PAGE林場(chǎng)檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)林場(chǎng)檔案資料管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在林場(chǎng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于林場(chǎng)各部門及全體員工在檔案資料形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：林場(chǎng)檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由林場(chǎng)綜合檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映林場(chǎng)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保其真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集林場(chǎng)在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案資料的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及林場(chǎng)機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案資料，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。二、檔案資料管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善林場(chǎng)檔案資料管理制度。2.負(fù)責(zé)林場(chǎng)各類檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的規(guī)范有序。3.建立健全檔案資料檢索系統(tǒng)，編制各類檢索工具，方便檔案資料的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案資料的保管和保護(hù)工作，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案資料的安全完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。6.積極開展檔案資料的開發(fā)利用工作，為林場(chǎng)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、分類和初步保管工作，并定期向綜合檔案室移交。2.明確本部門檔案資料管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料管理工作的具體實(shí)施。3.嚴(yán)格按照檔案資料管理制度的要求，做好本部門檔案資料的形成、積累和歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。4.積極配合綜合檔案室開展檔案資料的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案資料管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案資料管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。2.負(fù)責(zé)本部門或綜合檔案室檔案資料的日常管理工作，嚴(yán)格遵守檔案資料管理制度，確保檔案資料的安全和完整。3.按照檔案資料整理規(guī)范，及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編目、裝訂等工作，保證檔案資料的質(zhì)量。4.積極為檔案資料的利用者提供服務(wù)，做好檔案資料的查詢、借閱等工作記錄。5.對(duì)檔案資料管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)報(bào)告，并提出改進(jìn)建議。三、檔案資料的分類與編號(hào)（一）分類林場(chǎng)檔案資料分為以下幾大類：1.行政管理類：包括林場(chǎng)的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的資料。2.黨群工作類：涵蓋黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的檔案資料。3.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類：主要有林業(yè)生產(chǎn)規(guī)劃、作業(yè)設(shè)計(jì)、造林綠化、森林資源管理、病蟲害防治、木材采伐與運(yùn)輸、林業(yè)產(chǎn)業(yè)開發(fā)等方面的資料。4.財(cái)務(wù)管理類：包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等檔案資料。5.基本建設(shè)類：涉及林場(chǎng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、工程項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收等方面的資料。6.科研項(xiàng)目類：包括林場(chǎng)承擔(dān)的科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、技術(shù)資料、學(xué)術(shù)論文等檔案資料。7.聲像檔案類：如林場(chǎng)建設(shè)與發(fā)展過程中的照片、錄像、錄音等資料。8.實(shí)物檔案類：指林場(chǎng)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品等實(shí)物。（二）編號(hào)1.檔案資料編號(hào)采用“年度類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。例如：2023XZ001，表示2023年行政管理類第1份檔案資料。2.年度以公元紀(jì)年為準(zhǔn)，用四位數(shù)表示；類別按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，用兩個(gè)大寫字母表示；順序號(hào)為每類檔案資料的流水號(hào)，用三位數(shù)表示。3.編號(hào)應(yīng)保持唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案資料的管理和查詢。四、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確檔案資料收集的范圍和要求，確保本部門在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料及時(shí)收集齊全。2.對(duì)于林場(chǎng)內(nèi)部產(chǎn)生的文件材料，承辦部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理，并移交本部門檔案資料管理人員。3.對(duì)于林場(chǎng)外部接收的文件材料，如上級(jí)文件、合作單位往來文件等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)簽收、登記，并及時(shí)傳遞給相關(guān)部門進(jìn)行處理，處理完畢后由承辦部門按照要求整理歸檔。4.檔案資料管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門檔案資料收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案資料收集工作的順利進(jìn)行。（二）整理1.檔案資料管理人員應(yīng)按照檔案資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.整理過程中，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.對(duì)每份檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案資料目錄卡片，內(nèi)容包括編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。4.檔案資料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于翻閱和保管。對(duì)于紙張規(guī)格不一致或破損的文件材料，應(yīng)進(jìn)行裱糊或修復(fù)處理。5.整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，包括編號(hào)、題名、年度、保管期限等。五、檔案資料的保管（一）保管場(chǎng)所1.林場(chǎng)應(yīng)設(shè)立專門的綜合檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.綜合檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.檔案資料應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找。2.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原件分開保管，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的分類存儲(chǔ)、檢索查詢、借閱審批等功能。（三）保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案資料主要包括林場(chǎng)的重要?dú)v史文件、規(guī)章制度、財(cái)務(wù)決算、重大工程項(xiàng)目資料等，這些檔案資料具有重要的歷史價(jià)值和憑證作用，應(yīng)永久保存。3.長(zhǎng)期保管的檔案資料一般保管期限為[X]年，主要包括林場(chǎng)在一定時(shí)期內(nèi)具有重要參考價(jià)值的文件材料，如生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、科研項(xiàng)目成果等。4.短期保管的檔案資料保管期限為[X]年，主要是一些時(shí)效性較強(qiáng)、使用頻率較低的文件材料，如一般性的工作計(jì)劃、總結(jié)等。5.檔案資料保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和林場(chǎng)實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案資料既能滿足工作需要，又不過度占用存儲(chǔ)空間。（四）定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案資料的保管狀況、數(shù)量變化、安全防護(hù)等情況。2.檢查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的修復(fù)和處理措施，并做好記錄。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)分析原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案資料保管工作。六、檔案資料的利用（一）利用范圍1.本林場(chǎng)員工因工作需要可查閱、借閱檔案資料。2.外單位因工作需要查閱林場(chǎng)檔案資料的，須經(jīng)林場(chǎng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱、借閱手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案資料，未經(jīng)林場(chǎng)保密委員會(huì)批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供利用。（二）利用手續(xù)1.本林場(chǎng)員工查閱、借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料查閱、借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的檔案資料名稱、編號(hào)、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案資料，應(yīng)提前向林場(chǎng)提交查閱、借閱申請(qǐng)函，說明查閱、借閱的目的、范圍和時(shí)間等，經(jīng)林場(chǎng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱，并辦理查閱、借閱登記手續(xù)。3.查閱、借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案資料管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案資料，不得在檔案資料上圈劃、批注、污損，不得擅自將檔案資料帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）歸還1.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案資料管理人員在接收歸還的檔案資料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究查閱、借閱人員的責(zé)任。3.查閱、借閱人員歸還檔案資料后，檔案資料管理人員應(yīng)在《檔案資料查閱、借閱申請(qǐng)表》上注明歸還日期，并將申請(qǐng)表歸檔保存。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案資料進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和林場(chǎng)實(shí)際情況，對(duì)檔案資料的價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案資料的存毀。3.鑒定過程中，應(yīng)重點(diǎn)審查檔案資料的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)編制《檔案資料銷毀清單》。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案資料，應(yīng)報(bào)林場(chǎng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的