PAGE高校檔案管理制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各學(xué)院及直屬單位在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)全校檔案的統(tǒng)籌管理，各部門、各學(xué)院及直屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受學(xué)校綜合檔案室的監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)完整原則檔案的形成應(yīng)遵循真實(shí)性、原始性原則，確保檔案內(nèi)容客觀、準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，同時(shí)保證檔案的完整性，不遺漏重要文件和資料。3.分類科學(xué)原則按照檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和檢索利用。4.安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，為學(xué)校師生和社會(huì)各界提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）學(xué)校綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)全校各部門移交的檔案資料。3.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。4.組織檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)和決策支持。5.對(duì)全校檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織檔案工作人員的培訓(xùn)和考核。6.依法依規(guī)提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。7.負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）各部門、各學(xué)院及直屬單位檔案工作小組1.負(fù)責(zé)本部門、本學(xué)院及直屬單位檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案工作責(zé)任人，確保檔案工作落到實(shí)處。2.按照學(xué)校檔案管理要求，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門在各項(xiàng)工作中形成的檔案資料，定期向?qū)W校綜合檔案室移交。3.協(xié)助學(xué)校綜合檔案室開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提供相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)。4.積極配合學(xué)校綜合檔案室開(kāi)展檔案利用工作，為查閱利用檔案的人員提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群類：包括學(xué)校黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委等組織形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等檔案。2.行政類：學(xué)校行政機(jī)構(gòu)形成的各類公文、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、人事任免、財(cái)務(wù)報(bào)表等檔案。3.教學(xué)類：教學(xué)管理文件、教學(xué)計(jì)劃、課程教案、學(xué)生學(xué)籍檔案、成績(jī)單、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）等檔案。4.科研類：科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果、學(xué)術(shù)論文、著作等檔案。5.基建類：基建項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等檔案。6.設(shè)備類：教學(xué)科研設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備使用說(shuō)明書等檔案。7.財(cái)會(huì)類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等檔案。8.聲像類：學(xué)校各類活動(dòng)的照片、錄像、錄音等聲像資料。9.實(shí)物類：學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、印章等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門、各學(xué)院及直屬單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)工作中形成的檔案資料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久書寫材料書寫。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，按照規(guī)定格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，一般應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.基建、設(shè)備等項(xiàng)目檔案，應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.科研項(xiàng)目檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)題后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門、各學(xué)院及直屬單位檔案責(zé)任人對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，編制檔案移交清單。2.檔案移交清單一式兩份，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，一份由移交部門留存，一份隨檔案一同移交學(xué)校綜合檔案室。3.學(xué)校綜合檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案，退回移交部門重新整理。驗(yàn)收合格后，辦理檔案交接手續(xù)。四、檔案的整理（一）整理原則遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法。即先按年度分開(kāi)，再按形成機(jī)構(gòu)分類，最后按保管期限劃分。2.保管期限分為永久、定期（30年、10年）。（三）整理要求1.對(duì)歸檔的紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.按照檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，編制檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地反映檔案的分類和排列順序。3.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等，目錄應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，便于查找利用。4.對(duì)電子檔案進(jìn)行整理，按照電子文件管理要求，進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的有序管理。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的賬實(shí)相符。3.對(duì)破損或褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.做好檔案庫(kù)房的溫濕度記錄，根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的調(diào)控措施，保持庫(kù)房溫濕度適宜。5.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格控制庫(kù)房人員進(jìn)出，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。（三）檔案數(shù)字化管理1.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)字化副本。2.制定檔案數(shù)字化工作規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量，包括圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、存儲(chǔ)規(guī)范等。3.建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化信息的存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立由學(xué)校檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合本校實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、年度、保管期限、檔號(hào)等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并確保銷毀徹底。4.檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，參與銷毀的人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案的利用（一）利用范圍本校師生、校友及因工作需要查閱檔案的校外單位或個(gè)人，可按照規(guī)定查閱、借閱本校檔案。（二）利用方式1.查閱：查閱者可在學(xué)校綜合檔案室查閱室查閱檔案，查閱室應(yīng)配備必要的桌椅、電腦等設(shè)備，方便查閱者使用。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)學(xué)校綜合檔案室審批。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、批注等。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)學(xué)校綜合檔案室同意，并按照規(guī)