負責人。2.部門負責人或綜合管理部門負責人根據(jù)借閱權限進行審批，批準后在申請表上簽字。3.借閱申請人持審批后的申請表到綜合管理部門檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應根據(jù)申請表上的借閱內(nèi)容，提供相應的檔案，并與借閱申請人簽訂《檔案借閱登記表》，明確借閱期限、歸還時間、保密責任等內(nèi)容。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或擅自擴大借閱范圍。借閱期限屆滿后，應按時歸還檔案。如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案管理人員應定期對借閱檔案進行催還，確保檔案按時歸還。借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應檢查檔案是否完整無損，如有問題應及時記錄并向相關部門報告。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門檔案兼職管理人員為成員。鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀價值。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合征遷工作實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限、失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，可予以銷毀。3.對仍具有一定參考價值，但保管期限已滿的檔案，可適當延長保管期限。4.對涉及公司重大歷史事件、重要業(yè)務活動等具有長期保存價值的檔案，應永久保管。（三）鑒定程序1.檔案管理人員根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行初步篩選，列出擬鑒定檔案清單。2.鑒定工作小組對擬鑒定檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀價值，并形成鑒定意見。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》（包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容），經(jīng)鑒定工作小組組長簽字確認后，報公司分管領導批準。4.經(jīng)批準銷毀的檔案，應在檔案管理人員和監(jiān)銷人員的共同監(jiān)督下進行銷毀。銷毀過程應做好記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，監(jiān)銷人員應在銷毀記錄上簽字。（四）銷毀方式1.紙質檔案應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.電子檔案應采用格式化存儲設備或刪除數(shù)據(jù)等方式進行銷毀，銷毀后應對存儲設備進行物理破壞，防止數(shù)據(jù)恢復。3.聲像檔案應根據(jù)載體類型分別進行銷毀，如照片可采用焚燒或粉碎底片的方式，錄像、錄音資料可采用刪除數(shù)據(jù)或銷毀光盤的方式。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數(shù)字化掃描對重要檔案和利用率較高的檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應進行格式轉換和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）檔案管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限、密級等內(nèi)容。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責任者等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)對檔案借閱的全程跟蹤管理。4.權限管理：設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全。