PAGE建設(shè)項(xiàng)目檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度匯編。本制度旨在規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過(guò)程中各類文件資料的形成、收集、整理、歸檔和保管等工作，為公司項(xiàng)目建設(shè)提供可靠的信息支持和歷史依據(jù)，保障公司合法權(quán)益，促進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)的順利推進(jìn)。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建設(shè)項(xiàng)目，包括新建、改建、擴(kuò)建等各類工程項(xiàng)目。涵蓋項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等與項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的各類檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：項(xiàng)目檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集項(xiàng)目建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)形成的文件資料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字、圖表等應(yīng)清晰準(zhǔn)確，符合項(xiàng)目實(shí)際情況。4.系統(tǒng)性原則：按照項(xiàng)目建設(shè)的內(nèi)在規(guī)律和檔案形成的特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。5.及時(shí)性原則：項(xiàng)目文件資料應(yīng)隨項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步形成、收集和整理，確保檔案的時(shí)效性。6.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的項(xiàng)目檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)對(duì)公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。3.參與項(xiàng)目前期文件的審核，對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作提出要求和建議。4.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公司建設(shè)項(xiàng)目檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。5.定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案管理工作的組織實(shí)施，建立健全項(xiàng)目檔案管理工作機(jī)制，明確檔案管理崗位和人員職責(zé)。2.按照檔案管理要求，制定項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)督促項(xiàng)目各參建單位及時(shí)整理、移交項(xiàng)目檔案，對(duì)各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。4.負(fù)責(zé)收集、整理項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件資料，并向公司檔案管理部門移交完整、準(zhǔn)確的項(xiàng)目檔案。5.對(duì)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，確保項(xiàng)目檔案符合歸檔要求。（三）項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理項(xiàng)目設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的各類文件資料，包括設(shè)計(jì)依據(jù)文件、設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更等，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理歸檔。2.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，及時(shí)提供與設(shè)計(jì)相關(guān)的技術(shù)咨詢和服務(wù)，確保設(shè)計(jì)文件的準(zhǔn)確性和完整性。3.配合項(xiàng)目建設(shè)單位做好項(xiàng)目檔案的整理和移交工作，對(duì)設(shè)計(jì)文件的歸檔質(zhì)量負(fù)責(zé)。（四）項(xiàng)目施工單位職責(zé)1.建立健全項(xiàng)目施工檔案管理制度，配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位施工檔案的收集、整理、歸檔工作。2.按照合同要求和檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集、整理施工過(guò)程中形成的各類文件資料，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工圖紙、施工記錄、工程變更、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全資料等，并確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。3.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將本單位整理好的施工檔案移交項(xiàng)目建設(shè)單位審核，審核通過(guò)后按照要求向項(xiàng)目建設(shè)單位移交完整的施工檔案。4.對(duì)施工檔案的整理和移交工作負(fù)責(zé)，接受項(xiàng)目建設(shè)單位和公司檔案管理部門的監(jiān)督檢查。（五）項(xiàng)目監(jiān)理單位職責(zé)1.建立項(xiàng)目監(jiān)理檔案管理制度，負(fù)責(zé)監(jiān)理過(guò)程中形成的各類文件資料的收集、整理、歸檔工作。2.對(duì)項(xiàng)目施工過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)理，及時(shí)收集、整理監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等，并確保監(jiān)理文件的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。3.督促項(xiàng)目施工單位及時(shí)整理和移交施工檔案，對(duì)施工單位的檔案整理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，審核施工單位移交的檔案資料。4.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將整理好的監(jiān)理檔案移交項(xiàng)目建設(shè)單位審核，審核通過(guò)后按照要求向項(xiàng)目建設(shè)單位移交完整的監(jiān)理檔案。5.對(duì)監(jiān)理檔案的整理和移交工作負(fù)責(zé)，接受項(xiàng)目建設(shè)單位和公司檔案管理部門的監(jiān)督檢查。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知、設(shè)計(jì)交底記錄等。3.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底記錄、施工日志、工程變更通知、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程暫停令、工程復(fù)工令、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等。5.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.其他與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的文件資料，如項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函等。（二）收集要求1.項(xiàng)目各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、有效，具有原始性和憑證性，不得偽造、篡改。3.對(duì)于紙質(zhì)文件資料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集與原件核對(duì)無(wú)誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.對(duì)于電子文件資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理原則1.遵循項(xiàng)目建設(shè)的自然形成規(guī)律和文件資料的內(nèi)在聯(lián)系，保持文件資料之間的系統(tǒng)性和連貫性。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件資料進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)，便于查找和管理。3.整理后的檔案應(yīng)做到目錄清晰、裝訂整齊、編目準(zhǔn)確，符合檔案管理的規(guī)范要求。（四）整理方法1.分類：按照項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行一級(jí)分類；在每一類別下，再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行二級(jí)分類，如施工文件可分為建筑工程、安裝工程等。2.編號(hào)：對(duì)每一份文件資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用分類編號(hào)法，即按照分類順序依次編號(hào)，如項(xiàng)目前期文件的編號(hào)為“1XX”，設(shè)計(jì)文件的編號(hào)為“2XX”等。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，便于查詢和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。對(duì)于幅面較大的圖紙，應(yīng)折疊成A4幅面后裝訂。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目各參建單位應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，按照檔案整理要求，定期將整理好的檔案移交項(xiàng)目建設(shè)單位。2.項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將項(xiàng)目檔案整理齊全、完整，向公司檔案管理部門移交歸檔。3.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容，并由雙方簽字確認(rèn)。（二）保管期限1.建設(shè)項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書等重要文件資料。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件等與項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程相關(guān)的文件資料，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函等一般性文件資料，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全和完整。4.建立檔案保管臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.公司檔案管理部門應(yīng)積極為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。2.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不被泄露。3.檔案利用應(yīng)遵循審批原則，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案，借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值。2.對(duì)于仍有利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)公司檔案鑒定工作小組審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)