PAGE法院檔案室各項制度一、總則（一）目的為加強法院檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結(jié)合本院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則法院檔案室對全院各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映本院各項工作的實際情況，確保檔案信息的準確性。3.安全保密原則加強檔案的安全保護措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為本院各項工作和社會公眾提供便捷的檔案服務。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案管理制度并組織實施。2.負責全院各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。5.推進檔案信息化建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負責檔案管理，并接受檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督。2.按照檔案管理要求，及時將本部門的檔案移交檔案室集中保管。3.積極配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供真實、準確的檔案信息。三、檔案收集（一）收集范圍1.文書檔案包括本院在各項工作中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要等。2.訴訟檔案涵蓋各類案件的卷宗材料，如立案登記表、起訴書、答辯狀、證據(jù)材料、庭審筆錄、裁判文書等。3.人事檔案包含干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、職稱評審等方面的材料。4.財務檔案涉及本院財務收支、預算決算、會計憑證、賬簿、報表等相關資料。5.基建檔案包括本院基本建設項目從規(guī)劃、設計到施工、竣工驗收等全過程形成的文件材料。6.設備檔案有關本院購置、使用、維護的各類設備的技術資料、說明書、合格證、維修記錄等。7.聲像檔案以照片、錄音、錄像等形式記錄本院重要活動、事件、人物等的資料。8.電子檔案本院在信息化建設過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時收集本部門的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集責任人應定期對本部門的檔案進行整理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。3.對于重要活動、重大案件等形成的檔案，應在活動結(jié)束或案件辦結(jié)后及時收集歸檔，確保檔案的時效性。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）文書檔案整理1.分類按照年度保管期限機構（問題）進行分類。2.編號對每份文件進行編號，編號應保持唯一性和系統(tǒng)性。3.編目編制卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號、責任者、文號、題名、日期、頁號等項目。4.裝訂去除文件上的金屬物，采用三孔一線的方法進行裝訂，確保文件整齊牢固。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號等信息。（三）訴訟檔案整理1.分類按照案件性質(zhì)、審級、年度等進行分類。2.編號為每個案件卷宗編制唯一的編號。3.編目制作卷宗封面、卷內(nèi)目錄、備考表等，詳細記錄案件的基本信息和檔案內(nèi)容。4.裝訂對卷宗材料進行系統(tǒng)排列和裝訂，確保卷宗的完整性和規(guī)范性。5.上架將整理好的訴訟檔案上架存放，并按照一定的順序進行排列。（四）其他檔案整理1.人事檔案、財務檔案、基建檔案、設備檔案、聲像檔案、電子檔案等應按照各自的專業(yè)規(guī)范進行整理，確保檔案的質(zhì)量和管理的科學性。2.對于不同載體的檔案，如紙質(zhì)檔案與電子檔案應進行關聯(lián)整理，確保信息的一致性和完整性。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等設施，確保檔案的安全保管。（二）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限、年度等進行科學合理的存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放索引，標明各類檔案的存放位置，提高檔案檢索效率。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。2.訴訟檔案的保管期限按照相關規(guī)定執(zhí)行，一般案件的保管期限為永久，部分簡易案件可根據(jù)實際情況確定保管期限。3.其他檔案的保管期限根據(jù)其重要性和利用價值，參照國家有關標準和行業(yè)規(guī)范確定。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確、保管狀況良好。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等問題，應及時查明原因，采取相應的補救措施，并向上級主管部門報告。（五）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案室牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值，對于失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。3.檔案鑒定工作應形成鑒定報告，詳細記錄鑒定過程和結(jié)果，經(jīng)分管領導批準后存檔。六、檔案利用（一）利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本院檔案，須按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.社會公眾因涉及自身權益等合理原因，經(jīng)本院批準后可查閱相關檔案。（二）利用手續(xù)1.本院工作人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱本院檔案，須持單位介紹信，注明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)本院分管領導批準后，由檔案室安排專人陪同查閱。3.社會公眾查閱檔案，應提交有效身份證件和相關證明材料，說明查閱理由，經(jīng)本院檔案管理部門審核，報分管領導批準后，在指定地點查閱。（三）利用方式1.查閱檔案室應提供必要的查閱場所和設備，并安排專人負責協(xié)助查閱。查閱人員應在規(guī)定的范圍內(nèi)進行查閱，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，確需延期的，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案的安全和完整。（四）利用登記對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用者姓名、單位、查閱或借閱的檔案名稱、用途、歸還時間等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的法院檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務水平。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對掃描后的檔案圖像進行分類、標注、存儲，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按關鍵詞、日期、文號、題名等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，提高借閱管理的效率和透明度。4.統(tǒng)計分析對檔案利用情況、檔案數(shù)量、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理設置嚴格的用戶權限管理，確保檔案信息的安全保密。對系統(tǒng)操作進行日志記錄，便于審計和追蹤。（四）數(shù)據(jù)備份與維護1.定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護和更新，及時處理系統(tǒng)故障和軟件升級，保證系統(tǒng)的正常運行。八、檔案保密（一）保密制度1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強對檔案工作人員的保密教育，提高保密意識。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應采取嚴格的保密措施，限制查閱范圍，確保檔案信息不泄露。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得私自復制、傳播、銷毀檔案信息，不得在非工作場所談論檔案機密事項。（二）保密措施1.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。2.對檔案查閱、借閱場所進行監(jiān)控，