PAGE檔案館電子檔案查閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織電子檔案的查閱行為，確保電子檔案的安全與合理利用，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工，以及因工作需要查閱本公司/組織電子檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：電子檔案查閱活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的合法使用。2.安全保密原則：高度重視電子檔案的安全保密工作，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮電子檔案的作用，為公司/組織的各項工作提供支持。二、電子檔案定義與分類（一）電子檔案定義電子檔案是指公司/組織在各項活動中直接形成的具有保存價值的以數(shù)碼形式存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。（二）電子檔案分類1.行政類：包括公司/組織的各類行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)類：涵蓋公司/組織在業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生的合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表數(shù)據(jù)、項目文檔等。3.財務(wù)類：包含財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等財務(wù)相關(guān)資料。4.人事類：如員工檔案、招聘記錄、培訓(xùn)資料、績效考核文件等。5.其他類：除上述類別外的其他具有保存價值的電子檔案。三、查閱申請與審批（一）內(nèi)部查閱申請與審批1.申請流程本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱電子檔案，應(yīng)填寫《電子檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、類別、查閱目的、預(yù)計查閱時間等信息。將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對申請的必要性和合理性進(jìn)行審核。2.審批流程初審?fù)ㄟ^后，申請表流轉(zhuǎn)至檔案管理部門。檔案管理部門負(fù)責(zé)人對申請進(jìn)行復(fù)審，重點(diǎn)審查申請查閱的檔案是否屬于可查閱范圍、查閱目的是否符合規(guī)定等。若復(fù)審?fù)ㄟ^，申請表提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)整體工作情況和檔案管理規(guī)定，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。審批結(jié)果應(yīng)以書面形式及時反饋給申請人。若申請獲批，檔案管理部門應(yīng)告知申請人查閱的具體時間、地點(diǎn)及相關(guān)注意事項；若申請未獲批，應(yīng)說明原因。（二）外部查閱申請與審批1.申請流程外部單位或個人因工作需要查閱本公司/組織電子檔案，需提前向公司/組織提交書面申請函，說明查閱單位名稱、查閱人員身份、查閱目的、擬查閱檔案的范圍及內(nèi)容等詳細(xì)信息。申請函應(yīng)加蓋申請單位公章，并由法定代表人或其授權(quán)代表簽字確認(rèn)。2.審批流程公司/組織收到外部查閱申請函后，由檔案管理部門進(jìn)行初步審核，判斷申請是否符合法律法規(guī)及公司/組織相關(guān)規(guī)定，同時評估查閱可能對公司/組織造成的影響。初步審核通過后，申請函流轉(zhuǎn)至相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行意見征求。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)自身工作實際，對查閱申請的必要性和可能帶來的風(fēng)險進(jìn)行評估，并提出意見。檔案管理部門綜合業(yè)務(wù)部門意見后，將申請?zhí)峤恢凉?組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)在充分考慮各方面因素后，做出最終審批決定。審批結(jié)果應(yīng)以書面形式通知申請單位或個人。若申請獲批，應(yīng)明確告知查閱的具體要求和限制條件；若申請未獲批，應(yīng)說明理由。四、查閱權(quán)限與范圍（一）內(nèi)部查閱權(quán)限與范圍1.權(quán)限劃分公司/組織高層管理人員具有全面查閱各類電子檔案的權(quán)限。各部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的電子檔案。普通員工根據(jù)工作需要，經(jīng)審批后可查閱與其工作直接相關(guān)的電子檔案。2.查閱范圍經(jīng)批準(zhǔn)后，內(nèi)部人員可查閱的電子檔案范圍包括但不限于相應(yīng)類別下已開放的檔案信息，具體查閱內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格按照審批時注明的范圍執(zhí)行。（二）外部查閱權(quán)限與范圍1.權(quán)限劃分因工作需要且經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的外部單位或個人，在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)查閱相關(guān)電子檔案。外部查閱權(quán)限應(yīng)根據(jù)具體合作事項或工作需求，由公司/組織相關(guān)部門與外部單位協(xié)商確定，并在審批時明確注明。2.查閱范圍外部查閱人員只能查閱經(jīng)審批同意的特定電子檔案，嚴(yán)禁超出范圍查閱其他檔案信息。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非指定用途。五、查閱方式與場所（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：申請人可在檔案管理部門指定的場所，通過檔案管理系統(tǒng)或其他授權(quán)方式進(jìn)行現(xiàn)場查閱電子檔案。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人在場監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范、有序。2.復(fù)制查閱：對于確需復(fù)制的電子檔案，申請人應(yīng)在申請表中明確注明復(fù)制的內(nèi)容、用途及份數(shù)等信息。經(jīng)審批同意后，由檔案管理部門按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理專用章。復(fù)制件應(yīng)與原件具有同等效力，申請人應(yīng)對復(fù)制件的使用負(fù)責(zé)。（二）查閱場所1.內(nèi)部查閱場所：本公司/組織內(nèi)部員工查閱電子檔案應(yīng)在檔案管理部門設(shè)立的專門查閱室進(jìn)行。查閱室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和安全防護(hù)設(shè)施，確保查閱環(huán)境安全、舒適。2.外部查閱場所：外部單位或個人查閱電子檔案，原則上應(yīng)在公司/組織指定的場所進(jìn)行。特殊情況下，經(jīng)公司/組織同意，可在符合安全保密要求的外部場所進(jìn)行查閱，但必須提前做好相關(guān)安全防范措施，并由公司/組織安排專人陪同監(jiān)督。六、查閱紀(jì)律與要求（一）遵守保密規(guī)定1.查閱人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)及公司/組織的保密制度，對在查閱過程中知悉的電子檔案內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.嚴(yán)禁在查閱場所及其他非保密環(huán)境中談?wù)摗鞑n案中的敏感信息。3.對于涉及商業(yè)秘密、個人隱私等重要信息的電子檔案查閱，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，確保信息安全。（二）愛護(hù)檔案設(shè)備與環(huán)境1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)查閱場所的設(shè)備設(shè)施，不得隨意損壞或更改設(shè)備的設(shè)置和狀態(tài)。2.在查閱過程中，應(yīng)保持查閱場所的整潔衛(wèi)生，不得在查閱室內(nèi)吸煙、飲食或亂扔垃圾。3.查閱結(jié)束后，應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時歸還所使用的設(shè)備和工具，并清理查閱現(xiàn)場。（三）規(guī)范查閱行為1.查閱人員應(yīng)按照規(guī)定的查閱方式和流程進(jìn)行操作，不得擅自更改查閱范圍或采用其他違規(guī)方式獲取檔案信息。2.在查閱電子檔案時，應(yīng)認(rèn)真記錄查閱內(nèi)容和相關(guān)信息，但不得對檔案內(nèi)容進(jìn)行修改、刪除或添加等操作。3.如需對查閱的檔案進(jìn)行標(biāo)注、注釋或摘錄，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行操作。七、檔案安全與保密措施（一）技術(shù)安全措施1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，采用先進(jìn)的加密技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的安全性。2.配備防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)攻擊，保障檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時更新系統(tǒng)軟件和安全補(bǔ)丁，防范安全風(fēng)險。（二）人員管理措施1.加強(qiáng)對檔案管理部門工作人員的安全保密教育和培訓(xùn)，提高其安全意識和業(yè)務(wù)水平，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。2.對涉及電子檔案查閱的工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和權(quán)限管理，確保人員具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。3.在查閱場所設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，對查閱人員的進(jìn)出和查閱行為進(jìn)行全程監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入查閱區(qū)域。（三）應(yīng)急處置措施1.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生檔案信息泄露、系統(tǒng)故障等突發(fā)事件時的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保在最短時間內(nèi)恢復(fù)檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，減少損失和影響。3.一旦發(fā)生安全事故，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，并及時向上級主管部門報告，采取有效措施進(jìn)行調(diào)查處理，追究相關(guān)人員責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對電子檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對查閱申請、審批記錄、查閱過程等進(jìn)行核查，確保查閱行為符合規(guī)定要求。2.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對電子檔案查閱工作進(jìn)行審計，重點(diǎn)審查查閱制度的執(zhí)行效果、檔案安全保密措施落實情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息，對提出的意見和建議認(rèn)真整改落實。2.對于涉及電子檔案查閱的合作項目，應(yīng)與合作方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和保密責(zé)任，同時接受合作方的監(jiān)督，確保查閱工作合法合規(guī)進(jìn)行。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱電子檔案。2.超出審批范圍查閱電子檔案。3.泄露電子檔案內(nèi)容，造成信息安全事故。4.違反查閱紀(jì)律與要求，如損壞檔案設(shè)備、在查閱場所吸煙等。5.擅自復(fù)制、傳播電子檔案信息用于非指定用途。（二）處理措施1.對于內(nèi)部人員違規(guī)查閱電子檔案的行為，視情節(jié)輕重給予警告、通報批評、扣發(fā)績效獎金等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，給予降職、撤職等處分，直至解除勞動合同。2.對于外部單位或個人違規(guī)查閱電子檔案的行為，除按照法律法規(guī)要求追究其法律責(zé)任外，公司/組織有權(quán)終止合作關(guān)系，并要求其賠償因此造成的經(jīng)濟(jì)損失。3.因違規(guī)查閱電