PAGE服務(wù)站檔案保存規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)服務(wù)站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)服務(wù)站工作的連續(xù)性，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于服務(wù)站的所有部門及工作人員在工作中形成的各類檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映服務(wù)站各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存服務(wù)站在運(yùn)營(yíng)過程中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，使其具有內(nèi)在的邏輯性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。4.安全性原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善服務(wù)站檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理服務(wù)站的各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員的檔案管理水平。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和編目，建立本部門檔案目錄清單。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、利用和統(tǒng)計(jì)工作。4.對(duì)本部門檔案的安全保管負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。（三）檔案形成人員職責(zé)1.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)整理、歸檔，確保檔案的質(zhì)量。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。3.積極配合檔案管理部門和兼職檔案員的工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類服務(wù)站檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括服務(wù)站的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋服務(wù)站的業(yè)務(wù)流程文件、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、客戶檔案、項(xiàng)目文檔、質(zhì)量控制記錄等。3.技術(shù)資料類：包含技術(shù)圖紙、技術(shù)方案、技術(shù)報(bào)告、設(shè)備資料、維修手冊(cè)等。4.合同協(xié)議類：如服務(wù)合同、采購(gòu)合同、租賃合同、合作協(xié)議等。5.客戶服務(wù)類：客戶投訴記錄、服務(wù)反饋、滿意度調(diào)查等。6.其他類：不屬于上述分類的其他重要文件和資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用“年度類別流水號(hào)”的編號(hào)方式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：用大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表業(yè)務(wù)管理類等。4.流水號(hào)：用五位數(shù)字表示，從“00001”開始依次編號(hào)。5.例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號(hào)為“2023A00001”。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.服務(wù)站在日常工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與服務(wù)站相關(guān)的文件、通知、指示等。3.服務(wù)站對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.服務(wù)站在項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的各類文檔，包括項(xiàng)目策劃書、實(shí)施方案、進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.服務(wù)站工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、獲獎(jiǎng)證書等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期收集本部門的檔案資料，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.檔案形成人員應(yīng)在文件材料辦理完畢后，及時(shí)將其整理好并移交兼職檔案員。3.對(duì)于重要的文件和資料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”保存，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案編號(hào)名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。4.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的命名規(guī)范、存儲(chǔ)路徑清晰。五、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求。3.庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案上架排列1.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案上架排列，同一類別的檔案應(yīng)集中存放。2.檔案應(yīng)直立存放，便于查閱和管理，不得倒置或橫放。3.在檔案架上應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括服務(wù)站的重要?dú)v史文件、法規(guī)性文件、年度財(cái)務(wù)決算、人事任免文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括服務(wù)站的業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目文檔、重要合同協(xié)議等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括一般性的文件材料、臨時(shí)性的工作記錄等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、安全防護(hù)措施等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞的檔案、調(diào)整溫濕度、更換防蟲藥品等。六、檔案利用（一）利用范圍1.服務(wù)站內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.外部單位因工作聯(lián)系、合作等需要查閱服務(wù)站檔案，但必須經(jīng)過服務(wù)站相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.服務(wù)站內(nèi)部工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)服務(wù)站相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、加注標(biāo)記等。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管期限合理，及時(shí)剔除失去保存價(jià)值的檔案。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合服務(wù)站的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限是否合理。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)（或文號(hào)）、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)服務(wù)站相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)永久保存。八、電子檔案管理（一）電子檔案收集1.各部門在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)收集，并移交檔案管理部門。2.電子文件的收集應(yīng)確保其完整性和準(zhǔn)確性，包括文件的正文、附件、元數(shù)據(jù)等。（二）電子檔案整理1.對(duì)收集到的電子檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)。2.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便電子檔案的查詢和利用。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和備份，確保電子檔案的可讀性和可恢復(fù)性。（三）電子檔案存儲(chǔ)1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行備份。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)存放在安全可靠的地方，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，確保溫濕度、電力等條件符合要求。（四）電子檔案利用1.服務(wù)站內(nèi)部工作人員查閱電子檔案，應(yīng)通過檔案管理部門提供的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作。2.外部單位查閱電子檔案，應(yīng)按照檔案利用手續(xù)辦理，由檔案管理部門提供電子檔案的副本，并確保電子檔案的安全性。