PAGE公安局檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強公安局檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于公安局各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公安局在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公安局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映公安局的工作活動和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則建立健全檔案利用制度，簡化利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為公安局各項工作提供及時、有效的檔案信息支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公安局設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全局檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀本局的各類檔案，確保檔案的完整、安全和有效利用。3.對本局各部門的檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公安局領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作和社會利用提供檔案資料服務(wù)。6.按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交應(yīng)進館的檔案。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.反映公安局主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料，包括上級機關(guān)文件材料、本局形成的文件材料、下級機關(guān)報送的重要文件材料等。2.本局在履行各項業(yè)務(wù)職能過程中形成的各類業(yè)務(wù)檔案，如刑事偵查檔案、治安管理檔案、出入境管理檔案、交通管理檔案等。3.本局在各項工作活動中形成的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等，記錄重要會議、重大事件、領(lǐng)導(dǎo)活動等。4.本局在辦公自動化和信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫等電子檔案。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案管理部門的要求，及時、準(zhǔn)確地收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，并定期向檔案管理部門移交。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體和記錄方式應(yīng)符合檔案管理要求。對于破損、褪色、字跡模糊或易散失的檔案材料應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其真實性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并做好備份工作。（三）檔案整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）檔案整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊，并編制檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的特點，按照業(yè)務(wù)流程、案件類別等進行分類整理，建立相應(yīng)的檔案編號和目錄索引，便于查找和利用。3.聲像檔案按照形成時間、內(nèi)容主題等進行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，如拍攝時間、地點、人物、事由等，并配以文字說明。4.電子檔案按照電子文件的分類方案進行分類整理，建立電子文件數(shù)據(jù)庫，對電子文件進行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的可識別性和可檢索性。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，并配備必要的防護設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具進行存放，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。2.對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采用特殊的裝具進行保管，如使用無酸卷皮、卷盒等。（三）檔案存放排列1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放排列，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。2.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）的順序排列，業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)流程或案件類別進行排列，聲像檔案和電子檔案按照分類編號順序排列。（四）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公安局主要職能活動和基本歷史面貌，對維護國家和社會安全具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對公安局工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對公安局工作有查考利用價值的檔案，保管期限為少于16年。2.各部門應(yīng)按照檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限，并在檔案整理過程中進行標(biāo)注。（五）檔案定期清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并向上級主管部門報告。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公安局的工作實際和檔案利用情況，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。對仍有一定保存價值但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限繼續(xù)保存。（三）檔案銷毀程序1.檔案管理部門對擬銷毀的檔案進行造冊登記，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案鑒定小組對造冊登記的檔案進行審核，簽署審核意見，報公安局主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀工作的憑證。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守秘密的原則，確保檔案信息的合理利用。2.凡利用檔案者，必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本局的檔案利用制度，不得損害國家利益和集體利益，不得泄露檔案機密。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本局主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及國家機密的檔案，須經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱、借閱本局檔案的，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、數(shù)量、利用目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對申請表進行審核，根據(jù)檔案的密級和利用范圍，確定是否批準(zhǔn)查閱或借閱，并告知利用者查閱或借閱的期限、地點、方式等注意事項。3.利用者查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出指定地點。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.利用者借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（四）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱和數(shù)量等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的公安局檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公安局各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進公安工作的信息化建設(shè)。（二）電子檔案管理1.加強對電子文件的收集、整理、歸檔和保管工作，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.按照電子檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對電子檔案進行分類、編號、著錄等整理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的有效管理和利用。3.采取有效的安全防護措施，保障電子檔案的信息安全，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（三）檔案信息化系統(tǒng)維護1.安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的日常維護和管理工作，及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，根據(jù)公安工作的發(fā)展和檔案管理的需要，不斷完善系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)的實用性和先進性。