PAGE物業(yè)商戶檔案管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)商戶檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保商戶檔案的完整性、準確性和安全性，為物業(yè)管理決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)所有商戶檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：物業(yè)商戶檔案由物業(yè)管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映商戶實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便物業(yè)管理工作中對檔案的查閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）管理部門職責(zé)物業(yè)管理部門負責(zé)物業(yè)商戶檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實施，具體職責(zé)如下：1.制定和完善物業(yè)商戶檔案管理制度。2.組織檔案管理人員開展檔案收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整性和準確性。5.負責(zé)檔案的安全保管，落實防火、防潮、防蟲、防盜等措施。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行檔案管理職責(zé)。2.負責(zé)商戶檔案的日常收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。3.對檔案進行分類、編號、裝訂，編制檔案目錄和檢索工具，便于檔案的查找和利用。4.做好檔案的存儲和保管工作，定期檢查檔案狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。5.負責(zé)檔案的信息化錄入工作，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。6.根據(jù)物業(yè)管理工作需要，及時提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好記錄。7.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案內(nèi)容及分類物業(yè)商戶檔案主要包括以下幾類：（一）商戶基本信息檔案1.營業(yè)執(zhí)照副本：記錄商戶注冊登記的基本信息，包括企業(yè)名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍、注冊資本等。2.稅務(wù)登記證：反映商戶稅務(wù)登記情況。3.組織機構(gòu)代碼證：如商戶為企業(yè)，此證記錄其組織機構(gòu)代碼相關(guān)信息。4.法人身份證復(fù)印件：提供商戶法定代表人的身份信息。5.授權(quán)委托書：若有委托他人辦理相關(guān)事務(wù)，需留存授權(quán)委托書。6.聯(lián)系方式：包括商戶聯(lián)系人姓名、電話、郵箱等。7.經(jīng)營場所證明：如租賃合同、產(chǎn)權(quán)證明等，明確商戶經(jīng)營場所的相關(guān)情況。（二）商戶入駐資料檔案1.入駐申請表：記錄商戶申請入駐物業(yè)區(qū)域的基本情況和申請事項。2.入駐協(xié)議：明確物業(yè)與商戶之間的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，包括租金、物業(yè)費、服務(wù)內(nèi)容等條款。3.裝修申請表：商戶申請裝修時提交的相關(guān)資料，如裝修設(shè)計方案、施工單位資質(zhì)證明等。4.裝修許可證：物業(yè)發(fā)放給商戶的裝修許可文件。5.裝修驗收報告：裝修完成后，物業(yè)對裝修情況進行驗收的報告。（三）商戶經(jīng)營活動檔案1.經(jīng)營項目清單：記錄商戶經(jīng)營的主要業(yè)務(wù)范圍。2.商品或服務(wù)目錄：對于從事商品銷售或服務(wù)提供的商戶，需留存其商品或服務(wù)清單。3.促銷活動方案：商戶開展促銷活動時提交的方案及相關(guān)審批記錄。4.廣告宣傳資料：包括商戶在物業(yè)區(qū)域內(nèi)發(fā)布的廣告海報、宣傳單頁等資料。（四）商戶繳費記錄檔案1.租金繳納記錄：詳細記錄商戶每期租金的繳納金額、時間、方式等。2.物業(yè)費繳納記錄：同樣記錄物業(yè)費的繳納情況。3.水電費繳納記錄：保存商戶水電費的繳費明細。4.其他費用繳納記錄：如停車費、垃圾處理費等相關(guān)費用的繳納記錄。（五）商戶變更記錄檔案1.名稱變更：留存商戶名稱變更的相關(guān)文件，如工商變更登記證明等。2.法人變更：包括法人變更的申請文件、新法人身份證明等資料。3.經(jīng)營范圍變更：記錄經(jīng)營范圍變更的相關(guān)審批文件。4.經(jīng)營場所變更：若商戶經(jīng)營場所發(fā)生變更，需留存變更后的租賃合同、產(chǎn)權(quán)證明等資料。（六）商戶投訴與處理檔案1.投訴記錄：詳細記錄商戶及其他相關(guān)方提出的投訴內(nèi)容、時間、投訴人等信息。2.處理記錄：包括物業(yè)對投訴的處理措施、處理結(jié)果、回復(fù)情況等記錄。（七）商戶安全管理檔案1.安全責(zé)任書：物業(yè)與商戶簽訂的安全責(zé)任書，明確雙方在安全管理方面的責(zé)任。2.消防設(shè)施檢查記錄：物業(yè)對商戶經(jīng)營場所消防設(shè)施定期檢查的記錄。3.安全培訓(xùn)記錄：物業(yè)組織商戶參加安全培訓(xùn)的相關(guān)記錄，包括培訓(xùn)內(nèi)容、時間、參與人員等。4.安全事故記錄：如發(fā)生安全事故，需留存事故報告、處理情況等資料。（八）其他相關(guān)檔案1.商戶榮譽證書：商戶獲得的各類榮譽證書復(fù)印件。2.重要會議紀要：涉及商戶的重要會議記錄，如協(xié)調(diào)會、座談會等紀要。3.其他與商戶相關(guān)的重要文件和資料：根據(jù)實際管理工作需要，隨時補充和完善檔案內(nèi)容。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.檔案管理人員應(yīng)主動收集商戶各類檔案資料，確保檔案的及時、完整。2.商戶應(yīng)按照物業(yè)要求，按時提交相關(guān)檔案資料，如入駐申請時提交基本信息資料、裝修申請時提交裝修相關(guān)資料等。3.物業(yè)管理部門在日常工作中形成的與商戶相關(guān)的文件、記錄等，應(yīng)及時移交檔案管理人員進行歸檔。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類。2.編號標識：對每一類檔案中的每份文件進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。同時，在檔案資料上加蓋檔案章，并注明編號、日期等信息。3.編制目錄：根據(jù)分類和編號情況，編制檔案目錄。目錄應(yīng)包含檔案類別、編號、文件名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂成冊：對于紙張較多的檔案資料，應(yīng)進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件內(nèi)容的完整性，不得隨意裁剪或損壞文件。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、除濕機、空調(diào)、滅火器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在[具體濕度范圍]之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：按照檔案類別和編號順序，將紙質(zhì)檔案存放在檔案架或檔案柜中。對于重要且不常查閱的檔案，可采用光盤、縮微膠片等形式進行備份存儲，并與紙質(zhì)檔案一同保管。2.電子檔案保管：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案資料錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。電子檔案應(yīng)進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，定期對電子檔案進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和使用價值，確定不同檔案的保管期限。一般分為短期（[X]年）、中期（[X]年）、長期（[X]年）和永久保管。2.具體保管期限規(guī)定如下：商戶基本信息檔案、入駐資料檔案、經(jīng)營活動檔案、繳費記錄檔案等，保管期限為[X]年。商戶變更記錄檔案，保管期限為永久。商戶投訴與處理檔案、安全管理檔案等，保管期限為[X]年。其他相關(guān)檔案，根據(jù)實際情況確定保管期限。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或變質(zhì)等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。同時，填寫檔案清查報告，向上級主管部門報告清查結(jié)果。六、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.物業(yè)管理部門內(nèi)部人員因工作需要查閱商戶檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，方可查閱。2.外單位人員（如政府部門、執(zhí)法機關(guān)等）因工作需要查閱商戶檔案的，需持單位介紹信和有效證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)物業(yè)管理部門負責(zé)人審核，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，并做好查閱記錄。（二）借閱規(guī)定1.一般情況下，檔案不對外借閱。確因工作需要借閱的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和保密性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）復(fù)印與摘錄1.因工作需要復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印/摘錄申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，由檔案管理人員負責(zé)辦理。2.復(fù)印或摘錄的檔案資料應(yīng)加蓋檔案章，并注明用途和日期。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對涉及商戶商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案進行嚴格保密。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。檔案管理人員離開庫房時，應(yīng)確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電。3.在檔案查閱、借閱、復(fù)印等過程中，嚴格控制接觸范圍，防止檔案信息泄露。4.對電子檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。同時，加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案保密制度，擅自泄露檔案信息的人員，將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、