PAGE福建檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司/組織管理水平，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.分類管理原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。3.全程管理原則：對(duì)檔案從形成、積累、整理、歸檔到保管、利用等全過(guò)程進(jìn)行有效管理。4.保密與利用并重原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織各項(xiàng)工作服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門檔案工作，對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)。5.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)。（二）各部門1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.積極利用檔案為部門工作服務(wù)，及時(shí)向綜合管理部門反饋檔案利用需求。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷過(guò)程中形成的各類文件材料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、批復(fù)文件等。2.公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，包括合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.公司/組織行政管理活動(dòng)中形成的文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。4.公司/組織財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.公司/組織人力資源管理活動(dòng)中形成的文件材料，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等。6.公司/組織科技研發(fā)活動(dòng)中形成的文件材料，如科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、技術(shù)圖紙等。7.公司/組織對(duì)外宣傳、文化建設(shè)等活動(dòng)中形成的文件材料，如宣傳資料、活動(dòng)照片、視頻等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可利用性。4.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年整理歸檔。2.重大活動(dòng)、項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)或項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)將形成的文件材料收集整理完畢并移交綜合管理部門。3.公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)等情況發(fā)生后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將涉及的文件材料收集整理后移交綜合管理部門。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度形式（憑證、賬簿、報(bào)表等）進(jìn)行分類。4.人事檔案：按照員工類別檔案內(nèi)容進(jìn)行分類。5.電子檔案：按照文件類型年度保管期限進(jìn)行分類。（二）整理方法1.文書檔案：對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作，編制案卷目錄。2.科技檔案：對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄和總目錄，繪制項(xiàng)目檔案分類編號(hào)索引圖。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的要求，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行整理、裝訂，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。4.人事檔案：按照人事檔案管理規(guī)定，對(duì)員工檔案進(jìn)行分類整理，建立檔案目錄，確保檔案材料齊全、完整。5.電子檔案：對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，編制電子檔案目錄索引，并進(jìn)行定期備份。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合分類標(biāo)準(zhǔn)，排列有序，便于查找和利用。2.檔案編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理，具有唯一性，便于識(shí)別和管理。3.編目應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，包括文件題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。4.裝訂應(yīng)牢固整齊，保持文件材料的原貌，對(duì)于破損或褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等進(jìn)行綜合評(píng)估，判斷其是否具有保存價(jià)值。3.對(duì)于已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（三）鑒定程序1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.鑒定小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.綜合管理部門根據(jù)鑒定小組的意見(jiàn)，編制檔案鑒定報(bào)告，明確檔案的存毀情況。4.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行異地備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（三）保管要求1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、存放位置等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與保管臺(tái)賬一致。3.對(duì)破損、褪色等有問(wèn)題的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：如查閱人次、借閱次數(shù)、利用檔案解決問(wèn)題的數(shù)量等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)：如庫(kù)房溫濕度記錄、檔案完好率等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度，定期由綜合管理部門進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。2.利用檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作的準(zhǔn)確性和效率。3.對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。2.定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，為檔案管理決策提供依據(jù)參考。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求報(bào)送，并存檔備查。八、檔案編研（一）編研內(nèi)容1.編寫公司/組織大事記，記錄公司/組織發(fā)展歷程中的重大事件和重要活動(dòng)。2.整理公司/組織規(guī)章制度匯編，將現(xiàn)行有效的規(guī)章制度進(jìn)行系統(tǒng)整理。3.編纂專題檔案資料，如項(xiàng)目成果匯編、業(yè)務(wù)案例集等。4.開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，編寫檔案參考資料，為公司/組織領(lǐng)導(dǎo)決策和業(yè)務(wù)工作提供支持。（二）編研方法1.確定編研選題，制定編研計(jì)劃，明確編研內(nèi)容、方法、步驟和人員分工（如有）。2.收集、篩選、整理相關(guān)檔案資料，對(duì)資料進(jìn)行分析研究和綜合加工。3.采用文字?jǐn)⑹?、圖表展示、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等多種形式進(jìn)行編研成果的呈現(xiàn)。4.編研成果應(yīng)進(jìn)行審核把關(guān)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范。（三）編研要求1.編研工作應(yīng)緊密圍繞公司/組織的中心工作和發(fā)展需求，具有針對(duì)性和實(shí)用性。2.編研成果應(yīng)注重質(zhì)量，保證資料的真實(shí)性、可靠性和完整性。3.定期對(duì)編研成果進(jìn)行更新和完善，使其能夠及時(shí)反映公司/組織的最新情況。九、檔案利用（一）利用范圍1.為公司/組織內(nèi)部各部門開(kāi)展工作提供檔案資料查閱、借閱服務(wù)。2.為公司/組織領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。3.為公司/組織對(duì)外宣傳、文化建設(shè)等活動(dòng)提供檔案素材。4.依法為司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等提供檔案資料查詢服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可到檔案庫(kù)房查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案資料的復(fù)制服務(wù)，復(fù)制應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或擅自銷毀檔案。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司/組織或轉(zhuǎn)借他人。3.利用檔案涉及公司/組織商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。十、檔案保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案保密工作的職責(zé)和要求。2.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、人事信息等重要檔案，實(shí)行專人專管，嚴(yán)格保密。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書。（二）保密措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.對(duì)檔案資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)，對(duì)電子檔案的傳輸、使用等環(huán)節(jié)采取安全防護(hù)措施。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程