PAGE檔案室管理制度表一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用需求，為公司各項(xiàng)工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂、上架，建立健全檔案檢索體系，方便檔案查詢和利用。4.根據(jù)檔案保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。5.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜設(shè)施等，確保檔案安全無(wú)損。6.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門(mén)業(yè)務(wù)工作提供檔案資料支持。7.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門(mén)檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交至檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案保管設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保檔案安全。5.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身檔案管理水平。（三）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.在各項(xiàng)工作活動(dòng)中，及時(shí)將形成的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交至本部門(mén)檔案管理員。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造檔案資料。4.積極配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.文書(shū)檔案：包括公司紅頭文件、各類(lèi)請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、合同協(xié)議等。2.科技檔案：涵蓋公司科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面形成的文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、設(shè)備說(shuō)明書(shū)等。3.人事檔案：包含員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利、教育培訓(xùn)、勞動(dòng)合同等檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案：涉及公司財(cái)務(wù)預(yù)決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)方面的文件資料。需要你明確一下這里是編號(hào)的規(guī)則，因?yàn)槟壳爸挥蟹诸?lèi)，沒(méi)有編號(hào)規(guī)則的相關(guān)內(nèi)容，我先按照常規(guī)的編號(hào)規(guī)則示例來(lái)寫(xiě)，你可以根據(jù)實(shí)際情況修改。2.編號(hào)規(guī)則文書(shū)檔案：采用年度保管期限流水號(hào)的形式進(jìn)行編號(hào)。例如，2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文書(shū)檔案?？萍紮n案：按照項(xiàng)目名稱(chēng)分類(lèi)號(hào)流水號(hào)進(jìn)行編號(hào)。如“XX項(xiàng)目A001”，其中“A”為科技檔案分類(lèi)中的某一類(lèi)別代碼。人事檔案：以員工工號(hào)為唯一標(biāo)識(shí)進(jìn)行編號(hào)。財(cái)務(wù)檔案：根據(jù)檔案類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，如會(huì)計(jì)憑證按年度月份冊(cè)號(hào)編號(hào)，賬簿按年度賬簿名稱(chēng)編號(hào)等。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.公司內(nèi)部會(huì)議、活動(dòng)形成的各類(lèi)文件材料，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.公司人事任免、員工培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等相關(guān)文件。5.公司財(cái)務(wù)預(yù)決算、會(huì)計(jì)核算、審計(jì)監(jiān)督等方面的文件資料。6.公司科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置等活動(dòng)中產(chǎn)生的技術(shù)文件、圖紙、報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”收集，即同時(shí)保存紙質(zhì)版和電子版。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始性和真實(shí)性，不得隨意涂改、偽造。4.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步分類(lèi)和整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，確保檔案質(zhì)量。（三）整理方法1.文書(shū)檔案：按照文件形成時(shí)間順序，結(jié)合文件內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，同一類(lèi)別的文件按照發(fā)文時(shí)間或重要程度排列。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展階段和文件性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)整理，如項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等，分別組卷。3.人事檔案：按照檔案材料的類(lèi)別進(jìn)行整理，同一類(lèi)別材料按照時(shí)間順序排列，確保檔案內(nèi)容的連貫性和完整性。4.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證按照記賬憑證編號(hào)順序排列，賬簿按照科目順序整理，報(bào)表按照時(shí)間順序裝訂成冊(cè)。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.人事檔案應(yīng)在員工離職或檔案材料發(fā)生變動(dòng)后一個(gè)月內(nèi)歸檔。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照國(guó)家財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定的期限及時(shí)歸檔，會(huì)計(jì)憑證一般在年度終了后裝訂成冊(cè)，保管期限為30年；賬簿保管期限為30年；財(cái)務(wù)報(bào)表永久保管。（二）歸檔要求1.各部門(mén)檔案管理員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，對(duì)整理好的檔案進(jìn)行系統(tǒng)排列，編制檔案目錄，填寫(xiě)檔案盒封面和脊背信息。2.檔案應(yīng)裝訂整齊，采用線裝或膠裝方式，確保檔案牢固、美觀。3.歸檔的檔案應(yīng)編制電子目錄，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。（三）移交程序1.各部門(mén)檔案管理員在規(guī)定的歸檔期限內(nèi)，將整理好并編制好目錄的檔案移交至檔案室。2.移交雙方應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息，并簽字確認(rèn)。3.檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，將檔案入庫(kù)保管，并在檔案移交清單上加蓋檔案室印章。六、檔案的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的房間作為檔案庫(kù)房，確保檔案保管環(huán)境適宜。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)（或空調(diào)）防火設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找，檔案應(yīng)分類(lèi)上架存放，標(biāo)識(shí)清晰。（二）溫濕度控制1.檔案室溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.每天定時(shí)記錄庫(kù)房溫濕度情況，如溫濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。（三）防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜措施1.檔案室應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.庫(kù)房地面應(yīng)做好防潮處理，檔案架底部應(yīng)設(shè)置防潮墊板，防止地面濕氣侵入檔案。3.定期投放防蟲(chóng)藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲(chóng)劑等，防止檔案遭受蟲(chóng)害。4.檔案室門(mén)窗應(yīng)安裝防盜設(shè)施，如防盜門(mén)、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。（四）檔案清查與盤(pán)點(diǎn)1.檔案室每年應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確、保管狀況良好。2.清查盤(pán)點(diǎn)工作應(yīng)填寫(xiě)檔案清查盤(pán)點(diǎn)表，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.對(duì)清查盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的破損、變質(zhì)等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.公司領(lǐng)導(dǎo)決策需要查閱相關(guān)檔案資料。3.因?qū)徲?jì)、紀(jì)檢、司法等工作需要查閱公司檔案。4.經(jīng)公司批準(zhǔn)的外部單位查閱公司檔案。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，由檔案室工作人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)保證內(nèi)容清晰、完整，與原件一致。（三）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：查閱人憑檔案查閱申請(qǐng)表到檔案室查閱檔案，檔案室工作人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人不得在檔案上涂改、標(biāo)記或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，由檔案室工作人員在查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。2.借閱手續(xù)：借閱人憑檔案借閱申請(qǐng)表到檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表上的內(nèi)容，核對(duì)檔案的名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并將檔案交給借閱人。借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)保證檔案完好無(wú)損。檔案室工作人員在檔案歸還后，應(yīng)在借閱申請(qǐng)表上注明歸還日期，并簽字確認(rèn)。3.復(fù)制手續(xù)：復(fù)制檔案時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)按照復(fù)制申請(qǐng)表上的要求進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”印章，注明復(fù)制日期和復(fù)制人姓名。復(fù)制完成后，將復(fù)制件交給申請(qǐng)人，并在復(fù)制申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（四）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.查閱、借閱檔案時(shí)，不得擅自將檔案帶出檔案室，如需在檔案室以外的地點(diǎn)查閱，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。3.檔案利用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，利用人應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理員代表以及相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.對(duì)保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。3.對(duì)涉及公司機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要檔案，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)保管期限。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，確定檔案的保管期限和存毀意見(jiàn)。2.填寫(xiě)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、存毀意見(jiàn)及鑒定理由等信息。3.將檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施檔案銷(xiāo)毀或繼續(xù)保存。（四）銷(xiāo)毀程序