PAGE市農(nóng)委檔案管理制度一、總則（一）目的為加強市農(nóng)委檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市農(nóng)委機關各科室、直屬事業(yè)單位以及下屬各基層單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則市農(nóng)委設立專門的檔案管理機構，對全委各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實準確原則檔案內容必須真實反映市農(nóng)委各項工作的實際情況，保證檔案信息的準確性和可靠性。3.安全保密原則加強檔案安全防范措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案信息的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則建立健全檔案查閱利用制度，簡化手續(xù)，提高效率，為市農(nóng)委各項工作提供及時、有效的檔案服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置市農(nóng)委設立檔案管理科，作為全委檔案管理的職能部門，配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理科職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本委檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、統(tǒng)計市農(nóng)委各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對檔案進行分類、編目、鑒定、銷毀等工作，定期對檔案進行清查和盤點。4.建立檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案查閱利用提供便利條件。5.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全委干部職工的檔案意識。7.指導和監(jiān)督直屬事業(yè)單位及下屬基層單位的檔案管理工作。（三）各科室、單位職責1.各科室、單位應明確一名檔案工作兼職人員，負責本科室、單位檔案的收集、整理和移交工作。2.兼職檔案人員應按照檔案管理科的要求，及時將本科室、單位形成的檔案材料進行分類整理，定期移交檔案管理科。3.配合檔案管理科做好檔案的查閱利用工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍市農(nóng)委檔案收集范圍包括：1.上級機關下發(fā)的與本委工作相關的文件、指示、通知等。2.本委形成的各類文件、報告、會議記錄、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。3.本委開展的各類農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作項目的文件材料，包括項目申報書、實施方案、驗收報告等。4.本委組織的各類會議、活動的文件材料，包括會議通知、議程、紀要、活動方案、照片、錄像等。5.本委干部職工的人事檔案材料，包括履歷表、任免文件、考核材料、獎懲材料等。6.本委財務檔案材料，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.本委下屬各基層單位上報的各類文件材料和統(tǒng)計報表。8.其他與本委工作相關的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、單位應及時將本科室、單位形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理科。2.檔案材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.電子文件應按照規(guī)定格式存儲，確保其可讀性和完整性，并與紙質文件同步歸檔。（三）整理方法1.檔案管理科按照檔案的形成規(guī)律和特點，對收集到的檔案進行分類整理。2.檔案分類采用年度機構保管期限分類法，即先按年度分開，再按機構（科室、單位）分類，最后按保管期限（永久、長期、短期）排列。3.對每份檔案進行編號、編目，編制檔案目錄和檢索工具，便于查找和利用。4.檔案整理應遵循便于保管和利用的原則，做到排列有序、編號規(guī)范、目錄清晰。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理科應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案應使用符合國家標準的檔案盒、檔案柜進行裝具，確保檔案的安全存放。2.檔案盒應標明檔案類別、年度、保管期限、起止日期等信息，檔案柜應分類存放檔案，并標明柜號、類別等標識。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。2.永久保管的檔案是指反映本委主要職能活動和歷史面貌的，對本委工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映本委一般工作活動，在較長時間內對本委工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映本委一般性工作活動，在較短時間內對本委工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理科應定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和存放位置準確無誤。2.清查盤點應填寫檔案清查登記表，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并做好記錄。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告，并采取相應的補救措施。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織市農(nóng)委成立檔案鑒定工作領導小組，由分管領導任組長，檔案管理科及相關科室負責人為成員，負責對檔案的鑒定工作進行組織領導。（二）鑒定標準1.檔案鑒定工作應依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合市農(nóng)委工作實際，對檔案的保存價值進行全面、客觀的評估。2.對保管期限已滿的檔案，應進行鑒定，確定其是否仍有保存價值。3.對已失去保存價值的檔案，應予以銷毀；對仍有一定保存價值的檔案，應延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理科定期對保管期限已滿的檔案進行清理，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案鑒定工作領導小組對檔案銷毀清冊進行審核，簽署審核意見。3.經(jīng)審核同意銷毀的檔案，由檔案管理科組織實施銷毀，并指定專人負責監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，注明銷毀方式和日期。（四）銷毀方式1.對紙質檔案，應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.對電子檔案，應采用數(shù)據(jù)擦除等技術手段進行銷毀，確保電子數(shù)據(jù)徹底刪除。六、檔案的查閱與利用（一）查閱利用范圍1.本委干部職工因工作需要，可以查閱利用本委保管的檔案。2.外單位因工作需要查閱本委檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱利用范圍。（二）查閱利用手續(xù)1.本委干部職工查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在科室、單位負責人簽字同意后，到檔案管理科查閱。2.外單位查閱檔案，應提前向市農(nóng)委提交查閱申請函，說明查閱目的、內容和范圍，經(jīng)市農(nóng)委分管領導批準后，方可查閱。查閱申請函應加蓋單位公章。3.查閱檔案時，查閱人員應遵守檔案查閱利用制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。如需復印檔案材料，應經(jīng)檔案管理科同意，并登記復印內容和份數(shù)。（三）查閱利用登記檔案管理科應對檔案查閱利用情況進行詳細登記，記錄查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱內容、查閱目的、批準人等信息。查閱利用登記應長期保存，以備查考。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在科室、單位負責人和檔案管理科負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自帶出市農(nóng)委辦公區(qū)域。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告檔案管理科，并承擔相應責任。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立市農(nóng)委檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查閱、利用和共享，為市農(nóng)委各項工作提供便捷的檔案服務。（二）數(shù)字化檔案掃描1.對市農(nóng)委保存的重要檔案和利用率較高的檔案，應進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化掃描應按照國家有關檔案數(shù)字化技術標準進行，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。3.掃描后的電子檔案應進行分類、命名、存儲，建立與紙質檔案相對應的電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（三）檔案管理信息系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱利用等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化。2.系統(tǒng)應具備權限管理功能，對不同用戶設置不同的操作權限，確保檔案信息的安全保密。3.系統(tǒng)應具備檢索查詢功能，能夠根據(jù)檔案的類別、年度、保管期限、關鍵詞等信息快速準確地檢索到所需檔案。4.系統(tǒng)應具備統(tǒng)計分析功能，能夠對檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）電子檔案