PAGE環(huán)保局檔案制度管理一、總則（一）目的為加強(qiáng)我局檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我局機(jī)關(guān)各科室、直屬單位以及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由局辦公室負(fù)責(zé)全局檔案的綜合管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映本局各項工作的歷史過程和實際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集本局在履行職能過程中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、工作秘密和敏感信息的檔案，采取相應(yīng)的保密措施，防止檔案信息泄露失密。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為本局各項工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各科室、直屬單位負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題，指導(dǎo)和監(jiān)督全局檔案管理工作。（二）局辦公室作為全局檔案管理的綜合部門，具體負(fù)責(zé)以下工作：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)全局各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，提高檔案查詢利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全。5.按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，并做好相關(guān)手續(xù)辦理工作。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。7.負(fù)責(zé)對本局各科室、直屬單位檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。8.開發(fā)利用檔案信息資源，為全局工作提供檔案資料支持和服務(wù)，積極參與編研工作，編寫檔案參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項工作提供依據(jù)。（三）各科室、直屬單位1.負(fù)責(zé)本科室、本單位在工作中形成的各類文件材料的收集、整理、歸檔工作，并定期向局辦公室移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案管理的具體工作，接受局辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本科室、本單位檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，積極配合局辦公室做好檔案管理各項工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理類上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。本局制定的各類規(guī)章制度文件、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、大事記等。本局召開的各類會議文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、記錄等。本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。本局機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎懲等文件材料。2.業(yè)務(wù)工作類環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境執(zhí)法、環(huán)境審批、污染防治、生態(tài)保護(hù)等各項業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如監(jiān)測報告、執(zhí)法文書、審批文件、項目方案、驗收報告等。本局開展的各類專項工作、重點項目形成的文件材料，包括項目申報材料、實施方案、進(jìn)展情況報告、成果總結(jié)等。本局組織或參與的各類調(diào)研活動形成的文件材料，如調(diào)研報告、調(diào)查數(shù)據(jù)、分析結(jié)論等。3.科技文件類本局在科研項目、技術(shù)創(chuàng)新、環(huán)保課題研究等工作中形成的文件材料，包括項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究成果、專利申請文件等。本局引進(jìn)的環(huán)保新技術(shù)、新設(shè)備的相關(guān)文件材料，如技術(shù)資料、設(shè)備說明書、安裝調(diào)試記錄等。4.聲像檔案類本局組織或參與的重要活動、會議、檢查、調(diào)研等形成的照片、錄音、錄像等資料。反映本局工作成果、環(huán)境狀況、生態(tài)建設(shè)等方面的照片、錄像資料。具有保存價值的其他聲像資料。5.電子檔案類本局辦公自動化系統(tǒng)中形成的電子文件，包括各類公文、報表、數(shù)據(jù)、圖表等。通過電子郵件、即時通訊工具等形成的與工作相關(guān)的電子文件。本局業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，如環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、環(huán)境執(zhí)法數(shù)據(jù)、行政審批數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各科室、直屬單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本科室、本單位工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應(yīng)進(jìn)行有效的管理和保存，確保其真實性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，并定期進(jìn)行備份。4.聲像檔案應(yīng)主題明確、圖像清晰、聲音清楚，及時整理并標(biāo)注相關(guān)信息。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.文書檔案按照年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理。年度劃分以文件形成的自然年度為準(zhǔn)；保管期限分為永久、定期（30年、10年）；機(jī)構(gòu)（問題）根據(jù)本局實際情況進(jìn)行設(shè)置。3.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，按照相應(yīng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行分類整理。如環(huán)境監(jiān)測檔案按照監(jiān)測項目、監(jiān)測時間等進(jìn)行分類；環(huán)境執(zhí)法檔案按照執(zhí)法案件類別、時間順序等進(jìn)行分類。4.科技檔案按照項目、專業(yè)等進(jìn)行分類整理，建立項目檔案卷內(nèi)目錄和備考表，準(zhǔn)確反映項目研究過程和成果。5.聲像檔案按照內(nèi)容、時間等進(jìn)行分類整理，在照片、錄音、錄像資料上標(biāo)注拍攝（錄制）時間、地點、人物、事件等信息，并編寫簡要說明。6.電子檔案按照其來源、內(nèi)容、時間等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)工作結(jié)束后及時歸檔，一般不超過三個月。3.科技檔案應(yīng)在項目驗收或成果鑒定后一個月內(nèi)歸檔。4.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束或拍攝（錄制）完成后及時整理歸檔。5.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行歸檔，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）歸檔程序1.各科室、直屬單位兼職檔案員對收集整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、年度、保管期限等信息。3.將審核后的檔案連同移交清單一并移交局辦公室。4.局辦公室檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行再次審核，檢查檔案的整理質(zhì)量、完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案退回原科室進(jìn)行補(bǔ)充完善。5.審核無誤后，辦理檔案交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。（三）移交要求1.移交的檔案應(yīng)整理規(guī)范、編目準(zhǔn)確、裝訂牢固，符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。3.各科室、直屬單位應(yīng)積極配合局辦公室做好檔案移交工作，確保檔案移交工作順利進(jìn)行。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等條件良好的地點。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的整理區(qū)、查閱區(qū)和辦公區(qū)，做到布局合理，功能齊全。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找和利用。2.對不同載體的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案密集架上，保持通風(fēng)良好；電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份；聲像檔案應(yīng)妥善保管，防止磁帶、光盤等損壞。3.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，并定期進(jìn)行核對，確保賬目與實物相符。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管中存在的問題。（三）檔案保護(hù)措施1.做好檔案庫房的溫濕度控制，溫度保持在14℃２4℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，查看檔案是否有破損、褪色、霉變等情況，及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。3.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。4.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。5.對涉及國家機(jī)密、工作秘密和敏感信息的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行單獨保管，采取加密存儲、專人管理等措施，防止檔案信息泄露失密。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍本局工作人員因工作需要，可查閱、借閱本局檔案。外單位因工作需要查閱本局檔案的，須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、年度、保管期限、查閱或借閱目的等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，交局辦公室檔案管理人員辦理。2.外單位查閱本局檔案，須持單位介紹信，注明查閱檔案的內(nèi)容、目的、范圍等，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人審核同意后，辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，須經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案查閱室或指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出本局。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、拆卷等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時報告檔案管理人員。5.查閱期滿后，查閱、借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，辦理歸還手續(xù)。（三）服務(wù)方式1.建立檔案信息查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案目錄和部分檔案全文的在線查詢，方便本局工作人員和外單位人員快速查找所需檔案信息。2.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項工作提供參考依據(jù)。3.定期舉辦檔案展覽、講座等活動，宣傳檔案工作成果，提高全局人員的檔案意識和利用檔案的能力。4.為本局各項工作提供檔案咨詢服務(wù)，及時解答工作人員在檔案利用過程中遇到的問題。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、區(qū)別對待的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成。負(fù)責(zé)對本局到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案進(jìn)行全面審查和分析，確定檔案的保存價值。2.對保管期限已滿的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定。對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一核對，填寫《檔案