PAGE園長相關(guān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強園長相關(guān)檔案的管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本園園長相關(guān)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀及利用等工作。（三）檔案定義園長相關(guān)檔案是指在園長履行職責過程中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：園長相關(guān)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映園長的工作實際情況，不得弄虛作假。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善園長相關(guān)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理園長相關(guān)檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂等工作。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索，提高檔案利用效率。4.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的程序和要求，做好檔案的鑒定、銷毀工作。6.積極開展檔案的編研工作，為園長決策提供參考依據(jù)。（二）園長職責1.重視檔案管理工作，支持檔案管理部門的各項工作，確保檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費和設(shè)備等條件。2.對重要檔案的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.根據(jù)工作需要，合理利用檔案，充分發(fā)揮檔案的作用。（三）各部門職責1.負責本部門形成的與園長相關(guān)檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的質(zhì)量。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。3.按照檔案管理部門的要求，及時提供有關(guān)檔案資料。三、檔案收集（一）收集范圍1.園長的任免文件、履歷材料、考核材料、獎懲材料等人事檔案。2.園長在行政管理工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告、批示、會議記錄等文件材料。3.園長參與的教育教學改革、科研項目等方面的方案、成果、鑒定材料等。4.園長與上級主管部門、其他單位及個人的往來信函、協(xié)議、合同等文件材料。5.園長在園內(nèi)的重要活動、講話、致辭等聲像材料。6.其他與園長相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責本部門與園長相關(guān)檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)同時收集電子文檔或復(fù)印件，以確保檔案信息的備份和利用。4.檔案形成部門應(yīng)定期將收集的檔案移交檔案管理部門，交接時應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確雙方責任。四、檔案整理（一）分類標準1.人事檔案類：按照人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，分為履歷材料、自傳材料、考核材料、學歷學位材料、培訓材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、出國（境）材料、其他材料等類別。2.行政管理檔案類：按照文件的性質(zhì)和內(nèi)容，分為工作計劃、總結(jié)、報告、批示、會議記錄、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表等類別。3.教育教學與科研檔案類：按照項目的類別和階段，分為教育教學改革方案、科研項目申請書、研究報告、成果鑒定材料、獲獎證書等類別。4.對外交往檔案類：按照往來單位和文件類型，分為上級主管部門文件、其他單位信函、協(xié)議合同、會議紀要等類別。5.聲像檔案類：按照載體形式和內(nèi)容，分為照片、錄音、錄像等類別。（二）編號方法1.人事檔案編號：采用個人身份證號作為檔案編號，確保一人一號，便于管理和查詢。2.行政管理檔案編號：按照年度、類別、順序號的方式進行編號，例如：20XXX001，其中20XX表示年份，X表示類別代碼，001表示順序號。3.教育教學與科研檔案編號：按照項目編號或課題編號進行管理，確保一個項目或課題一個編號。4.對外交往檔案編號：按照往來單位名稱、文件日期、文件順序號的方式進行編號，例如：XX單位20XX.XX.XX001。5.聲像檔案編號：按照拍攝時間、內(nèi)容主題、順序號的方式進行編號，例如：20XX.XX.XXXX001，其中20XX.XX.XX表示拍攝時間，XX表示內(nèi)容主題代碼，001表示順序號。（三）整理步驟1.對收集到的檔案進行分類，按照分類標準將不同類別的檔案分開。2.對每一類檔案進行排序，按照文件的形成時間、重要程度等順序排列。3.對每份文件進行編號，并編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件題名、日期、來源等信息。4.將編好號的文件進行裝訂，確保文件整齊、牢固。對于不宜裝訂的聲像檔案等，應(yīng)進行妥善保管，并在目錄中注明存放方式。5.填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，包括檔案類別、年度、保管期限等，便于查找和管理。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序進行排列，便于存放和查找。3.庫房應(yīng)保持清潔、通風良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，一般溫度為14℃24℃，濕度為45%60%。（二）保管期限確定1.人事檔案：按照國家人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定確定保管期限，一般分為永久、長期和短期。2.行政管理檔案：重要的、具有長遠查考價值的文件材料列為永久保管；在一定時期內(nèi)具有查考價值的文件材料列為長期保管，保管期限為10年50年；一般性的文件材料列為短期保管，保管期限為1年10年。3.教育教學與科研檔案：教育教學改革方案、科研項目申請書、研究報告、成果鑒定材料等重要文件列為永久保管；階段性的成果材料、一般的教學資料等列為長期保管，保管期限為10年30年；一般性的教學記錄、學生作業(yè)等列為短期保管，保管期限為1年10年。4.對外交往檔案：涉及重要事項、具有長遠歷史意義的文件列為永久保管；一般性的往來信函列為長期保管，保管期限為10年20年；臨時性的通知、便函等列為短期保管，保管期限為1年10年。5.聲像檔案：反映重要活動、具有歷史價值的聲像檔案列為永久保管；一般性的活動記錄列為長期保管，保管期限為10年15年；臨時性的活動影像列為短期保管，保管期限為1年10年。（三）保管措施1.建立檔案保管賬目，詳細記錄檔案的收進、移出、保管期限、存放位置等信息，做到賬物相符。2.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對于破損、褪色等檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。清理核對時，要根據(jù)檔案的保管期限，剔除已到保管期限且無保存價值的檔案，為檔案的鑒定銷毀做好準備。3.對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。同時，定期對電子檔案進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。對歸還的檔案要進行認真檢查，如有問題及時處理。5.加強對檔案庫房的安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，制定安全管理制度，確保檔案庫房的安全。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，對到期檔案進行審查。2.審查檔案的內(nèi)容是否具有查考利用價值，是否反映了園長工作的重要方面，是否對今后的工作具有參考意義。3.考慮檔案的完整性和準確性，對于內(nèi)容不完整、不準確或已失去憑證作用的檔案，可考慮提前鑒定銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期將到期檔案清單提交給鑒定小組。2.鑒定小組對清單中的檔案進行逐一審查，查閱檔案內(nèi)容，分析其價值。3.鑒定小組根據(jù)審查結(jié)果，對檔案分別作出繼續(xù)保存、銷毀或延長保管期限的鑒定意見，并填寫檔案鑒定表。4.檔案鑒定表經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認后，報園長審批。七、檔案銷毀（一）銷毀審批經(jīng)園長批準同意銷毀的檔案，由檔案管理部門負責組織實施銷毀工作。（二）銷毀方式1.對于紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對于電子檔案，采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進行銷毀，確保電子數(shù)據(jù)徹底清除。（三）銷毀記錄銷毀檔案時，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。檔案銷毀清冊經(jīng)銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字后，作為檔案管理工作的重要資料保存。監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進行全程監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。八、檔案利用（一）利用范圍1.本園內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱園長相關(guān)檔案。2.上級主管部門、其他單位因工作聯(lián)系需要查閱相關(guān)檔案。3.因司法、審計等工作需要，按照法定程序查閱檔案。（二）利用程序1.本園內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，需填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對于符合規(guī)定的申請，予以批準，并提供相應(yīng)的檔案查閱、借閱服務(wù)。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進行，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、編號、數(shù)量、借閱期限等信息，并承諾妥善保管檔案，按時歸還。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.上級主管部門、其他單位查閱檔案，需出具單位介紹信，并填寫檔案查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門審核后，報園長批準。查閱檔案時，應(yīng)按照本園的相關(guān)規(guī)定進行操作。6.因司法、審計等工作需要查閱檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理部門應(yīng)積極配合，提供必要的檔案資料。（三）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用頻率和利用效果，為檔案管理工作的改進提供