PAGE社工室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社工室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析，充分發(fā)揮檔案在社工服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社工室在開展各類社工服務(wù)活動(dòng)過程中形成的所有檔案資料，包括但不限于服務(wù)計(jì)劃、服務(wù)記錄、評(píng)估報(bào)告、案例分析、會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)資料、志愿者檔案、服務(wù)對(duì)象檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社工室的檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社工服務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案資料。3.完整性原則：全面收集、整理社工服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及服務(wù)對(duì)象隱私和敏感信息的檔案資料，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱和利用效率，為社工服務(wù)提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置社工室設(shè)立檔案管理崗位，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善社工室檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)社工室各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督社工室各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和規(guī)范整理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范有序。2.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供查閱、借閱等服務(wù)，做好登記和記錄。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（四）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在社工服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的收集、整理和初步分類，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門的檔案管理行為，確保檔案資料的完整和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社工服務(wù)項(xiàng)目的策劃、實(shí)施、評(píng)估等全過程形成的文件資料，包括服務(wù)計(jì)劃書、服務(wù)記錄、服務(wù)對(duì)象反饋、評(píng)估報(bào)告等。2.社工室組織的各類會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)等形成的文件資料，如會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)講義、活動(dòng)方案、活動(dòng)總結(jié)等。3.社工與服務(wù)對(duì)象的溝通記錄、訪談筆記、個(gè)案記錄等。4.志愿者招募、培訓(xùn)、服務(wù)等相關(guān)檔案資料，包括志愿者申請(qǐng)表、培訓(xùn)記錄、服務(wù)記錄等。5.服務(wù)對(duì)象的基本信息、需求評(píng)估、服務(wù)檔案等。6.其他與社工服務(wù)相關(guān)的文件資料，如政策法規(guī)文件、研究報(bào)告、宣傳資料等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范，紙張質(zhì)量符合要求。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行備份保存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照社工服務(wù)的類別、時(shí)間、項(xiàng)目等因素進(jìn)行分類，可分為服務(wù)類檔案、行政類檔案、培訓(xùn)類檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.排列：按照檔案的編號(hào)順序進(jìn)行排列，并在每一份檔案上標(biāo)注頁碼。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案資料整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于重大社工服務(wù)項(xiàng)目或緊急事件形成的檔案資料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.對(duì)驗(yàn)收合格的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、排列、編目等整理工作，并裝入檔案盒或檔案袋。3.在檔案盒或檔案袋上標(biāo)注檔案編號(hào)、名稱、保管期限等信息，并將檔案存入檔案庫房。（三）保管期限1.社工室檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的檔案資料，如服務(wù)對(duì)象的重要權(quán)益保障文件、重大服務(wù)項(xiàng)目的評(píng)估報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括一般服務(wù)項(xiàng)目的檔案資料、重要會(huì)議記錄、培訓(xùn)資料等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括一般性的服務(wù)記錄、日常工作文件等。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。4.加強(qiáng)檔案庫房的安全防護(hù)措施，配備必要的消防、防盜設(shè)施，防止檔案受到火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等災(zāi)害的影響。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保電子檔案的安全和可用。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.社工室內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)社工室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)有檔案管理人員在場(chǎng)陪同。（二）查閱程序1.申請(qǐng)：查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或社工室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交檔案管理部門。3.查閱：檔案管理人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。4.登記：查閱人員查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)做好查閱登記，記錄查閱日期、查閱人員姓名、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。（三）借閱權(quán)限1.社工室內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人一般不得借閱檔案，確因特殊原因需要借閱的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)社工室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。（四）借閱程序1.申請(qǐng)：借閱人員填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或社工室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交檔案管理部門。3.借閱：檔案管理人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。4.歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)反映檔案管理工作的基本情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理決策的重要依據(jù)，為檔案資源的合理配置和利用提供參考。（二）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存或銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面、客觀的評(píng)估。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)社工室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)有檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員在場(chǎng)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案的保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及服務(wù)對(duì)象隱私和敏感信息的檔案資料，嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大檔案的知悉范圍。3.對(duì)違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）安全1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，確保檔案的實(shí)體安全。檔案庫房應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、消防器材等。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患