PAGE人事檔案管理查詢制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案管理查詢工作，確保人事檔案的安全、完整，維護(hù)員工的合法權(quán)益，提高公司人力資源管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要查詢公司人事檔案的外部單位或個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案管理查詢工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障人事檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)工作原則：在確保檔案安全的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。二、人事檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的人事檔案管理部門，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司員工的人事檔案。（二）部門職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收新員工的人事檔案材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類、整理、裝訂。定期對(duì)檔案材料進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.檔案保管與維護(hù)建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施，確保檔案安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)和數(shù)字化處理，防止檔案損壞、變質(zhì)。3.檔案查詢與提供根據(jù)規(guī)定的查詢流程，為有權(quán)限的人員提供檔案查詢服務(wù)。對(duì)查詢需求進(jìn)行審核，確保查詢目的合法合規(guī)，并做好查詢記錄。4.檔案保密與安全嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，防止信息泄露。加強(qiáng)檔案管理部門的安全防范措施，防止檔案丟失、被盜等情況發(fā)生。5.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)人事檔案信息化管理，建立檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、查詢和統(tǒng)計(jì)分析。負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。三、人事檔案查詢權(quán)限與范圍（一）內(nèi)部人員查詢權(quán)限與范圍1.員工本人員工本人有權(quán)查詢自己的人事檔案，包括個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、薪資福利等內(nèi)容。員工可通過(guò)檔案管理部門或檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行查詢。2.人力資源部門工作人員人力資源部門工作人員因工作需要，在履行必要手續(xù)后，可查詢員工的人事檔案相關(guān)信息。查詢范圍包括與員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、薪酬調(diào)整等工作相關(guān)的檔案內(nèi)容。3.其他部門負(fù)責(zé)人其他部門負(fù)責(zé)人在涉及員工工作安排、績(jī)效評(píng)估等工作需要時(shí)，經(jīng)人力資源部門同意，可查詢本部門員工的部分檔案信息，如工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等。查詢目的應(yīng)明確且與工作相關(guān)，不得用于其他非工作目的。（二）外部單位或個(gè)人查詢權(quán)限與范圍1.司法機(jī)關(guān)等有權(quán)部門司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦理案件、行政執(zhí)法等工作需要，依法出具相關(guān)證明文件后，可查詢公司員工的人事檔案。查詢范圍根據(jù)具體案件或行政執(zhí)法需求確定，但應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)規(guī)定進(jìn)行操作。2.其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的外部單位其他外部單位因與公司開展合作、業(yè)務(wù)往來(lái)等特殊原因，經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，可在規(guī)定范圍內(nèi)查詢相關(guān)員工的人事檔案。查詢范圍應(yīng)明確界定，僅限于與合作或業(yè)務(wù)往來(lái)相關(guān)的檔案內(nèi)容，且不得泄露檔案中的其他敏感信息。四、人事檔案查詢流程（一）內(nèi)部人員查詢流程1.員工本人查詢員工向檔案管理部門提出查詢申請(qǐng)，填寫《人事檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢內(nèi)容和目的。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)員工身份后，為其提供檔案查詢服務(wù)。員工可在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查詢，如需復(fù)印相關(guān)檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。2.人力資源部門工作人員查詢?nèi)肆Y源部門工作人員填寫《人事檔案查詢申請(qǐng)表》，說(shuō)明查詢事由和所需檔案信息。將申請(qǐng)表提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，安排專人協(xié)助查詢，并做好查詢記錄。查詢結(jié)果僅供查詢?nèi)擞糜诠ぷ髂康模坏眯孤督o其他無(wú)關(guān)人員。3.其他部門負(fù)責(zé)人查詢其他部門負(fù)責(zé)人填寫《人事檔案查詢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查詢目的和涉及的員工信息。將申請(qǐng)表提交至人力資源部門負(fù)責(zé)人審核。人力資源部門負(fù)責(zé)人審核同意后，通知檔案管理部門辦理查詢事宜。檔案管理部門按照規(guī)定提供查詢服務(wù)，并對(duì)查詢情況進(jìn)行記錄。（二）外部單位或個(gè)人查詢流程1.司法機(jī)關(guān)等有權(quán)部門查詢司法機(jī)關(guān)等有權(quán)部門出具正式的查詢函，注明查詢的員工姓名、查詢事由、查詢范圍等信息。將查詢函提交給公司檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)查詢函進(jìn)行審核，確認(rèn)其合法性和有效性后，按照查詢函要求提供相關(guān)檔案信息。提供的檔案信息應(yīng)進(jìn)行登記，并由查詢單位經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)。2.其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的外部單位查詢外部單位提交查詢申請(qǐng)，說(shuō)明合作或業(yè)務(wù)往來(lái)事項(xiàng)、查詢目的和所需檔案信息范圍。公司高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)查詢申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后通知檔案管理部門。檔案管理部門與外部單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。按照保密協(xié)議和審批要求，為外部單位提供有限范圍內(nèi)的檔案查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。五、人事檔案查詢記錄與保密（一）查詢記錄1.檔案管理部門對(duì)每一次人事檔案查詢都應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括查詢?nèi)掌?、查詢?nèi)诵彰?、查詢部門、查詢事由、查詢內(nèi)容、查詢結(jié)果等信息。2.查詢記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便日后查閱和審計(jì)。（二）保密措施1.嚴(yán)格限制檔案查詢?nèi)藛T的范圍，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能接觸到人事檔案信息。2.檔案管理部門工作人員在提供查詢服務(wù)時(shí)，應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得將檔案帶出辦公區(qū)域。3.對(duì)于涉及個(gè)人隱私和敏感信息的檔案內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意傳播。4.與外部單位或個(gè)人簽訂保密協(xié)議，明確其在查詢檔案過(guò)程中的保密責(zé)任和義務(wù)，如因泄露檔案信息給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。5.加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門工作人員的保密教育，提高其保密意識(shí)，防止因內(nèi)部人員疏忽導(dǎo)致檔案信息泄露。六、人事檔案信息的使用與限制（一）信息使用原則1.人事檔案信息的使用應(yīng)遵循合法、正當(dāng)、必要的原則，僅限于與查詢目的相關(guān)的工作用途。2.不得利用人事檔案信息進(jìn)行任何形式的歧視、侵權(quán)或其他違法違規(guī)行為。（二）信息使用限制1.未經(jīng)員工本人書面同意，不得將其人事檔案信息提供給其他無(wú)關(guān)單位或個(gè)人。2.不得擅自修改、刪除人事檔案中的原始信息，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。3.在使用人事檔案信息時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)員工的隱私和個(gè)人權(quán)益，避免對(duì)員工造成不必要的影響。七、人事檔案的借閱與歸還（一）借閱條件1.因工作需要，確需借閱人事檔案的，應(yīng)按照本制度規(guī)定的查詢流程辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案僅限于公司內(nèi)部人員，外部單位或個(gè)人一般不得借閱人事檔案。（二）借閱流程1.借閱人填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、借閱期限、借閱用途等信息。2.將申請(qǐng)表提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，安排專人辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并做好借閱登記。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理部門應(yīng)在借閱登記冊(cè)上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。八、人事檔案的信息化管理（一）檔案數(shù)字化建設(shè)1.逐步推進(jìn)人事檔案的數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）信息系統(tǒng)管理1.建立人事檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、查詢和統(tǒng)計(jì)分析功能。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的查詢權(quán)限設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，確保檔案信息安全。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、防火墻等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止因自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)人事檔案管理查詢工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理部門的工作流程是否合規(guī)、查詢記錄是否完整、保密措施是否落實(shí)等情況。2.人力資源部門定期對(duì)檔案管理部門的工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。2.對(duì)于司法機(jī)關(guān)等有權(quán)部門提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待并及時(shí)落實(shí)，確保人事檔案管理查詢工作合法合規(guī)。十、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)擅自查詢?nèi)耸聶n案的。2.泄露人事檔案信息的。3.利用人事檔案信息謀取私利或進(jìn)行違法違規(guī)活動(dòng)的。4.違反檔案查詢流程，擅自擴(kuò)大查詢范圍或修改查詢記錄的。5.未按照規(guī)定歸還借閱檔案或造成檔案損壞、丟失的。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的，給予警告、批評(píng)教