PAGE幕墻工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強幕墻工程檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為幕墻工程的設(shè)計、施工、驗收、維護及后續(xù)相關(guān)工作提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的所有幕墻工程項目檔案的管理，包括但不限于建筑幕墻、采光幕墻、通風幕墻等各類幕墻工程。（三）檔案管理原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映幕墻工程的實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋幕墻工程從項目立項到竣工驗收全過程中形成的各類文件資料，保證檔案的全面性。3.準確性原則：檔案信息應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)、文字等應(yīng)符合規(guī)范要求。4.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、編號和整理，使其具有內(nèi)在的邏輯性和連貫性。5.及時性原則：及時收集、整理和歸檔各類檔案資料，避免延誤和遺漏。（四）職責分工1.項目經(jīng)理負責幕墻工程項目檔案管理工作的總體協(xié)調(diào)和監(jiān)督。確保項目團隊成員及時、準確地提交各類檔案資料。對項目檔案的完整性和準確性負責。2.檔案管理人員具體負責幕墻工程檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。按照檔案管理規(guī)范對檔案進行分類、編號和編目。定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案安全。3.項目技術(shù)負責人指導項目技術(shù)文件的編制和審核，保證技術(shù)資料的科學性和規(guī)范性。審核重要技術(shù)文件和報告，確保其符合相關(guān)標準和要求。4.各部門及崗位人員在各自職責范圍內(nèi)，負責及時形成、收集和整理與幕墻工程相關(guān)的文件資料，并移交檔案管理人員。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。項目招投標文件，包括招標文件、投標文件、評標報告等。工程合同，如幕墻工程設(shè)計合同、施工合同、采購合同等。2.設(shè)計文件幕墻工程設(shè)計方案、圖紙、計算書、設(shè)計變更通知等。設(shè)計交底記錄、圖紙會審記錄等。3.施工文件施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底文件。施工日志、工程進度報表、質(zhì)量檢驗記錄。材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗報告、復(fù)試報告。隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄。幕墻工程施工過程中的照片、影像資料。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則。監(jiān)理日志、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單。工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結(jié)。5.竣工驗收文件幕墻工程竣工驗收報告、竣工圖。工程質(zhì)量保修書、使用說明書?？⒐を炇諅浒肝募?。（二）收集要求1.各部門及崗位人員應(yīng)在文件形成或收到之日起[X]個工作日內(nèi)，將相關(guān)文件資料移交檔案管理人員。2.移交的文件資料應(yīng)齊全、完整，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于重要文件資料，移交人應(yīng)提供必要的說明和解釋。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素，將幕墻工程檔案分為項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等大類。每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細分若干小類，如施工文件可分為施工組織設(shè)計、施工技術(shù)資料、質(zhì)量檢驗資料等。2.編號采用統(tǒng)一的編號系統(tǒng)，對每一份檔案進行唯一編號。編號應(yīng)包含項目編號、檔案類別代碼、順序號等信息。項目編號按照公司項目管理規(guī)定編制，檔案類別代碼根據(jù)檔案分類確定，順序號按照檔案形成時間或收集順序依次編排。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，便于查詢和管理。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理方法，對收集到的文件資料進行進一步整理和核對，確保歸檔的準確性。2.歸檔的檔案應(yīng)裝訂整齊，圖紙應(yīng)折疊規(guī)范，幅面統(tǒng)一。3.每份檔案應(yīng)編制檔案盒封面和脊背標簽，注明檔案編號、題名、保管期限等信息。（二）保管期限1.永久保管幕墻工程立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等重要前期文件。幕墻工程竣工驗收備案文件。涉及工程重大質(zhì)量、安全問題的文件資料。2.長期保管幕墻工程設(shè)計文件、施工組織設(shè)計、施工技術(shù)資料、質(zhì)量檢驗資料等。監(jiān)理文件中的監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、工程質(zhì)量評估報告等。工程合同、招投標文件等。3.短期保管施工日志、工程進度報表、監(jiān)理月報等時效性較強的文件資料。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用專用檔案柜存放，按照檔案類別和保管期限分類排列。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，定期進行檢查和維護，防止檔案受潮、霉變、蟲蛀等。2.電子檔案建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案掃描成電子文件進行存儲。電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。定期對電子檔案進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的完整性和可用性。四、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱幕墻工程檔案的公司內(nèi)部人員，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可查閱。涉及項目技術(shù)秘密或商業(yè)機密的檔案，查閱人應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準不得擅自復(fù)制、傳播。2.外部單位或個人外部單位或個人因特殊原因需要查閱幕墻工程檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理人員陪同查閱。查閱內(nèi)容僅限于與該單位或個人相關(guān)的部分，不得查閱涉及其他單位或個人的機密信息。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》。2.申請表經(jīng)審批后，檔案管理人員根據(jù)查閱內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱人應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用管理1.檔案管理人員應(yīng)積極配合公司各部門對幕墻工程檔案的利用需求，提供必要的檔案信息和資料支持。2.對于利用檔案開展的項目總結(jié)、技術(shù)交流、工程審計等工作，相關(guān)部門應(yīng)及時向檔案管理人員反饋利用情況和效果。3.鼓勵公司員工對幕墻工程檔案進行研究和分析，從中獲取有益的經(jīng)驗和知識，促進公司技術(shù)水平和管理能力的提升。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對幕墻工程檔案進行鑒定，確保檔案的保管價值與實際需要相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理人員、項目技術(shù)負責人、財務(wù)人員等相關(guān)人員組成。鑒定小組負責對檔案的保管期限、價值等進行評估和鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、歷史價值等因素，確定其保管期限和價值。2.綜合分析法：結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展、項目管理需求等情況，對檔案進行綜合分析，判斷其是否仍具有保存意義。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理人員負責組織銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，記錄資料應(yīng)留存?zhèn)洳?。六、檔案管理的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立高效、便捷、安全的幕墻工程檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲：實現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，包括文字、圖紙、影像等信息，并進行安全存儲。2.檔案檢索與查詢：提供多種檢索方式，如按編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等，方便快速查詢檔案信息。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。4.借閱管理：在線辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱情況，提醒借閱人按時歸還。5.統(tǒng)計分析：對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為公司決策提供支持。（三）系統(tǒng)維護1.安排專人負責檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的性能和功能。3.做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)工作，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對幕墻工程項目檔案管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等環(huán)節(jié)。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.建立檔案管理考核評價機制，將檔案管理工作納入公司績效考核體系。2.考核內(nèi)容包括檔案管理的各項制度執(zhí)行情況、檔案