PAGE洗煤廠檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強洗煤廠檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，為洗煤廠的生產經營、管理決策和技術創(chuàng)新提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于洗煤廠各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則洗煤廠檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內容必須真實反映洗煤廠的生產經營、管理活動和歷史面貌，嚴禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集和整理洗煤廠在各個方面形成的檔案，確保檔案的門類齊全、內容完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及企業(yè)機密和敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為檔案利用者提供便捷、高效的服務。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善洗煤廠檔案管理制度，并組織實施。2.負責集中統(tǒng)一管理洗煤廠各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、設備檔案、基建檔案等。3.對各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，確保檔案收集、整理、歸檔工作的規(guī)范進行。4.負責檔案的整理、編目、上架、保管、統(tǒng)計等日常管理工作，維護檔案的安全和完整。5.開展檔案信息化建設，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用。6.按照規(guī)定向有關部門移交檔案，提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。7.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案進行清理和處置。8.參與洗煤廠重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和整理。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案工作的日常管理，并接受檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督。3.按照檔案管理制度的要求，定期向檔案室移交應歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。4.在檔案形成過程中，嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，確保檔案質量。5.根據(jù)工作需要，及時向檔案室查閱、借閱檔案，并在規(guī)定時間內歸還。6.協(xié)助檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案包括洗煤廠在行政管理、黨群工作、生產經營、技術管理等活動中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要等。2.科技檔案涵蓋洗煤廠的生產工藝、技術改造、設備研發(fā)、工程建設等方面形成的圖紙、技術文件、研究報告、實驗數(shù)據(jù)等。3.會計檔案包含會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告等財務核算過程中產生的各類資料。4.人事檔案涉及員工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利等檔案材料。5.設備檔案包括設備的選型、購置、安裝調試、運行維護、更新改造等過程中形成的文件、圖紙、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。6.基建檔案有關洗煤廠基本建設項目的立項、設計、施工、竣工驗收等階段產生的檔案資料，如規(guī)劃圖紙、施工圖紙、工程合同、竣工驗收報告等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時收集本部門產生的各類檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.檔案收集過程中，要注意收集原始材料，保證檔案內容的真實性和可靠性。對于重要文件和資料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明出處。3.對收集到的檔案資料進行初步整理，剔除重復、無效的文件，并按照一定的分類標準進行分類存放，便于后續(xù)整理和歸檔。（三）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構（問題）分類法進行整理。即先將檔案按年度分開，再根據(jù)保管期限（永久、長期、短期）進行劃分，最后按照機構（問題）進行排列。2.科技檔案根據(jù)項目或專業(yè)進行分類，如生產工藝類、設備類、工程建設類等。每個類別下再按照項目或設備的形成時間順序進行排列，并編制相應的目錄。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務報表等類別進行整理，分別裝訂成冊，并編制會計檔案目錄。4.人事檔案按照員工個人信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利等類別進行整理，建立員工人事檔案袋，并在檔案袋內按照類別順序排列檔案材料。5.設備檔案以每臺設備為單位進行整理，將設備的相關文件、圖紙、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等資料集中在一起，并按照設備的運行周期和形成時間順序進行排列。6.基建檔案按照基本建設項目的階段進行分類，如立項文件、設計文件、施工文件、竣工驗收文件等。每個階段下再按照文件的形成時間順序進行排列，并做好編號和目錄編制工作。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.文書檔案當年形成的文書檔案，在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案項目或設備完成后，應在三個月內完成歸檔工作。3.會計檔案會計年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交檔案室保管。4.人事檔案員工離職后，其人事檔案應在一個月內移交檔案室保管。5.設備檔案設備報廢或更新改造后，相關檔案應及時歸檔。6.基建檔案基本建設項目竣工驗收后，應在三個月內完成歸檔工作，并移交檔案室保管。（二）歸檔要求1.各部門檔案管理人員應按照檔案整理方法，對收集整理好的檔案進行系統(tǒng)編目，編制檔案目錄清單，并將檔案目錄清單提交檔案室審核。2.檔案應裝訂整齊、牢固，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或檔案袋進行裝盒（袋），并在檔案盒（袋）上標明檔案類別、年度、保管期限、檔號等信息。3.歸檔的檔案應編制檔號，檔號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。檔號編制方法應符合國家有關標準和洗煤廠檔案管理實際情況。（三）移交手續(xù)1.各部門向檔案室移交檔案時，應填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的類別、年度、保管期限、數(shù)量、移交日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認。2.檔案室對接收的檔案進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案資料不齊全、整理不符合要求等問題，應及時通知移交部門進行補充和整改。3.檔案移交清單一式兩份，一份由檔案室留存，作為檔案管理的依據(jù)；一份由移交部門留存，以備查考。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，以滿足檔案保管的環(huán)境要求。（二）保管方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列整齊有序，并在檔案架上標明檔案類別、年度、保管期限、檔號范圍等信息，便于查找和管理。2.對于重要檔案和珍貴檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等，以確保檔案的安全和完整。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種。2.科技檔案、會計檔案、人事檔案、設備檔案、基建檔案等的保管期限按照國家有關規(guī)定和洗煤廠實際情況確定。3.檔案保管期限屆滿后，檔案室應組織相關人員進行鑒定，對確已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。（四）檔案保管檢查1.檔案室應定期對檔案保管情況進行檢查，檢查內容包括檔案的數(shù)量、質量、保管環(huán)境等，確保檔案的安全和完整。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，如修復受損檔案、改善保管環(huán)境條件等。3.建立檔案保管檢查記錄，詳細記錄檢查時間、檢查人員、檢查內容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等信息，以備查考。六、檔案的利用（一）利用范圍1.洗煤廠內部員工因工作需要查閱、借閱檔案，用于生產經營、管理決策、技術研發(fā)、工作參考等。2.外部單位因業(yè)務往來、合作交流、項目申報等需要，經洗煤廠批準后查閱、借閱相關檔案。（二）利用手續(xù)1.洗煤廠內部員工查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案類別、年度、檔號、查閱目的、借閱期限等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應提前向洗煤廠提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、范圍、期限等，并經洗煤廠相關領導批準后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案室對查閱、借閱申請進行審核，符合條件的，予以辦理查閱、借閱手續(xù)，并收取查閱、借閱押金（根據(jù)檔案的重要程度和保密級別確定）。查閱、借閱人員應在規(guī)定時間內歸還檔案，并結清查閱、借閱費用。（三）利用方式1.檔案查閱查閱人員應在檔案室指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。如需復印檔案，應經檔案室同意，并按照規(guī)定進行復印。2.檔案借閱借閱人員應按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前向檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自拆封、銷毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時報告檔案室，并承擔相應的賠償責任。（四）利用登記與統(tǒng)計1.檔案室應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人員姓名、部門、查閱目的、檔案類別、年度、檔號、查閱期限、歸還日期等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用的頻率、流向、效果等信息，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務專家組成。檔案鑒定工作小組負責對檔案的保管期限、保存價值等進行鑒定。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家有關檔案鑒定標準和洗煤廠檔案管理實際情況，對檔案的內容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷檔案是否具有保存價值。2.對于反映洗煤廠主要職能活動、歷史發(fā)展、重大事件、重要決策等方面的檔案，應列為永久保存；對于在一定時期內具有查考利用價值的檔案，可列為長期或短期保存；對于已失去保存價值的檔案，應予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行清理，逐卷（件）審查檔案的內容和保存價值，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，注明檔案的類別、年度、檔號、保管期限、數(shù)量等信息，并經