PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)項(xiàng)目建設(shè)、管理、監(jiān)督和決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)范圍內(nèi)各類(lèi)政府投資項(xiàng)目、社會(huì)投資項(xiàng)目以及涉及民生的重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)鎮(zhèn)項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.全程跟蹤原則：項(xiàng)目檔案管理應(yīng)貫穿項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要同步做好檔案資料的收集、整理和歸檔工作。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：項(xiàng)目檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，嚴(yán)禁弄虛作假。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于項(xiàng)目相關(guān)人員查閱和利用，提高工作效率，為項(xiàng)目建設(shè)和管理服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定鄉(xiāng)鎮(zhèn)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)章制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案管理工作，對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。3.集中統(tǒng)一管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)項(xiàng)目檔案，建立項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和共享利用。4.參與項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行審查，出具檔案驗(yàn)收意見(jiàn)。（二）項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)1.建立健全本單位項(xiàng)目檔案管理工作機(jī)制，明確檔案管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)，配備必要的檔案管理設(shè)施和設(shè)備。2.負(fù)責(zé)組織本單位項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保項(xiàng)目檔案的真實(shí)、完整和有效。3.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，督促各參建單位做好各自負(fù)責(zé)的檔案資料收集和整理工作，并對(duì)其檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。4.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交項(xiàng)目檔案，并配合做好檔案的查閱、利用等工作。（三）項(xiàng)目參建單位職責(zé)1.各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)項(xiàng)目部分的檔案管理工作，按照項(xiàng)目檔案管理的要求，做好檔案資料的收集、整理和歸檔工作。2.確保本單位提供的檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況相符，并符合檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。3.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，及時(shí)將檔案資料移交項(xiàng)目建設(shè)單位，并配合做好項(xiàng)目整體檔案的整理和歸檔工作。三、檔案收集與整理規(guī)范（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、土地使用證等。2.項(xiàng)目招投標(biāo)文件：包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)等。3.項(xiàng)目合同文件：包括項(xiàng)目建設(shè)合同、勘察設(shè)計(jì)合同、施工合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同等。4.項(xiàng)目施工過(guò)程文件：包括施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。5.項(xiàng)目監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。6.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件：包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)、項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告等。7.其他與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的文件資料，如項(xiàng)目照片、錄像、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函等。（二）收集要求1.項(xiàng)目建設(shè)單位和各參建單位應(yīng)明確檔案資料收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時(shí)收集各自工作中形成的檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水、紙質(zhì)檔案應(yīng)選用A４規(guī)格紙張，電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)。3.對(duì)收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，按照項(xiàng)目建設(shè)階段和檔案類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照項(xiàng)目前期文件、招投標(biāo)文件、合同文件、施工過(guò)程文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)。2.組卷：同一類(lèi)別的檔案資料應(yīng)按照形成時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行組卷，每卷厚度不宜超過(guò)20mm。3.編目：對(duì)每卷檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容；同時(shí)編制案卷封面，注明項(xiàng)目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等信息。4.裝訂：紙質(zhì)檔案應(yīng)采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，保持整齊、牢固，便于查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.項(xiàng)目建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)定期對(duì)收集整理好的檔案資料進(jìn)行匯總，形成項(xiàng)目檔案案卷。2.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)將整理好的項(xiàng)目檔案報(bào)送檔案管理部門(mén)進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。檔案管理部門(mén)對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行審查，提出整改意見(jiàn)，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)按照要求進(jìn)行整改。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將經(jīng)過(guò)預(yù)驗(yàn)收合格的項(xiàng)目檔案正式移交檔案管理部門(mén)歸檔。檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、登記，辦理交接手續(xù)。（二）保管期限1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)項(xiàng)目檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、土地使用證、項(xiàng)目建設(shè)合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告等重要文件資料。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括項(xiàng)目招投標(biāo)文件、監(jiān)理文件、施工過(guò)程中的重要文件資料等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括一般性的文件資料，保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照保管期限和類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)存放，排列整齊，便于查找。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案索引目錄，方便快速查閱。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用光盤(pán)、磁帶等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存放于不同地點(diǎn)。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)和檢索，確保電子檔案的安全和有效利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.涉及項(xiàng)目機(jī)密的檔案資料，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、摘抄或傳播。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)查閱人員的身份和查閱目的進(jìn)行核實(shí)，對(duì)符合查閱條件的，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。（二）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。查閱人員如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。2.對(duì)重要檔案資料的查閱，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專人在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。3.鼓勵(lì)采用數(shù)字化手段提供檔案利用服務(wù)，檔案管理部門(mén)應(yīng)建立項(xiàng)目檔案數(shù)字化副本，方便查閱人員在線查閱或下載利用。（三）利用記錄1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案查閱利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、所在單位名稱、查閱內(nèi)容、查閱方式、利用效果等信息。2.查閱利用記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，保存期限與相應(yīng)檔案的保管期限一致。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.依據(jù)檔案保管期限的規(guī)定和項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況，對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)單位相關(guān)人員以及熟悉項(xiàng)目情況的專業(yè)人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出擬銷(xiāo)毀檔案清單，注明檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.將擬銷(xiāo)毀檔案清單提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。檔案鑒定工作小組通過(guò)查閱檔案內(nèi)容、分析檔案價(jià)值等方式，對(duì)每卷檔案進(jìn)行審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)出具銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)按照規(guī)定的程序?qū)M銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（四）銷(xiāo)毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷(xiāo)毀，防止數(shù)據(jù)泄露。（五）銷(xiāo)毀記錄1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案銷(xiāo)毀記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄銷(xiāo)毀檔案的名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)銷(xiāo)人員等信息。2.檔案銷(xiāo)毀記錄臺(tái)賬應(yīng)永久保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)項(xiàng)目建設(shè)單位和各參建單位的檔案管理情況進(jìn)行抽查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況，包括檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱利用、鑒定銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的工作流程和操作規(guī)范。2.項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，檢查項(xiàng)目各階段檔案資料是否齊全完整，是否如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況，檔案整理是否符合規(guī)范要求。3.檔案保管條件和設(shè)施設(shè)備情況，檢查檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施是否完好，檔案存儲(chǔ)介質(zhì)是否安全可靠。4.檔案查閱利用和鑒定銷(xiāo)毀情況，檢查檔案查閱利用手續(xù)是否完備，查閱利用記錄是否完整，檔案鑒定銷(xiāo)毀工作是否符合規(guī)定程序。（三）檢查方式1.聽(tīng)取匯報(bào)：聽(tīng)取項(xiàng)目建設(shè)單位和各參建單位關(guān)于檔案管理工作的情況匯報(bào)，了解檔案管理工作的開(kāi)展情況。2.查閱資料：查閱項(xiàng)目檔案資料，檢查檔案的收集、整理、歸檔、保管等情況，核實(shí)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。3.實(shí)地查看：實(shí)地查看檔案庫(kù)房、檔案管理設(shè)施設(shè)備等情況，檢查檔案保管條件是否符合要求。4.反饋意見(jiàn)：對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)向項(xiàng)目建設(shè)單位和各參建單位反饋，并提出整改意