PAGE中石油檔案管理制度一、總則（一）目的為加強中國石油天然氣集團(tuán)有限公司（以下簡稱“集團(tuán)公司”）檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，為集團(tuán)公司的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展提供服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司總部及所屬各企事業(yè)單位、股份公司各分（子）公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理集團(tuán)公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。集團(tuán)公司辦公廳負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理集團(tuán)公司檔案工作，各單位辦公室負(fù)責(zé)本單位檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。2.維護(hù)檔案的完整與安全各單位應(yīng)采取有效措施，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.便于利用檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用和開發(fā)，充分發(fā)揮檔案的作用，為集團(tuán)公司的各項工作提供支持。（四）定義本制度所稱檔案，是指各單位在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）集團(tuán)公司檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.集團(tuán)公司辦公廳貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定集團(tuán)公司檔案管理制度并組織實施。統(tǒng)籌規(guī)劃集團(tuán)公司檔案工作，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各單位檔案工作。負(fù)責(zé)集團(tuán)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。組織開展集團(tuán)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。負(fù)責(zé)集團(tuán)公司檔案工作的對外交流與合作。2.集團(tuán)公司檔案館集中保管集團(tuán)公司重要檔案，承擔(dān)檔案的整理、編目、數(shù)字化等具體工作。開展檔案的開發(fā)利用工作，為集團(tuán)公司提供檔案信息服務(wù)。負(fù)責(zé)集團(tuán)公司檔案庫房的管理，確保檔案的安全保管。（二）各單位檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.各單位辦公室貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司檔案管理制度，制定本單位檔案管理實施細(xì)則并組織實施。負(fù)責(zé)本單位檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，監(jiān)督檢查所屬部門和基層單位的檔案工作。負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。組織開展本單位檔案信息化建設(shè)，推動檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.各單位檔案室具體承擔(dān)本單位檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架等。負(fù)責(zé)本單位檔案庫房的管理，確保檔案的安全存放。按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.各單位在各項活動中應(yīng)及時形成完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料，確保文件材料的質(zhì)量。2.文件材料的形成應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)公司的相關(guān)規(guī)定，符合文件格式和書寫要求。（二）檔案的收集范圍1.反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料。2.本單位工作中形成的各種載體的重要業(yè)務(wù)文件、會議文件、合同協(xié)議、科研成果、財務(wù)報表等。3.本單位機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、撤銷等過程中形成的文件材料。4.本單位干部任免、職工獎懲、勞動工資等方面的文件材料。5.本單位資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記、評估、處置等方面的文件材料。6.本單位對外交往中形成的重要文件材料。7.其他具有保存價值的文件材料。（三）檔案收集要求1.各部門和基層單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，定期將辦理完畢的文件材料整理后移交本單位檔案室。2.對重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料，應(yīng)實行同步收集、全程跟蹤。3.收集的檔案應(yīng)齊全完整、真實準(zhǔn)確，載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類檔案分類應(yīng)結(jié)合本單位實際情況，采用年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等分類方法。一般先按年度分類，再按機(jī)構(gòu)（問題）分類，最后按保管期限分類。2.編號檔案應(yīng)編制唯一的檔號，檔號由全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、件號等組成。全宗號由集團(tuán)公司統(tǒng)一編制，各單位應(yīng)按照規(guī)定使用。3.編目檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目。電子檔案應(yīng)編制機(jī)讀目錄，紙質(zhì)檔案目錄應(yīng)打印成冊。（三）整理質(zhì)量要求1.整理后的檔案應(yīng)分類科學(xué)、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確，便于查找和利用。2.檔案的整理應(yīng)保持文件材料的原貌，不得隨意涂改、剪裁、拼接。3.對破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等要求。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅固耐用，便于存放和查找檔案。3.檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，盒面應(yīng)標(biāo)明全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號等信息。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號順序排列上架，便于管理和查找。2.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、從實際出發(fā)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定組織1.集團(tuán)公司成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和組織集團(tuán)公司檔案鑒定工作。2.各單位成立檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)本單位檔案鑒定工作的具體實施。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合分析檔案的價值。2.對保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行逐卷（件）鑒定，確定其存毀。3.對涉及重要事項、機(jī)密內(nèi)容的檔案，應(yīng)延長保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、載體形式等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作情況。3.檔案庫房的設(shè)施設(shè)備、溫濕度等環(huán)境情況。（二）統(tǒng)計方法1.各單位應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案工作進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，如實反映檔案工作實際情況。3.集團(tuán)公司辦公廳應(yīng)定期對各單位檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守秘密的原則，確保檔案信息的安全和合理利用。（二）利用方式1.查閱本單位工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱外單位人員因特殊需要借閱本單位檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫借閱申請表，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，按時歸還檔案。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。（三）利用管理1.檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.利用檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，防止泄密。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立集團(tuán)公司統(tǒng)一的檔案信息管理平臺，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲、共享和利用。2.推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。3.加強檔案信息安全管理，保障檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案信息管理平臺建設(shè)構(gòu)建涵蓋檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等全過程的檔案信息管理系統(tǒng)。實現(xiàn)檔案信息的在線錄入、審核、存儲、檢索、借閱等功能。2.檔案數(shù)字化建設(shè)對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。開展檔案數(shù)字化加工質(zhì)量控制，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案信息安全建設(shè)建立檔案信息安全防護(hù)體系，采取防火墻、入侵檢測、加密存儲等技術(shù)手段，保障檔案信息安全。制定檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全管理和維護(hù)。（三）建設(shè)要求1.各單位應(yīng)按照集團(tuán)公司檔案信息化建設(shè)的總體