PAGE會(huì)計(jì)檔案制度風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，有效防范會(huì)計(jì)檔案管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：是指在會(huì)計(jì)檔案管理過程中，可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真、檔案損壞丟失、違規(guī)使用等不良后果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)或因素。二、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿，如總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。4.其他會(huì)計(jì)資料，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。（二）收集要求1.各會(huì)計(jì)崗位人員應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算工作流程，及時(shí)將各類會(huì)計(jì)資料收集齊全，確保無遺漏。2.對(duì)于電子會(huì)計(jì)資料，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行保存，保證電子數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。3.收集的會(huì)計(jì)資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得偽造、變?cè)旎蚬室膺z漏重要信息。（三）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序排列，記賬憑證應(yīng)附原始憑證，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對(duì)于原始憑證較多的，可以單獨(dú)裝訂保管，但應(yīng)在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號(hào)。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照賬頁順序編號(hào)，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度、月份等信息。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照年度、季度、月度分別整理，加具封面，裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、報(bào)告所屬年度、季度、月度、報(bào)告名稱等信息。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，分別裝訂成冊(cè)或裝盒，并在封面上注明資料名稱、所屬年度、月份等信息。三、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管，月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年。4.其他會(huì)計(jì)資料保管期限為10年或永久保管，具體按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等，以保證會(huì)計(jì)檔案的妥善保管。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限和類別進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理。2.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案的備份制度，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會(huì)計(jì)檔案保管庫房，確需查閱或借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。四、會(huì)計(jì)檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱時(shí)不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得擅自復(fù)制。2.外部單位因工作需要查閱公司會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出公司。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，并提供單位介紹信、查閱人身份證明等資料，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的借閱期限及時(shí)收回借閱的會(huì)計(jì)檔案，并檢查檔案的完整性和安全性。對(duì)于逾期未歸還的，應(yīng)及時(shí)催還，并報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（三）利用記錄檔案管理人員應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人姓名、單位、查閱或借閱內(nèi)容、歸還日期等信息。記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。五、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.對(duì)于保管期滿但涉及國家秘密、商業(yè)秘密或其他重要信息的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（二）銷毀程序1.由公司檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門提出會(huì)計(jì)檔案銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)監(jiān)督部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀前對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。（三）特殊情況處理1.對(duì)于已銷毀的會(huì)計(jì)檔案，如因工作需要確需查閱或復(fù)制的，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)，并由檔案管理人員提供相應(yīng)的復(fù)印件或證明材料。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聲?huì)計(jì)檔案損壞或丟失的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行補(bǔ)救。同時(shí)，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識(shí)別與防控（一）收集環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及防控措施1.風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：會(huì)計(jì)資料收集不及時(shí)，導(dǎo)致部分資料遺漏或丟失。收集的會(huì)計(jì)資料不完整、不準(zhǔn)確，存在偽造、變?cè)旎蚬室膺z漏重要信息的情況。電子會(huì)計(jì)資料備份不及時(shí)、存儲(chǔ)格式不規(guī)范或命名規(guī)則混亂，影響數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。2.防控措施：明確各會(huì)計(jì)崗位人員在會(huì)計(jì)資料收集方面的職責(zé)和時(shí)間要求，建立定期檢查制度，確保會(huì)計(jì)資料及時(shí)收集齊全。加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)和教育，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平，嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)核算規(guī)范，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。制定電子會(huì)計(jì)資料備份和存儲(chǔ)管理制度，明確備份時(shí)間間隔、存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則等要求，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）整理環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及防控措施1.風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告等整理不規(guī)范，編號(hào)混亂，影響檔案的查閱和管理。整理過程中對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行涂改、損壞或丟失。2.防控措施：制定詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范和操作流程，對(duì)整理人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保整理工作符合要求。在整理現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置專人監(jiān)督，對(duì)整理過程進(jìn)行全程監(jiān)控，防止出現(xiàn)涂改、損壞或丟失會(huì)計(jì)資料的情況。（三）保管環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及防控措施1.風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：保管庫房條件不符合要求，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀、火災(zāi)、被盜等。會(huì)計(jì)檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，未定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，導(dǎo)致檔案數(shù)量不符、完整性受損或丟失。電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備損壞或數(shù)據(jù)丟失，未及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。2.防控措施：定期檢查保管庫房的安全設(shè)施和環(huán)境條件，確保庫房符合防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等要求。加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的考核和監(jiān)督，明確其崗位職責(zé)，定期進(jìn)行清查盤點(diǎn)，建立清查盤點(diǎn)記錄檔案。建立電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)和檢查制度，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，同時(shí)建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，確保數(shù)據(jù)安全。（四）利用環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及防控措施1.風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：查閱或借閱手續(xù)不規(guī)范，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱或借閱會(huì)計(jì)檔案。查閱或借閱過程中對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行涂改、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)或擅自復(fù)制，導(dǎo)致檔案損壞或信息泄露。檔案管理人員未對(duì)查閱或借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，無法追溯檔案的流向和使用情況。2.防控措施：嚴(yán)格執(zhí)行查閱或借閱審批制度，明確審批流程和權(quán)限，確保查閱或借閱行為經(jīng)過授權(quán)。在查閱或借閱現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置監(jiān)督人員，對(duì)查閱或借閱過程進(jìn)行全程監(jiān)督，防止出現(xiàn)違規(guī)行為。同時(shí)，對(duì)查閱或借閱人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，告知其應(yīng)遵守的規(guī)定。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定對(duì)查閱或借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并妥善保存記錄檔案，以便隨時(shí)查詢。（五）銷毀環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及防控措施1.風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：銷毀條件判斷不準(zhǔn)確，對(duì)未結(jié)清債權(quán)債務(wù)或涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證進(jìn)行銷毀。銷毀程序不規(guī)范，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自銷毀會(huì)計(jì)檔案，或銷毀過程中未進(jìn)行監(jiān)銷，導(dǎo)致檔案銷毀不徹底或存在安全隱患。銷毀記錄不完整，無法證明會(huì)計(jì)檔案已按規(guī)定銷毀。2.防控措施：組織相關(guān)人員對(duì)銷毀條件進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，準(zhǔn)確判斷哪些會(huì)計(jì)檔案可以銷毀，哪些需要單獨(dú)保管。嚴(yán)格執(zhí)行銷毀審批制度和監(jiān)銷制度，確保銷毀程序合法合規(guī)。銷毀前應(yīng)編制詳細(xì)的銷毀清冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀后及時(shí)記錄監(jiān)銷情況。建立完善的銷毀記錄檔案，詳細(xì)記錄銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間、監(jiān)銷人員等信息，確保記錄完整、可查。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會(huì)計(jì)檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門會(huì)計(jì)檔案管理工作的日常監(jiān)督，定期檢查會(huì)計(jì)檔案的保管狀況和利用情況，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作規(guī)范有序。