PAGE檔案管理制度主要職責(zé)一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，提高檔案的利用效率，為公司/組織的工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況配備檔案管理人員，明確各崗位的職責(zé)分工。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織的實(shí)際情況，制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案的收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織各部門在工作中形成的各類檔案，包括文件、合同、報表、圖紙、照片、音像等資料。3.檔案的保管與維護(hù)：建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，對檔案進(jìn)行妥善保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保檔案的安全。4.檔案的鑒定與銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。5.檔案的利用與服務(wù)：建立檔案利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門和員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。7.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高各部門檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。8.與外部檔案機(jī)構(gòu)的溝通與協(xié)調(diào)：加強(qiáng)與外部檔案機(jī)構(gòu)的溝通與協(xié)調(diào)，及時了解國家檔案政策法規(guī)的變化，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)等。2.合同檔案：包括公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.財務(wù)檔案：包括公司/組織的財務(wù)報表、賬簿、憑證、審計報告等。4.人事檔案：包括員工的個人簡歷、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為不同的業(yè)務(wù)類別檔案，如市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案等。6.科技檔案：包括公司/組織的科研項(xiàng)目檔案、技術(shù)改造檔案、產(chǎn)品設(shè)計檔案等。7.聲像檔案：包括公司/組織的照片、錄音、錄像等資料。8.實(shí)物檔案：包括公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等實(shí)物。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，采用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行編碼。具體編號方法如下：1.文書檔案編號：采用年度+保管期限+流水號的方式進(jìn)行編號。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的文書檔案第1份。2.合同檔案編號：采用合同類別+年度+流水號的方式進(jìn)行編號。例如：采購合同2023001，表示2023年簽訂的第1份采購合同。3.財務(wù)檔案編號：采用會計年度+檔案類別+流水號的方式進(jìn)行編號。例如：2023會計憑證001，表示2023年的第1冊會計憑證。4.人事檔案編號：采用員工工號+檔案類別+流水號的方式進(jìn)行編號。例如：001個人簡歷001，表示工號為001的員工的第1份個人簡歷檔案。5.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)業(yè)務(wù)類別，采用年度+業(yè)務(wù)類別+流水號的方式進(jìn)行編號。例如：市場營銷2023001，表示2023年市場營銷業(yè)務(wù)的第1份檔案。6.科技檔案編號：采用項(xiàng)目編號+檔案類別+流水號的方式進(jìn)行編號。例如：KJ001技術(shù)改造方案001，表示項(xiàng)目編號為KJ001的技術(shù)改造方案第1份檔案。7.聲像檔案編號：采用年度+保管期限+流水號的方式進(jìn)行編號。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的聲像檔案第1份。8.實(shí)物檔案編號：采用實(shí)物類別+年度+流水號的方式進(jìn)行編號。例如：榮譽(yù)證書2023001，表示2023年獲得的第1份榮譽(yù)證書。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：明確各類檔案的收集范圍，確保檔案的全面性和完整性。各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將本部門在工作中形成的各類檔案移交至檔案管理部門。2.收集時間：定期收集檔案，一般每月或每季度進(jìn)行一次。對于重要的、緊急的檔案，應(yīng)及時收集。3.收集方式：檔案收集可采用主動收集和被動收集相結(jié)合的方式。主動收集是指檔案管理部門定期到各部門收集檔案；被動收集是指各部門主動將檔案移交至檔案管理部門。（二）檔案整理1.整理原則：檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法：按照檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等工作。具體整理方法如下：文書檔案整理：按照文件的來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，編制卷內(nèi)文件目錄，填寫備考表，裝訂成冊，編制案卷目錄。合同檔案整理：按照合同類別、簽訂時間等進(jìn)行分類，編制合同目錄，將合同文本及相關(guān)附件整理成冊。財務(wù)檔案整理：按照會計憑證、賬簿、報表等類別進(jìn)行整理，編制會計檔案目錄，將各類財務(wù)檔案分別裝訂成冊。人事檔案整理：按照員工個人檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類，編制人事檔案目錄，將員工的各類檔案材料整理歸檔。業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)類別，按照業(yè)務(wù)流程和時間順序進(jìn)行整理，編制業(yè)務(wù)檔案目錄，將相關(guān)業(yè)務(wù)文件材料整理成冊?？萍紮n案整理：按照項(xiàng)目檔案的形成過程和內(nèi)容進(jìn)行分類，編制科技檔案目錄，將項(xiàng)目文件材料整理歸檔。聲像檔案整理：按照聲像資料的內(nèi)容、時間等進(jìn)行分類，編制聲像檔案目錄，將照片、錄音、錄像等資料進(jìn)行整理和標(biāo)注。實(shí)物檔案整理：按照實(shí)物類別進(jìn)行整理，編制實(shí)物檔案目錄，將實(shí)物進(jìn)行登記和保管。五、檔案的保管與維護(hù)（一）檔案保管場所1.檔案庫房建設(shè)：檔案管理部門應(yīng)建立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。庫房應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。2.檔案裝具選擇：根據(jù)檔案的類型和保管要求，選擇合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。檔案裝具應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具備良好的密封性和穩(wěn)定性。（二）檔案保管要求1.分類存放：按照檔案分類方案，將各類檔案分類存放，便于查找和管理。2.排列有序：在檔案庫房內(nèi)，按照檔案編號順序，將檔案排列整齊，便于快速定位和取用。3.標(biāo)識清晰：在檔案裝具上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息，便于識別和查找。4.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）檔案維護(hù)措施1.溫濕度控制：檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.防火防盜：檔案庫房應(yīng)安裝防火門、防盜門窗、火災(zāi)自動報警系統(tǒng)等設(shè)備，確保檔案的安全。3.防蟲防鼠：定期對檔案庫房進(jìn)行防蟲防鼠處理，放置防蟲藥、鼠夾等設(shè)備，防止檔案被蟲蛀、鼠咬。4.檔案修復(fù)：對破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的完整性和可讀性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類檔案的保管期限、鑒定方法、鑒定程序等內(nèi)容。3.鑒定程序：檔案鑒定小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。鑒定過程中，應(yīng)認(rèn)真審查檔案的內(nèi)容、來源、形成時間等因素，綜合判斷檔案的價值。對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。（二）檔案銷毀1.銷毀審批：經(jīng)鑒定小組鑒定后，確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀方式：檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀記錄：對檔案銷毀的時間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，填寫檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用制度1.借閱制度：建立檔案借閱制度，明確借閱范圍、借閱手續(xù)、借閱期限等內(nèi)容。公司/組織內(nèi)部各部門和員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請表，核對借閱人的身份和借閱權(quán)限，辦理借閱登記，將檔案交借閱人使用。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.查閱制度：建立檔案查閱制度，明確查閱范圍、查閱手續(xù)、查閱方式等內(nèi)容。公司/組織內(nèi)部各部門和員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，核對查閱人的身份和查閱權(quán)限，提供相應(yīng)的檔案供查閱人使用。查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.復(fù)制制度：建立檔案復(fù)制制度，明確復(fù)制范圍、復(fù)制手續(xù)、復(fù)制方式等內(nèi)容。公司/組織內(nèi)部各部門和員工因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)復(fù)制申請表，核對復(fù)制人的身份和復(fù)制權(quán)限，按照規(guī)定的復(fù)制方式進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（二）利用服務(wù)1.提供咨詢：檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織內(nèi)部各部門和員工提供檔案利用咨詢服務(wù)，解答有關(guān)檔案管理的問題，提供檔案利用指導(dǎo)。2.協(xié)助查閱：對于查閱檔案有困難的部門和員工，檔案管理部門應(yīng)協(xié)助其查閱檔案，提供必要的幫助和支持。3.開發(fā)利用：檔案管理部門應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源，編寫檔案參考資料，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。同時，應(yīng)加強(qiáng)與其他部門的溝通與協(xié)作，共同開展檔案利用工作，提高檔案的利用價值。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理：將公司/組織的各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。2.提高檔案管理效率：通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、借閱、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。3.加強(qiáng)檔案安全保密：利用信息技術(shù)手段，加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對公司/組織的各類檔案進(jìn)行掃描、錄入、圖像處理等數(shù)字化加工工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、報表生成等功能。3.數(shù)據(jù)存儲與備份：建立檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進(jìn)行存儲。同時，應(yīng)定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.安全保密措施：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全保密措施，設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、防火墻等功能，防止檔案信息泄露。（三）建設(shè)步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)步驟、實(shí)施計劃等內(nèi)容。2.實(shí)施階段：按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，組織實(shí)施檔案數(shù)字化加工、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)等工作。在實(shí)施過程中，應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目管理，確保項(xiàng)目質(zhì)量和進(jìn)度。3.驗(yàn)收階段：檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目完成后，應(yīng)組織相關(guān)部門和專家進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，檔案信息化系統(tǒng)正式投入使用。九、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)（一）業(yè)務(wù)指導(dǎo)1.指導(dǎo)內(nèi)容：檔案管理部門應(yīng)定期對公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，指導(dǎo)內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等方面。2.指導(dǎo)方式：業(yè)務(wù)指導(dǎo)可采用現(xiàn)場指導(dǎo)、集中培訓(xùn)、電話咨詢、電子郵件等方式進(jìn)行。檔案管理人員應(yīng)深入各部門，了解檔案管理工作情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，提出改進(jìn)意見和建議。（二）培訓(xùn)工作1.培訓(xùn)計劃：制定檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式等內(nèi)容。培訓(xùn)計劃應(yīng)根據(jù)公司/組織的實(shí)際情況和檔案管理工作的需要，定期進(jìn)行調(diào)整和完善。2.培訓(xùn)內(nèi)容