PAGE會計檔案三合一制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，規(guī)范會計檔案整理、保管、利用等工作，確保會計檔案的真實性、完整性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位的會計檔案管理工作。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.三合一制度：是指將會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)材料，按照檔案管理的要求進行整理、裝訂、編目，形成一套完整的會計檔案，并實現(xiàn)會計檔案的實體管理、數(shù)字化管理和利用服務(wù)的有機結(jié)合。（四）管理職責(zé)1.財務(wù)部門負責(zé)會計檔案的日常收集、整理、裝訂、保管等工作。按照檔案管理部門的要求，定期將會計檔案移交歸檔。配合檔案管理部門做好會計檔案的查閱、借閱等利用服務(wù)工作。2.檔案管理部門負責(zé)制定會計檔案管理制度和業(yè)務(wù)流程。指導(dǎo)財務(wù)部門做好會計檔案的整理、編目等工作。接收財務(wù)部門移交的會計檔案，進行統(tǒng)一保管和維護。提供會計檔案的查閱、借閱等利用服務(wù)。3.其他部門按照本制度的規(guī)定，做好本部門涉及會計檔案的收集、整理、移交等工作。在業(yè)務(wù)活動中形成的會計檔案，應(yīng)及時移交財務(wù)部門進行整理歸檔。二、會計檔案的整理（一）整理原則會計檔案整理應(yīng)遵循真實性、完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性的原則，保持會計檔案之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）整理要求1.會計憑證按照記賬憑證的編號順序，將記賬憑證及其所附原始憑證進行整理。原始憑證應(yīng)粘貼整齊，不得有缺漏或損壞。對于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨裝訂成冊，并在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。記賬憑證應(yīng)加具封面、封底，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人在封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿按照會計賬簿的種類，如總賬、明細賬、日記賬等，分別進行整理。拆除空白頁和賬夾，使用結(jié)實的紙張加具封面和封底，裝訂成冊。封面應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份、賬簿頁數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人在封簽處簽名或蓋章。在賬簿的扉頁上，應(yīng)填寫“賬簿啟用表”，注明賬簿啟用日期、截止日期、頁數(shù)、冊次、經(jīng)管人員等信息。3.財務(wù)會計報告按照月度、季度、年度分別整理，將各類財務(wù)會計報告按順序排列。財務(wù)會計報告應(yīng)加具封面，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、報告種類等內(nèi)容，并由單位負責(zé)人、主管會計工作負責(zé)人、會計機構(gòu)負責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章。對于審計報告、稅務(wù)報表等相關(guān)資料，應(yīng)與財務(wù)會計報告一并整理歸檔。（三）編號規(guī)則1.會計憑證采用年度月份憑證號的編號方式，如“20XXXX001”。其中，“20XX”表示年度，“XX”表示月份，“001”表示憑證號。2.會計賬簿總賬編號為“1”，明細賬根據(jù)科目類別依次編號，如“21”表示二級科目下的明細賬，“211”表示三級科目下的明細賬。日記賬編號為“3”，其他輔助賬簿根據(jù)實際情況編號。3.財務(wù)會計報告月度報告編號為“41”，季度報告編號為“42”，年度報告編號為“43”。對于年度財務(wù)會計報告中的各類報表，如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，可在報告編號后加具體報表名稱編號，如“431”表示資產(chǎn)負債表。（四）編目要求1.編制會計檔案目錄會計檔案目錄應(yīng)包括序號、檔案名稱、年度、月份、保管期限、檔號、存放地點等內(nèi)容。序號應(yīng)按照會計檔案的編號順序依次填寫。檔案名稱應(yīng)填寫會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等具體名稱。年度、月份應(yīng)填寫會計檔案形成的年度和月份。保管期限應(yīng)按照國家規(guī)定填寫，如永久、定期（10年、30年等）。檔號應(yīng)填寫會計檔案的編號。存放地點應(yīng)填寫會計檔案實際存放的庫房或位置。2.裝訂會計檔案目錄將編制好的會計檔案目錄打印一式兩份，一份裝訂在會計檔案的首頁，另一份單獨成冊保存。裝訂后的會計檔案目錄應(yīng)整齊、牢固，便于查閱。三、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告：月度、季度財務(wù)會計報告保管期限為10年，年度財務(wù)會計報告保管期限為永久。4.其他會計資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊保管期限為永久。（二）保管方式1.實體保管設(shè)立專門的會計檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。會計檔案應(yīng)分類存放，按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等類別，分別設(shè)置存放區(qū)域，并按照編號順序排列。定期對會計檔案進行檢查和盤點，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。2.數(shù)字化保管對重要的會計檔案進行數(shù)字化處理，建立會計檔案數(shù)字化副本。數(shù)字化處理應(yīng)符合國家有關(guān)標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。將數(shù)字化會計檔案存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。建立數(shù)字化會計檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對數(shù)字化檔案的檢索、查詢、利用等功能。（三）保管要求1.溫度和濕度控制會計檔案庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)溫濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時采取措施進行調(diào)節(jié)。2.防火、防潮、防蟲、防盜措施庫房內(nèi)應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護。采取防潮措施，如地面鋪設(shè)防潮材料、檔案柜放置防潮墊等。放置防蟲藥品，如樟腦丸等，防止檔案被蟲蛀。安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫房安全。3.檔案的借閱和歸還嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，因工作需要借閱會計檔案的，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對借閱的檔案進行登記，記錄借閱人姓名、單位、借閱日期、歸還日期等信息。借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。四、會計檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部財務(wù)人員、審計人員、管理人員等因工作需要，可以查閱會計檔案。查閱內(nèi)容包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等相關(guān)資料，以了解公司財務(wù)狀況、經(jīng)營成果、資金流動等情況。2.外部查閱因國家法律法規(guī)要求、審計機關(guān)審計需要、稅務(wù)機關(guān)檢查等原因，外部單位可以查閱公司會計檔案。外部單位查閱會計檔案，應(yīng)出具正式的查閱函，并經(jīng)公司負責(zé)人批準。公司應(yīng)指定專人負責(zé)陪同查閱，并按照規(guī)定提供查閱的檔案資料。（二）利用方式1.現(xiàn)場查閱查閱人員可以到會計檔案庫房現(xiàn)場查閱會計檔案。檔案管理人員應(yīng)提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境，確保查閱工作順利進行。2.復(fù)制利用對于需要復(fù)制的會計檔案資料，查閱人員應(yīng)填寫《會計檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制原因、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制數(shù)量等內(nèi)容，并經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進行復(fù)制，并對復(fù)制件進行核對和登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋公司檔案管理部門的印章，并注明“此件與原件核對無誤”字樣。（三）利用要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度查閱人員應(yīng)愛護會計檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。查閱過程中，如需摘錄或復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的格式和要求進行操作。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)做好利用服務(wù)工作檔案管理人員應(yīng)熱情接待查閱人員，及時提供所需的會計檔案資料。對查閱過程中提出的問題，應(yīng)耐心解答，提供必要的幫助。定期對會計檔案的利用情況進行統(tǒng)計和分析，為公司的管理決策提供參考依據(jù)。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司內(nèi)部審計部門負責(zé)對會計檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況檢查會計檔案管理部門和財務(wù)部門是否按照本制度的規(guī)定開展工作，各項職責(zé)是否落實到位。查看會計檔案的整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合制度要求，有無違反規(guī)定的行為。2.檔案質(zhì)量檢查會計檔案的整理是否規(guī)范，編號是否準確，編目是否完整。查看會計檔案的實體保管和數(shù)字化保管情況，檔案是否安全、完整，有無損壞、丟失等情況。3.利用服務(wù)檢查會計檔案的利用服務(wù)工作是否規(guī)范，借閱和歸還手續(xù)是否齊全，查閱人員是否遵守檔案管理制度。查看會計檔案利用情況的統(tǒng)計和分析工作是否及時、準確，是否為公司管理決策提供了有效支持。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查內(nèi)部審計部門每年定期對會計檔案管理工作進行全面檢查，檢查結(jié)果形成書面報告。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，內(nèi)部審計部門可對會計檔案管理工作進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（四）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計