PAGE孝昌檔案管理制度一、總則（一）目的為加強孝昌檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于孝昌內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則孝昌檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映孝昌各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則應(yīng)全面收集孝昌在工作活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則對涉及孝昌機密、敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，確保信息安全。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責孝昌檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實施。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合孝昌實際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負責組織各部門收集、整理本部門形成的檔案，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全保管。對檔案的存儲環(huán)境進行定期檢查和維護，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.檔案利用制定檔案利用制度，為孝昌內(nèi)部各部門和人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價值。同時，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計，確保檔案的合理使用。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，提出檔案鑒定意見。對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀，確保檔案信息的時效性和準確性。6.檔案信息化建設(shè)推進檔案信息化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。加強對檔案管理人員的信息化培訓，提高檔案管理工作的效率和水平。7.監(jiān)督與指導對孝昌各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，定期檢查各部門檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，確保檔案管理工作的質(zhì)量和水平。（三）各部門檔案管理職責1.指定專人負責各部門應(yīng)指定一名專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案工作的順利開展。2.收集與整理各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案，并進行初步整理，確保檔案的齊全、完整。3.定期移交各部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類包括孝昌的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)工作類涵蓋孝昌各項業(yè)務(wù)工作中形成的文件、合同、協(xié)議、報表、技術(shù)資料、項目檔案等。3.基本建設(shè)類涉及孝昌基本建設(shè)項目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收資料等。4.設(shè)備儀器類包括孝昌購置的設(shè)備儀器的說明書、操作規(guī)程、維修記錄、驗收報告等。5.聲像電子類如照片、錄音、錄像、電子文件等，記錄孝昌重要活動、工作場景、業(yè)務(wù)成果等方面的資料。（二）收集要求1.及時收集各部門應(yīng)在工作活動結(jié)束后及時收集相關(guān)檔案，確保檔案資料不遺漏、不丟失。2.完整準確收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、信息準確，能夠真實反映孝昌的工作情況。3.規(guī)范整理對收集到的檔案應(yīng)按照一定的分類標準和整理方法進行初步整理，便于后續(xù)的移交和管理。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般可分為行政管理、業(yè)務(wù)工作、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、聲像電子等類別。在每個大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類。2.編號對整理好的檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和查找。編號可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名（文件名）、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，確保檔案信息的清晰和準確。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.溫濕度控制檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.安全防護設(shè)施配備必要的安全防護設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防盜門窗等，確保檔案庫房的安全。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和利用。同時，應(yīng)定期對紙質(zhì)檔案進行清點和檢查，防止檔案損壞、丟失。2.電子檔案電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進行命名，便于識別和管理。3.聲像檔案聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，并建立相應(yīng)的目錄索引。對于照片檔案，應(yīng)進行沖印或數(shù)字化處理后保存；對于錄音、錄像檔案，應(yīng)進行轉(zhuǎn)錄或數(shù)字化處理后存儲。（三）檔案保管期限1.永久保管對孝昌具有重要歷史價值、憑證作用或需長期保存的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（四）檔案清查與盤點1.定期清查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲情況與檔案目錄一致。2.不定期盤點在檔案保管過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等異常情況，應(yīng)及時進行盤點，查明原因并采取相應(yīng)措施。五、檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部查閱孝昌內(nèi)部各部門和人員因工作需要，可查閱本部門或其他部門的相關(guān)檔案。2.外部查閱因工作需要，經(jīng)孝昌領(lǐng)導批準，外部單位或個人可查閱孝昌相關(guān)檔案，但應(yīng)嚴格按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱內(nèi)部人員查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱外部單位或個人查閱檔案時，應(yīng)提前向孝昌提出書面申請，說明查閱目的、范圍和時間等，經(jīng)孝昌領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱情況進行記錄。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制、拍照，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱時間、查閱人、檔案名稱和編號、查閱目的、利用方式等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定工作。（二）鑒定標準1.保管期限根據(jù)檔案的形成時間、重要程度、歷史價值等因素，結(jié)合國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。2.保存價值對檔案的保存價值進行評估，判斷檔案是否具有重要的歷史價值、憑證作用或現(xiàn)實利用價值。（三）鑒定程序1.初步篩選檔案管理部門對到期檔案進行初步篩選，提出擬鑒定的檔案清單。2.逐卷鑒定鑒定小組對擬鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準，確定檔案的存毀意見。3.編制鑒定報告鑒定小組編制檔案鑒定報告，詳細記錄鑒定過程和結(jié)果，經(jīng)孝昌領(lǐng)導審批后存檔。（四）銷毀程序1.造冊登記對經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊，詳細記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批簽字銷毀清冊經(jīng)孝昌領(lǐng)導簽字批準后，方可進行銷毀。3.監(jiān)銷銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀記錄對檔案銷毀情況進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等信息，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.掃描錄入對紙質(zhì)檔案進行掃描，將掃描圖像進行圖像處理和數(shù)據(jù)錄入，形成電子檔案。掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.數(shù)據(jù)掛接將電子檔案與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案進行關(guān)聯(lián)掛接，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲實現(xiàn)檔案的在線錄入、分類存儲和管理，方便檔案管理人員對檔案信息進行維護和更新。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，快速準確地查找所需檔案信息。3.利用管理記錄檔案利用情況，對檔案查閱、借閱等申請進行審批和管理，確保檔案利用的規(guī)范和安全。4.統(tǒng)計分析對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類檔案統(tǒng)計報表，為孝昌的決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）安全管理1.數(shù)據(jù)備份定期對檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。2