PAGE行政檔案制度管理規(guī)定一、總則（一）目的為加強公司行政檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及全體員工在行政工作中形成的各類檔案。（三）定義行政檔案是指公司在行政管理活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政檔案由行政部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司行政管理活動的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）行政部門1.負責制定和完善公司行政檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司行政檔案，包括文件收發(fā)、歸檔、保管、查閱等工作。3.定期對檔案進行整理、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。4.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。（二）各部門1.負責本部門行政檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交行政部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.配合行政部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)來文，包括指示、通知、決定等。2.公司發(fā)出的各類文件，如請示、報告、通知、函等。3.公司內(nèi)部形成的會議文件、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司重要活動的文件、照片、錄像等資料。6.員工個人的重要資料，如任免文件、獎懲記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，并按照規(guī)定進行整理。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時移交行政部門。3.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，如分為上級文件、公司文件、會議文件等。2.編號：對每一份檔案進行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案材料移交行政部門歸檔。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)隨時移交歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，分類清楚，編號準確，編目完整。2.檔案應(yīng)裝訂整齊，字跡清晰，紙張完好。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時歸檔，并確保電子檔案的真實性和完整性。（三）保管期限1.行政檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、合同、協(xié)議等。3.長期保管的檔案期限為15年至50年，主要包括公司的一般性文件、會議記錄等。4.短期保管的檔案期限為5年以下，主要包括臨時性文件、一般性報表等。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和保管期限進行排列。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或光盤等存儲介質(zhì)上，并定期進行備份。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到行政部門查閱。2.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。3.涉及公司機密的檔案，查閱人員需簽署保密協(xié)議，并嚴格按照規(guī)定查閱和使用。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、時間等信息。2.申請表經(jīng)批準后，查閱人員到行政部門辦理查閱手續(xù)。3.行政部門工作人員根據(jù)申請表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人員不得擅自涂改、復印、拍照檔案內(nèi)容，如需復制，需經(jīng)行政部門負責人批準。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定。2.利用檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得損壞、丟失檔案。3.利用檔案后，應(yīng)及時歸還行政部門，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.行政部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定工作，組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、保管期限等因素，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，并確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將其歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.行政部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準確、及時，如實反映檔案管理工作的實際情況。（二）移交工作1.公司因機構(gòu)調(diào)整、人員變動等原因，需要進行檔案移交時，應(yīng)按照規(guī)定辦理移交手