PAGE檔案保密性管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案的保密性管理，確保公司檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息、個人隱私等檔案進行保密管理，防止信息泄露。2.完整性原則：確保檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不被篡改或丟失，維護檔案的原始性和真實性。3.安全性原則：采取必要的安全措施，保障檔案存儲、傳輸和使用過程中的安全，防止檔案信息受到未經(jīng)授權(quán)的訪問、破壞或損壞。4.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進行檔案管理，確保檔案管理工作合法合規(guī)。二、檔案分類及保密等級劃分（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司的各類文件、報告、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、人事檔案等。2.財務(wù)檔案：涵蓋公司的財務(wù)報表、賬目、憑證、審計報告等。3.業(yè)務(wù)檔案：涉及公司的市場調(diào)研、銷售合同、項目文檔、技術(shù)資料、客戶信息等。4.其他檔案：如公司的榮譽證書、資質(zhì)文件、知識產(chǎn)權(quán)檔案等。（二）保密等級劃分1.絕密級：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大決策信息、關(guān)鍵技術(shù)資料等，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重的損失。2.機密級：包含公司重要業(yè)務(wù)信息、客戶敏感信息、內(nèi)部管理機密等，泄露后可能對公司業(yè)務(wù)產(chǎn)生較大影響。3.秘密級：涉及公司一般性業(yè)務(wù)信息、普通員工個人信息等，泄露后可能對公司或個人造成一定影響。三、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一管理公司各類檔案，建立檔案管理系統(tǒng)，確保檔案的安全存儲和有效利用。3.對檔案進行分類、編號、整理、歸檔和保管，定期對檔案進行清查和盤點。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、歸還等手續(xù)的辦理，對檔案的使用情況進行跟蹤和記錄。5.對涉及保密檔案的人員進行保密培訓(xùn)和教育，提高員工的保密意識。6.協(xié)助有關(guān)部門和人員做好檔案的保密工作，對違反檔案保密制度的行為進行調(diào)查和處理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照公司檔案管理制度的要求，對本部門涉及保密的檔案進行分類管理，并指定專人負(fù)責(zé)保密工作。3.嚴(yán)格控制本部門檔案的借閱和查閱范圍，對借閱和查閱檔案的人員進行登記和審批，確保檔案的安全。4.對本部門員工進行檔案保密教育，提高員工的保密意識，防止檔案信息泄露。5.配合檔案管理部門做好檔案的清查和盤點工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案的安全和保密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱等，做到檔案管理工作規(guī)范、有序。3.熟悉檔案管理系統(tǒng)的操作，及時更新和維護檔案信息，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.對檔案的利用情況進行統(tǒng)計和分析，為公司的決策提供參考依據(jù)。5.定期對檔案進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施加以解決。6.保守檔案管理工作中的機密信息，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容和管理情況。（四）借閱和查閱人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，愛護檔案，不得擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或銷毀檔案。2.按照規(guī)定的程序辦理檔案借閱和查閱手續(xù)，明確借閱和查閱的目的、范圍和期限。3.在借閱和查閱檔案過程中，不得將檔案帶出規(guī)定的場所，不得在檔案上做任何標(biāo)記或批注。4.使用完畢后，及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)，確保檔案的完整性和保密性。5.對借閱和查閱過程中知悉的檔案內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露。四、檔案存儲與保管（一）存儲環(huán)境要求1.檔案存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保檔案的安全存儲。2.檔案存儲場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。3.對電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案保管措施1.對不同保密等級的檔案應(yīng)分別存放，采取相應(yīng)的保密措施，如設(shè)置專門的保密柜、保險柜等。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行分類裝訂、編號、編目，建立檔案目錄索引，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全。4.定期對檔案進行清查和盤點，核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.對破損、褪色、變質(zhì)等檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案借閱與查閱（一）借閱申請1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、保密等級、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。2.《檔案借閱申請表》應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，交檔案管理部門審核。（二）借閱審批1.檔案管理部門對《檔案借閱申請表》進行審核，根據(jù)檔案的保密等級和借閱目的，確定是否批準(zhǔn)借閱。2.對于絕密級檔案的借閱，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對于機密級檔案的借閱，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；對于秘密級檔案的借閱，由檔案管理人員審核批準(zhǔn)。3.檔案管理部門在審批通過后，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，發(fā)放《檔案借閱證》，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。（三）查閱申請1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、保密等級、查閱目的、查閱期限等內(nèi)容。2.《檔案查閱申請表》應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，交檔案管理部門審核。（四）查閱審批1.檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進行審核，根據(jù)檔案的保密等級和查閱目的，確定是否批準(zhǔn)查閱。2.對于絕密級檔案的查閱，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對于機密級檔案的查閱，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；對于秘密級檔案的查閱，由檔案管理人員審核批準(zhǔn)。3.檔案管理部門在審批通過后，安排專人陪同查閱人員查閱檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督。（五）借閱和查閱期限1.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案查閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明用途。（六）歸還手續(xù)1.借閱和查閱人員使用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理人員在接收歸還的檔案時，并對檔案的完整性和保密性進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并處理。六、檔案傳輸與共享（一）傳輸方式1.對于紙質(zhì)檔案的傳輸，應(yīng)采用安全可靠的郵寄、專人送達等方式，確保檔案的安全傳輸。2.對于電子檔案的傳輸，應(yīng)采用加密傳輸、安全存儲介質(zhì)等方式，防止檔案信息在傳輸過程中被泄露或篡改。（二）共享范圍1.檔案共享應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的范圍進行，不得擅自擴大共享范圍。2.對于涉及保密的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得進行共享。（三）共享審批1.因工作需要共享檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案共享申請表》，注明共享檔案的名稱、編號、保密等級、共享目的、共享范圍、共享期限等內(nèi)容。2.《檔案共享申請表》應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門對《檔案共享申請表》進行審核，根據(jù)檔案的保密等級和共享目的，確定是否批準(zhǔn)共享。4.對于絕密級檔案的共享，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對于機密級檔案的共享，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；對于秘密級檔案的共享，由檔案管理人員審核批準(zhǔn)。5.檔案管理部門在審批通過后，為共享人員辦理共享手續(xù)，并登記共享檔案的相關(guān)信息。（四）共享期限1.檔案共享期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長共享期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.共享人員在共享期限屆滿后，應(yīng)及時歸還共享的檔案，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立檔案保密監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估，確保檔案保密制度的有效執(zhí)行。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的存儲、保管、借閱、查閱、傳輸、共享等環(huán)節(jié)進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案管理工作進行審計，檢查檔案保密制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時處理。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的分類、編號、整理、歸檔、保管、借閱、查閱、傳輸、共享等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案存儲場所的安全設(shè)施是否完好，檔案存儲環(huán)境是否符合要求。3.檔案管理人員的保密意識和業(yè)務(wù)能力，是否熟悉檔案保密制度和操作規(guī)程。4.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在檔案丟失、篡改、損壞等情況。5.檔案保密措施的落實情況，如保密柜、保險柜的使用情況，電子檔案的加密存儲情況等。（三）問題處理1.對于在檔案保密監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門或責(zé)任人限期整改。2.責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真分析問題產(chǎn)生的原因，制定切實可行的整改措施，并在規(guī)定的期限內(nèi)完成整改。3.對違反檔案保密制度的行為，應(yīng)按照公司規(guī)定進行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。八、檔案保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案保密培訓(xùn)計劃，并組織實施。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式等內(nèi)容。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國家法律法規(guī)和公司檔案保密制度，提高員工的法律意識和制度意識。2.檔案保密知識和技能，如檔案的分類、編號、整理、歸檔、保管、借閱、查閱、傳輸、共享等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和保密要求。3.案例分析，通過實際案例分析，讓員工了解檔案保密工作的重要性和違規(guī)行為的后果。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請專家或內(nèi)部管理人員進行授課，系統(tǒng)講解檔案保密知識和技能。2.開展專題培訓(xùn)，針對檔案管理工作中的重點和難點問題，進行專項培訓(xùn)。3.利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄等渠道，發(fā)布檔案保密知識和信息，進行宣傳教育。4.組織員工參加外部培訓(xùn)或?qū)W習(xí)交流活動，拓寬員工的視野，提高員工的檔案保密意識和業(yè)務(wù)能力。（四）培訓(xùn)記錄1.檔案管理部門應(yīng)做好培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)講師等信息。2.培訓(xùn)記錄應(yīng)妥善保存，作為員工檔案保密培訓(xùn)檔案的重要組成部分。九、檔案保密獎懲制度（一）獎勵制度1.對在檔案保密